{"id":315,"date":"2019-10-04T07:56:55","date_gmt":"2019-10-04T06:56:55","guid":{"rendered":"https:\/\/notarcomitato.com\/kitzbuehel-2004-2-gea-arcella\/"},"modified":"2019-10-04T07:59:36","modified_gmt":"2019-10-04T06:59:36","slug":"kitzbuehel-2004-2-gea-arcella","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/notarcomitato.com\/it\/kitzbuehel-2004-2-gea-arcella\/","title":{"rendered":"(Kitzb\u00fchel 2004\/2) Gea Arcella"},"content":{"rendered":"\n

Gea Arcella<\/strong><\/p>\n\n\n\n

GLI ADEMPIMENTI TELEMATICI IN ITALIA<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Prima di iniziare il mio intervento volevo darvi alcune informazioni di massima sul sistema di firma digitale utilizzato dai notai italiani. Esso \u00e8 attualmente impiegato al ritmo di circa 3 milioni di files all’anno per trasmettere ai pubblici registri:
a)<\/strong> la quasi totalit\u00e0 degli atti aventi ad oggetto diritti immobiliari e
b)<\/strong> tutti gli atti oggetto di pubblicit\u00e0 commerciale. In questo secondo campo la Pubblica Amministrazione italiana ha gi\u00e0 integralmente abbandonato la carta e il sistema di pubblicit\u00e0 commerciale rappresenta la prima applicazione di e-governement a piena validit\u00e0 legale. Tutto il sistema di firma \u00e8 gestito da una societ\u00e0 di capitali di diritto privato integralmente posseduta dal notariato italiano, la Notartel spa. Grazie alla sua Intranet dedicata all’attivit\u00e0 notarile, la RUN – acronimo di Rete Unitaria del Notariato \u2013 i notai possono collegarsi in tempo reale con tutti i pubblici archivi di loro interesse: immobiliari , sia catastali che ipotecari, commerciali, degli autoveicoli ed ad alcuni archivi comunali. Le firma digitali dei notai italiani possono essere verificate da un qualsiasi computer collegato all’Internet sul sito multilingue http:\/\/ca.notariato.it Il notariato italiano rilascia certificazioni solo a notai in esercizio. La verifica positiva della firma digitale di un notaio italiano attesta contemporaneamente:<\/p>\n\n\n\n

1) <\/strong>l’integrit\u00e0 del documento, ovvero che esso non \u00e8 stato alterato dopo la firma;<\/p>\n\n\n\n

2)<\/strong> l’identit\u00e0 del sottoscrittore;<\/p>\n\n\n\n

3)<\/strong> il fatto che il sottoscrittore \u00e8 un notaio in esercizio<\/p>\n\n\n\n

La firma digitale del notariato italiano \u00e8 dunque un firma-funzione. Dopo queste brevi note introduttive volevo soffermarmi ora su quelle che sono le due maggiori applicazioni della firma digitale del notariato italiano: la pubblicit\u00e0 commerciale e quella immobiliare, sottolineandone i due diversi percorsi di sviluppo. La pubblicit\u00e0 commerciale La pubblicit\u00e0 commerciale, riguardante gli imprenditori individuali, gli organismi societari od associativi con finalit\u00e0 economiche in genere, viene effettuata tramite Registro delle imprese ed \u00e8 regolata dal Codice Civile, dall\u2019art. 8 della l. 580\/93 e dal relativo regolamento di attuazione contenuto nel D.P.R. 581\/95 . Fin dalla sua effettiva istituzione, la normativa italiana con straordinaria lungimiranza \u2013 v. sia l\u2019art. 8, 6\u00b0 co. della l. 580\/93 che l\u2019art. 2, 1\u00b0 co. lett. a) del D.P.R. 581\/95 (pi\u00f9 avanti anche semplicemente definito \u201cRegolamento del Registro Imprese\u201d) – ha disposto che la predisposizione, la tenuta la conservazione e la gestione del Registro fossero attuate \u201csecondo tecniche informatiche\u201d con lo scopo dichiarato di \u201cassicurare la completezza e l\u2019organicit\u00e0 della pubblicit\u00e0 per tutte le imprese soggette ad iscrizione, e di garantire \u201cla tempestivit\u00e0 dell\u2019informazione su tutto il territorio nazionale\u201d. Per la prima volta nell’ ordinamento italiano \u00e8 stato stabilito che un Registro Pubblico non fosse pi\u00f9 tenuto su base cartacea, come ancora oggi avviene nelle Conservatorie dei Registri Immobiliari e negli Uffici Tavolari, solo o per restare nell\u2019ambito dei Registri pi\u00f9 vicini all\u2019attivit\u00e0 notarile, ma fosse tenuto esclusivamente su supporto informatico .<\/p>\n\n\n\n

L\u2019Ufficio su base provinciale, in attuazione dell\u2019art. 8, 8\u00b0 co. l. 580\/93, tiene altres\u00ec il repertorio delle notizie economiche ed amministrative o REA secondo quanto stabilito dagli artt. 9 e 10 del D.P.R. 581 cit. e nonostante il REA sia un registro composto da dati e notizie, quindi da fatti pi\u00f9 che da atti giuridici, ai sensi dell\u2019art. 20 del D.P.R. 581 cit. la domanda di iscrizione o di deposito nel registro delle imprese e la denuncia al REA sono unificate secondo i modelli approvati con decreto del Ministro per le attivit\u00e0 produttive. Dal punto di vista procedimentale la pubblicit\u00e0 commerciale tramite il Registro delle Imprese risulta gestita attraverso un insieme di atti che hanno come risultato finale l\u2019aggiornamento del registro stesso nella sua base dati informatica . Tali atti erano originariamente cartacei, essendo stato informatizzato in un primo momento solo il Registro. Prima di esaminare il procedimento cos\u00ec come ora si svolge per via telematica o su supporto informatico, credo sia opportuno darvi alcuni cenni su come esso era organizzato prima dell\u2019informatizzazione.<\/p>\n\n\n\n

Il processo viene attivato, ai sensi dell\u2019art. 2189 c.c., da una domanda dell\u2019interessato che deve essere redatta in base al Regolamento di attuazione citato secondo un modello ministeriale. La legislazione italiana, poi, distingue tra atti soggetti ad iscrizione ed atti soggetti a mero deposito. Sia la domanda di iscrizione che quella di deposito devono essere accompagnate dagli atti e dai documenti indicati dalle relative norme del codice civile e dalle norme regolamentari, e nel caso delle iscrizioni riguardanti le nuove costituzioni o le modifiche di societ\u00e0 commerciali o i poteri degli ausiliari dell\u2019imprenditore, allegato obbligatorio sar\u00e0 l\u2019atto notarile da cui dipende detta iscrizione depositato presso l\u2019Ufficio, ai sensi dell\u2019art. 11, 4\u00b0 co. D.P.R. 581 cit., \u201cin originale, con sottoscrizione autenticata, se trattasi di scrittura privata non depositata presso un notaio\u201d o, negli altri casi, in copia autentica o un estratto autentico ex art. 2718 c.c. La formulazione originaria del Regolamento stabiliva, poi, la possibilit\u00e0 che le domande fossero inviate a mezzo di plico raccomandato rendendo legittimo un rapporto a distanza tra il richiedente e l\u2019Ufficio. In tutti i casi di domanda, per l\u2019iscrizione o per il deposito, l\u2019Ufficio ricevente ha l\u2019obbligo di comunicare al richiedente il numero di protocollo e i dati previsti dall\u2019art.8 della l. 241\/90 , ovvero rilascia la c.d. ricevuta di protocollo.<\/p>\n\n\n\n

Ai sensi del Regolamento del Registro Imprese il Protocollo \u00e8 uno degli strumenti che l\u2019Ufficio tiene: esso ha una numerazione progressiva annuale attribuita secondo l\u2019ordine cronologico di presentazione o di arrivo di ciascuna domanda, la quale deve essere protocollata nello stesso giorno del ricevimento con l\u2019indicazione della sua data, degli elementi di identificazione dell\u2019imprenditore, compreso il codice fiscale, nonch\u00e9 dell\u2019oggetto; il numero progressivo e la data di protocollazione devono essere riportati sulla domanda protocollata. L\u2019obbligo di protocollare la domanda nel giorno stesso della ricezione non subiva eccezioni neanche qualora la presentazione fosse avvenuta a mezzo posta. E\u2019 evidente l\u2019importanza del Protocollo: esso fissa in modo definitivo l\u2019ordine temporale in cui sono presentate le domande di iscrizione o di deposito ed attesta, per le pratiche presentate direttamente allo sportello, il rispetto del termine stabilito dalla legge per ottemperare all\u2019obbligo di pubblicit\u00e0. Anche se l\u2019efficacia pubblicitaria \u00e8 legata all\u2019effettiva iscrizione, l\u2019ufficio deve rispettare nell\u2019evasione delle pratiche proprio l\u2019ordine fissato dal protocollo. La data di iscrizione, infatti, assumeva gi\u00e0 prima della recente riforma del diritto delle societ\u00e0 di capitali un particolare rilievo nei casi in cui la pubblicit\u00e0 al Registro delle imprese fosse dotata di efficacia costitutiva o servisse a dirimere il conflitto tra pi\u00f9 soggetti reclamanti gli stessi diritti, ed ulteriore importanza ha assunto con l\u2019entrata in vigore il nuovo diritto societario: in particolare l\u2019art. 2470 c.c. nuovo testo prevede che la data di iscrizione nel Registro Imprese della cessione di quote di srl abbia efficacia dirimente dei conflitti tra pi\u00f9 acquirenti da uno stesso autore . Avvenendo, per\u00f2, l\u2019iscrizione in una data futura ed incerta rispetto sia a quella ricezione della domanda \u2013 in caso di trasmissione a distanza – che a quella di protocollazione, che dovrebbe coincidere con quella di presentazione o di ricezione a seconda che pratica sia presentata direttamente all\u2019Ufficio o vi sia semplicemente inviata, diventa di fondamentale importanza che le iscrizioni seguano esattamente lo stesso ordine cronologico fissato dal protocollo.<\/p>\n\n\n\n

Dato il taglio del presente intervento non \u00e8 questa la sede per analizzare quali siano i presupposti che a norma della legislazione italiana debbano essere accertati dall\u2019Ufficio prima di procedere ad un\u2019iscrizione o all’accettazione di un deposito, e quindi, in sostanza, su quali siano i limiti del controllo del Conservatore del Registro Imprese sugli atti giuridici posti a fondamento della domanda; basti solo sapere che la domanda pu\u00f2 essere soggetta a richieste di integrazioni da parte dell’ufficio e qualora per un qualunque motivo il procedimento di iscrizione o di deposito abbia esito negativo, ovvero si concluda con un rifiuto da parte dell’ufficio di procedere alla richiesta pubblicit\u00e0, anche tali provvedimenti sono soggetti a comunicazione al richiedente con lettera raccomandata . Ovviamente tutti gli atti e documenti fin qui indicati venivano prodotti su supporto cartaceo, mentre ora tutti quegli stessi atti procedimentali sono stati smaterializzati e \u201ctradotti\u201d nei loro legittimi equivalenti informatici. L’obbligo di presentare al Registro Imprese su supporto informatico o per via telematica le domande, le denuncie e gli atti che le accompagnano, ad esclusione di quelle presentate dagli imprenditori individuali e dai soggetti iscritti al REA, \u00e8 entrato definitivamente in vigore a partire dal 1 novembre 2003 , ma i notai italiani hanno compiuto le prime sperimentazioni sin dal dicembre del 2001 facendosi trovare pronti quando la facolt\u00e0 di utilizzare gli strumenti informatici \u00e8 divenuta obbligatoria.<\/p>\n\n\n\n

La legge italiana (esattamente la l. n. 284\/2002) ha altres\u00ec previsto in via generale la legittimazione del notaio rogante od autenticante alla presentazione della domanda di iscrizione al Registro Imprese anche per quelle ipotesi non direttamente disciplinate dal Codice Civile e legate a particolari atti che non sempre sono connessi all’attivit\u00e0 notarile. Tutta la modulistica per l\u2019iscrizione ed il deposito nel Registro Imprese e per la denuncia al repertorio economico e amministrativo – approvata dal Ministero competente ultimamente con il Decreto Ministeriale del 31 ottobre 2003 – pu\u00f2 essere prodotta su supporto informatico tramite il programma Fedra gratuitamente messo a disposizione dalle Camere di Commercio e reperibile anche sul sito internet http:\/\/web.telemaco.infocamere.it , pertanto la pratica telematica \u00e8 cos\u00ec composta: 1)da uno pi\u00f9 modelli informatizzati; 2)da una distinta di presentazione firmata dall’interessato; 3)dalla copia dell\u2019atto da depositare o da iscrivere che a norma del c.c. (v. artt.2296, 2300, 2315, 2330, 2336, 2411, 2436 ecc.) \u00e8 prevista come presupposto per tutte le variazioni del Registro imprese. Dal punto di vista informatico il formato utilizzato per questi files \u00e8 il \u201cpdf\u201d. L\u2019utilizzazione della modulistica informatizzata era gi\u00e0 alquanto diffusa tra i notai sin dalla fine degli anni \u201890. L\u2019adozione della firma digitale a norma ha finalmente consentito la sottoscrizione con piena validit\u00e0 legale sia della c.d. distinta di presentazione che della copia autentica dell\u2019atto da cui scaturisce la domanda stessa. E\u2019 stata cos\u00ec permessa la completa attuazione della pubblicit\u00e0 commerciale in forma digitale, prescindendo dalla presentazione di documenti cartacei, nel rispetto della normativa vigente sul documento informatico e sulla firma digitale e delle esigenze di snellezza ed efficienza dell\u2019attivit\u00e0 della P.A. legata al mondo imprenditoriale. Una particolare attenzione va rivolta, oltre che ovviamente alla copia dell\u2019atto espressamente prevista come autentica sia dalle disposizioni regolamentari che dal Codice civile, alla c.d. distinta di presentazione: essa costituisce attualmente la domanda di iscrizione prevista dall\u2019art. 2189 c.c. e pertanto va sottoscritta dal soggetto obbligato dalla legge al tale adempimento.<\/p>\n\n\n\n

L\u2019abrogazione dal dicembre 2000 del controllo giurisdizionale sugli atti costitutivi e sulle delibere delle societ\u00e0 di capitali comporta, in particolare, che per tali atti la domanda rectius la distinta di presentazione firmata dal notaio attesta la loro conformit\u00e0 all\u2019ordinamento giuridico italiano cos\u00ec come prima della riforma tale conformit\u00e0 era attestata dall\u2019omologa del giudice. Laddove sia il notaio il soggetto passivo dell\u2019obbligo pubblicitario, nel modulo cartaceo, la distinta andava sottoscritta da lui personalmente con l\u2019indicazione della sua qualifica e costituiva prassi consolidata che la sottoscrizione autografa del pubblico ufficiale fosse accompagnata dall\u2019impronta del sigillo a riprova della sua legittimazione e della pubblica funzione da egli svolta. La firma digitale del Notariato permette dunque di dar conto di questa duplice circostanza: ovvero dell\u2019identit\u00e0 del firmatario e del fatto che costui non \u00e8 un semplice cittadino ma un pubblico ufficiale regolarmente iscritto al Ruolo del suo distretto. Una specifica problematica era legata a tutte quelle ipotesi- cui ho fatto cenno prima – in cui, nonostante l\u2019atto da cui dipendesse l\u2019iscrizione fosse redatto in forma notarile (come scrittura privata autenticata o come atto pubblico), il relativo obbligo di iscrizione non era posto dal codice civile a carico del notaio ma di altro soggetto, di solito l\u2019amministratore della societ\u00e0 o dell\u2019ente : in questi casi la distinta di presentazione informatizzata \u2013 che ripeto \u00e8 l\u2019equivalente della domanda cartacea – avrebbe dovuto essere sottoscritta digitalmente da questi ed eventualmente autenticata dal notaio, quest’ultimo, invece, avrebbe dovuto produrre la copia autentica in formato digitale del titolo su cui basare l\u2019iscrizione. Problemi analoghi si ponevano per l’iscrizione delle cariche sociali nelle societ\u00e0 di capitali: anche in questi casi la distinta avrebbe dovuto essere sottoscritta digitalmente sia dall\u2019amministratore in quanto soggetto obbligato all\u2019iscrizione della carica, sia dal notaio che avesse rogato l\u2019atto da cui dipendeva la nomina stessa – atto costitutivo di societ\u00e0 di capitali, verbale di modifica contenente anche il rinnovo cariche sociali \u2013 in quanto entrambi tenuti per legge all’adempimento. La difficolt\u00e0 era altres\u00ec accentuata dal fatto che non tutti gli amministratori ed in special modo quelli di societ\u00e0 di nuova costituzione erano dotati di firma digitale necessaria per sottoscrivere la predetta distinta. In un primo momento si \u00e8 cercato di ovviare al problema stabilendo in via interpretativa la possibilit\u00e0 che la firma dell\u2019amministratore obbligato all\u2019iscrizione o al deposito fosse raccolta in forma autografa sul modello di distinta cartaceo per poi essere scannerizzata ed allegata in questa forma alla pratica telematica.<\/p>\n\n\n\n

Ora, come anticipato in precedenza, l\u2019entrata in vigore della l. 284\/2002, sancisce il principio generale secondo il quale il pubblico ufficiale rogante o autenticante \u00e8 legittimato alla presentazione di tutte le domande di iscrizione al registro delle imprese che hanno quale presupposto atti da lui rogati od autenticati, anche per quelli per i quali il codice civile non prevedeva un espresso obbligo di iscrizione o deposito a suo carico (v. esempi sopra citati); pertanto in tutti questi casi la domanda al registro delle imprese potr\u00e0 essere sottoscritta con la firma digitale del solo notaio . Una volta completata in tutte le sue parti la pratica telematica essa pu\u00f2 essere presentata su supporto informatico (floppy disc o c.d. rom) allo sportello camerale competente o pu\u00f2 essere spedita telematicamente (arg. ex art 15 Regolamento del R.I.) attraverso l\u2019infrastruttura Telemaco che costituisce un sistema che assicura l\u2019avvenuta consegna dei documenti informatici ai sensi dell\u2019art. 14, comma 3 del D.P.R. 445\/2000. Il sistema di spedizione Telemaco crea una triangolazione tra: a) l\u2019apparecchiatura sita presso lo studio del notaio che esegue la spedizione o lo sportello camerale presso il quale viene presentata la pratica su supporto informatico, b) le macchine del sistema Camerale gestite da Infocamere s.c.p.a. – attualmente fisicamente situate a Padova \u2013 e c) gli elaboratori della singola Camera di Commercio destinataria della pratica.<\/p>\n\n\n\n

Al momento della ricezione presso la struttura centrale questa appone automaticamente alla documentazione inviata la marcatura temporale, e contestualmente il sistema informatico rilascia tramite e-mail l\u2019avviso di ricevimento telematico che, costituisce prova dell\u2019avvenuto deposito della pratica, pur non implicandone l\u2019accertamento della regolarit\u00e0, e che ne riporta la data e l\u2019ora; l\u2019infrastruttura Telemaco consente in ogni momento di controllare lo stato di avanzamento della stessa attivando un\u2019apposita funzione posta sul web. Il sistema centrale esegue sulla pratica, al momento della sua ricezione, una serie di controlli formali ed automatizzati – essenzialmente sul codice fiscale e sul n. Rea dei soggetti interessati dalla denuncia – che, qualora diano esito negativo, bloccano l\u2019invio prima ancora che la pratica stessa sia inoltrata all\u2019ufficio del registro delle imprese competente e dei quali lo stesso Ufficio non viene a conoscenza; in questo caso viene generata in automatico una comunicazione di posta elettronica al mittente con la motivazione ed un invito a ripetere l\u2019operazione. Tale messaggio corrisponde a quello che nella prassi quotidiana costituiva il rifiuto dell\u2019adempimento allo sportello qualora questo contenesse errori tali da rendere irricevibile l\u2019istanza, pertanto in questi casi non si ha una presentazione valida ai fini del rispetto dei termini prescritti dalla legge e la spedizione andr\u00e0 ripetuta nel pi\u00f9 breve tempo possibile onde non incorrere nelle sanzioni previste dalla legge per il ritardo o in ipotesi di responsabilit\u00e0 professionale.<\/p>\n\n\n\n

Superata questa prima fase di controlli formali, attualmente la pratica viene trasferita alla Camera di Commercio competente o meglio viene messa a disposizione della stessa, la quale, come abbiamo esposto prima, ha l\u2019obbligo di protocollarla nello stesso giorno di ricevimento. Sempre per via telematica a mezzo di posta elettronica viene restituita al richiedente la ricevuta di protocollo recante il numero e la data di protocollazione attribuita dall’ufficio alla domanda. Vista l\u2019importanza della data di protocollazione che prima vi ho esposto recentemente \u00e8 intervenuto il Ministero competente, con due circolari la n. 3563\/C del 1 agosto 2003 e con la circolare 3572\/C del 24 febbraio 2004 chiarendo l\u2019importanza del rispetto dei termini procedimentali previsti dal Regolamento e \u201cl\u2019importanza della coincidenza tra ordine di protocollazione ed iscrizione delle singole pratiche, data la enorme rilevanza della priorit\u00e0 dell\u2019iscrizione prevista dal novellato art. 2470 c.c. (con decorrenza 1 gennaio 2004), oltre che in relazione alla risoluzione dei conflitti tra pi\u00f9 proprietari da un medesimo dante causa, anche ai fini di eventuali azioni di responsabilit\u00e0 per danni\u201d .<\/p>\n\n\n\n

Nello specifico \u00e8 stato approntato ed \u00e8 in uso in via sperimentale un sistema di protocollazione automatica delle pratiche spedite telematicamente per assicurare sia il rispetto dei termini che il rigoroso ordine di presentazione nell\u2019evasione delle pratiche. Avvenuta la protocollazione, l\u2019Ufficio esegue sull’istanza e sulla documentazione allegata i controlli giuridici previsti dal Regolamento (v. art 11 del D.P.R. 581 cit.) e pu\u00f2 emettere entro il termine di 5 giorni dalla protocollazione tre diversi esiti: l\u2019evasione, la sospensione o il rifiuto. Qualora la pratica abbia superato la fase di verifica essa viene evasa ed al mittente viene restituita sempre tramite e-mail, quale prova dell\u2019avvenuta iscrizione nel registro, una visura camerale aggiornata; qualora, invece, la domanda dovesse essere completata essa verr\u00e0 sospesa ed ex art 11, 11\u00b0 co. Regolamento del R.I. e l\u2019ufficio pu\u00f2 invitare il richiedente a completare o a rettificare la domanda ovvero ad integrare la documentazione assegnando un congruo termine, trascorso il quale con provvedimento motivato rifiuta l\u2019iscrizione. Attualmente, dopo qualche iniziale difficolt\u00e0, il sistema informatico permette di produrre istanze che vadano a correggere le precedenti facendo riferimento specifico al protocollo gi\u00e0 assegnato, ed a livello generale il Ministero delle Attivit\u00e0 Produttive ha ribadito l\u2019obbligo di informativa nei confronti del soggetto obbligato all\u2019esecuzione della formalit\u00e0 da parte dell\u2019Ufficio qualora provveda a sospendere una determinata domanda , anche in questo caso mezzo di comunicazione tra Ufficio e richiedente \u00e8 la posta elettronica.<\/p>\n\n\n\n

Ultimo possibile esito del procedimento \u00e8 il rifiuto, rispetto ad esso in presenza delle disposizioni di legge e regolamentari sopra citate che prevedono la sua comunicazione al richiedente mediante lettera raccomandata non \u00e8 attualmente possibile che tale esito sia comunicato esclusivamente per via telematica, mancando una normativa statale che disciplini esaustivamente un sistema di posta elettronica certificata, ed essendo necessaria prova della ricezione o per lo meno della conoscibilit\u00e0 da parte dell\u2019interessato della comunicazione. E\u2019 di recente approvazione un Decreto Ministeriale che su accordo delle parti interessate permette, quindi su base volontaria, che anche tali comunicazioni possano essere inviate dall\u2019Ufficio telematicamente utilizzando un sistema prototipale di posta elettronica certificata purch\u00e8, ovviamente, il relativo provvedimento amministrativo risulti debitamente firmato digitalmente dal competente Conservatore con una firma che, come nel caso dei notai, oltre ad attestare la loro identit\u00e0 ne certifichi altres\u00ec il loro grado e la loro funzione ai sensi di quanto disposto dall\u2019art. 25 del T.U. sulla documentazione amministrativa(d.p.r. 445\/2000) .<\/p>\n\n\n\n

La trasmissione telematica degli atti immobiliari Diversamente da quanto descritto per il Registro Imprese in Italia l\u2019informatizzazione della pubblicit\u00e0 immobiliare \u00e8 partita dalla nota di trascrizione, ovvero dalla domanda di parte rivolta all\u2019Ufficio competente, ed \u00e8 molto risalente nel tempo: ha oramai quasi vent’anni la legge n. 52 del 1985 che all’art. 16 recita: \u201cI servizi delle conservatorie dei registri immobiliari sono meccanizzati mediante l’uso di elaboratori elettronici\u201d. La meccanizzazione dei servizi ipotecari ha reso necessario, in un settore ove le note erano tradizionalmente presentate in formato libero e quindi senza alcun vincolo, come ancora avviene nelle istanze tavolari, introdurre un modello predefinito di nota per l’esecuzione delle formalit\u00e0 ipotecarie, poich\u00e9 le informazioni fornite dal richiedente, al fine di essere memorizzate nella base informativa meccanizzata, dovevano risultare esattamente codificate: ne \u00e8 derivato un modello strutturato per riquadri e distinto, all’interno di ciascun quadro, in campi che \u00e8 tuttora in uso per alcune categorie di atti. E\u2019 per\u00f2 opportuno precisare che, seppure le informazioni relative alla pubblicit\u00e0 immobiliare sono disponibili informaticamente e consultabili attraverso internet, il vero e proprio Registro (il Mod. 60 \u201cgiuridico) viene ancora stampato su carta, su foglio preventivamente vidimati dal Tribunale.<\/p>\n\n\n\n

Gli strumenti informatici dell’epoca hanno pesantemente influito sulla riduzione di molte informazioni a semplici elementi codificati, corrispondenti cio\u00e8 a numeri e sigle, lasciando pochissimo spazio ad informazioni di tipo testuale, comunque ristrette ad un numero predefinito di \u201cbattute\u201d, od ad eventuali pattuizioni complesse contenute nel titolo, che possono essere inserite in linguaggio naturale solo ed esclusivamente nel quadro c.d. D della nota. E\u2019 anche vero che per alcuni versi la materia ipotecaria si presta ad una certa schematizzazione: la necessit\u00e0 di inserire i soggetti a favore e contro della formalit\u00e0, permette di referenziarli con una precisa qualifica; il principio del numero chiuso dei diritti reali riconosciuto come un cardine dell\u2019ordinamento italiano, rende possibile la loro codifica in una specifica tabella; l\u2019individuazione con sufficiente precisione delle tipologie di titoli soggetti a trascrizione consente di ridurre anche questa informazione ad un codice e la facolt\u00e0, comunque data dall’informatica, di attribuire dei codici generici e residuali, riesce a definire anche quelle fattispecie atipiche che comunque possono dar luogo ad una pubblicit\u00e0 ipotecaria (ad esempio il codice 100 per i titoli soggetti a trascrizione). Attualmente la pubblicit\u00e0 immobiliare \u00e8 stata oggetto di una profonda riforma e la c.d. nota \u201cmeccanizzata\u201d \u00e8 stata sostituita dal Modello Unico Informatico (in sigla MUI). Esso, come dice il nome stesso, \u00e8 un veicolo unico che permette di utilizzare una procedura telematica che contemporaneamente realizza la registrazione fiscale, l\u2019esecuzione di formalit\u00e0 ipotecarie e la voltura catastale degli atti immobiliari. Esso \u00e8 stato introdotto nell\u2019ordinamento italiano con il D. Leg. 9\/2000 cui ha dato successiva esecuzione il regolamento emanato con il D.P.R. 18.08.2000 n. 308 ed una serie di decreti Interdirettoriali e Direttoriale emessi di concerto tra le Agenzie Fiscali interessate ed i Ministeri competenti.<\/p>\n\n\n\n

Si tratta di una serie di disposizioni di grande portata innovativa: in primo luogo perch\u00e9 unificano in un unico adempimento formalit\u00e0 fino ad adesso compiute presso uffici diversi, i quali per\u00f2 continuano ad avere le medesime competenze in tema di controlli \u2013 gli Uffici delle Entrate in materia di imposta di registro, gli Uffici del Territorio in materia di formalit\u00e0 ipotecarie, di voltura e di imposte ipotecarie e catastali -, ed in secondo luogo poich\u00e9 prevedono l\u2019autoliquidazione fiscale di quanto dovuto per il singolo atto da parte del notaio. Questa di affidare al pubblico ufficiale la responsabilit\u00e0 della determinazione delle imposte applicabili all\u2019atto, ovvero quello che impropriamente \u00e8 stato definito il principio dell\u2019autoliquidazione, \u00e8 certamente una novit\u00e0 rilevante. E\u2019 solo il notaio che ha il potere dovere di individuare il regime tributario e che provvede al versamento dei relativi oneri, valutando la sussistenza dei requisisti, soggettivi od oggettivi, per la concessione di determinate agevolazioni e conservando la relativa documentazione qualora l\u2019Amministrazione Finanziaria, nello svolgere i suoi compiti di controllo rispetto all\u2019operato del notaio, richiedesse l\u2019esibizione della stessa ovvero di esaminarla presso la sede del pubblico ufficiale. Il fatto poi che con l\u2019adempimento unico tutte le formalit\u00e0 principali collegate al rogito notarile – registrazione, trascrizione e voltura – si perfezionano congiuntamente, comporta che le imposte ed i tributi collegati alla stipula – che nella procedura ordinaria venivano versate in maniera scaglionata – ora devono essere pagati congiuntamente e contestualmente alla trasmissione del file ed esclusivamente per via telematica, cos\u00ec come disposto dall\u2019art 3 \u2013bis, comma 3 del D. Leg. 463 \/1997 cos\u00ec come modificato dall\u2019art.1 del D.Leg. 9\/2000. Attribuita al pubblico ufficiale la responsabilit\u00e0 della determinazione del trattamento tributario applicabile all\u2019atto, agli uffici sono stati lasciati solo compiti di verifica dell\u2019operato del notaio, che necessariamente saranno successivi e non pi\u00f9 preventivi come \u00e8 avvenuto fin ora, con la facolt\u00e0 di richiedere entro 30 giorni dall\u2019invio del file, anche per via telematica, il versamento di eventuali importi aggiuntivi ritenuti necessari per la corretta tassazione dell\u2019atto .<\/p>\n\n\n\n

Per ovviare ad eventuali errori di autoliquidazione \u00e8 stata prevista per il notaio la possibilit\u00e0 di eseguire compensazioni ogniqualvolta sussiste un credito per imposte pagate in eccesso su una precedente operazione purch\u00e8 sussistano alcune condizioni: – la compensazione \u00e8 ammessa solo \u201ctelematico su telematico\u201d. Non \u00e8 quindi possibile utilizzare sull\u2019Adempimento Unico crediti maturati in regime tradizionale, n\u00e9 viceversa; – \u00e8 possibile portare in compensazione solo pagamenti effettivamente addebitati; – l\u2019invio nel cui contesto si intende profittare della compensazione deve contenere un solo adempimento. Non vi \u00e8 limitazione, invece, per quanto concerne le tipologie di tributo: \u00e8 possibile anche compensare imposte di competenza delle Entrate su voci di competenza del Territorio, e viceversa Ma torniamo alle caratteristiche informatiche del sistema. Come a ho appena illustrato mentre l\u2019informatizzazione del registri ipotecari in Italia \u00e8 alquanto risalente, le procedure di volturazione degli atti notarili sono state integrate con la trascrizione su supporto informatico attraverso la c.d. nota voltura in epoca pi\u00f9 recente (v. l. n. 75\/ 1993 e successivi decreti di attuazione) allo scopo di aggiornare in automatico la banca dati catastale e di allinearla con quella della Conservatoria, ma ci\u00f2 non \u00e8 mai diventato un obbligo di legge ed \u00e8 tuttora possibile la presentazione della voltura su base cartacea qualora o non sia stata utilizzata l\u2019opzione della volturazione direttamente dalla nota di trascrizione o la c.d. voltura automatica da Modello Unico Informatico abbia dato esito negativo ad esempio per la mancata registrazione in catasto di passaggi intermedi.<\/p>\n\n\n\n

Finora, invece, le formalit\u00e0 di registrazione fiscale non erano state ancora informatizzate, almeno dal punto di vista dell\u2019utente, obbligato a presentare ai fini della registrazione la copia dell\u2019atto o il suo originale, in caso di atto non tenuto a raccolta, ed il c.d. mod. 69; quest\u2019ultimo in realt\u00e0 contiene una serie di informazioni schematizzate sul titolo e le parti proprio al fine dell\u2019inserimento di tali dati nel sistema informatizzato degli Uffici delle Entrate, ex Uffici del Registro, in parte destinandoli all’Anagrafe Tributaria. L\u2019attuale regime dell\u2019Adempimento Unico, che potremmo definire misto, prevede dunque: a) la trasmissione a mezzo del servizio telematico del Modello Unico Informatico, al cui interno oltre ad essere racchiuse tutte le informazioni prima contenute nei vari modelli necessari per le diverse formalit\u00e0 (note di trascrizione o iscrizione o annotamento, Mod. 69 per la registrazione fiscale, domanda di voltura, modello di pagamento dei tributi), \u00e8 contenuto il testo dell\u2019atto ed il prospetto dei documenti ad esso allegati o comunque conservati presso il notaio a riprova dell\u2019idoneit\u00e0 del regime tributario determinato dal notaio in sede di autoliquidazione delle imposte; b) l\u2019Amministrazione Finanziaria, da parte sua, rende disponibile per via telematica una ricevuta firmata digitalmente che tiene luogo delle annotazioni di cui all\u2019art. 16, comma 4 del D. P. R. 131\/1986 (T.U. sull\u2019imposta di registro) contenente la data, il numero di registrazione e la somma dovuta e versata che devono essere immediatamente annotati in calce o a margine dell\u2019originale dell\u2019atto, successivamente con lo stesso sistema rende disponibili tutti gli esiti dei vari adempimenti (nota, voltura e pagamento telematico); c) per l\u2019esecuzione della formalit\u00e0 ipotecaria, invece, sar\u00e0 necessario presentare presso la competente Conservatoria dei Registri Immobiliari il titolo, in originale se non conservato presso il notaio o in copia autentica, ancora in forma cartacea unitamente alla relativa ricevuta di trasmissione di cui ante per i motivi che meglio vi illustrer\u00f2 in seguito .<\/p>\n\n\n\n

Un grosso limite derivante dallo stato della tecnologia al momento della prima meccanizzazione delle formalit\u00e0 ipotecarie a met\u00e0 degli anni \u201980 era costituito dal formato delle informazioni contenute nel modello nota: ovvero la memorizzazione e la consultazione dei dati veniva permessa solo qualora si possedesse un particolare programma capace di produrre e visualizzare le informazioni secondo il formato proprietario adottato dalla P.A. (.dat). Ci\u00f2 ha da sempre costituito un impedimento alla circolazione di questi dati ed al loro interscambio al fine di un loro riutilizzo sia da parte dell’Amministrazione Pubblica, centrale e locale, che da parte dei privati, soprattutto da quando l’accessibilit\u00e0 ai dati attraverso la rete Internet ha aperto nuove possibilit\u00e0 di comunicazione tra privato e pubblico a tra le diverse articolazioni pubbliche tra loro.<\/p>\n\n\n\n

Il file dell\u2019Adempimento Unico, invece, utilizza un formato nuovo, l\u2019 XML – acronimo di eXtensible Markup Language – standard e non proprietario producibile con un qualsiasi programma di scrittura semplicemente seguendo la sintassi specifica di tale linguaggio. Esso infatti non solo partecipa della caratteristica principale di tutti i c.d. linguaggi di marcatura, andatisi sviluppando soprattutto nell’ambito dei documenti testuali, ovvero quella di permettere la visualizzazione di un determinato contenuto a prescindere dal formato in cui lo stesso \u00e8 stato creato (come HTML che \u00e8 a tutt\u2019oggi il pi\u00f9 diffuso sulla rete) , ma ha un\u2019ulteriore propriet\u00e0 che lo rende particolarmente adatto al fine dello scambio di dati tra sistemi: crea un indicizzazione delle informazioni ordinandole in una struttura ad albero. All\u2019interno di questo formato si distinguono delle regole c.d. di sintassi , dalle regole c.d. \u201cgrammaticali\u201d che possono essere specificate attraverso l\u2019adozione di un DTD (Document Type Definition), la cui composizione, seppure improntata secondo precise prescrizioni, \u00e8 tendenzialmente libera. Pertanto \u00e8 possibile definire autonomamente una struttura o albero cui tutti i documenti di quel tipo dovranno conformarsi, creando in pratica un indice funzionale al tipo di informazioni che si vuole evidenziare in quell\u2019insieme di testi .<\/p>\n\n\n\n

La scelta fatta dal Legislatore del MUI \u00e8 stata proprio quella di definire normativamente un DTD specifico per questo Adempimento creando un apposito tracciato che potesse ricomprendere finalmente tutte le informazioni, sia ipo-catastali che fiscali, relative agli atti immobiliari , unificando una serie di stampati e modelli che fin ora erano distinti. Con l\u2019Adempimento Unico spariscono tutte le copie del titolo presentate ai fini della registrazione o della voltura dell\u2019atto sostituite dal mero testo dello stesso privo degli allegati ed inserito nel file xml: tale rivoluzione \u00e8 stata resa possibile anche dalla riforma del Ministero delle Finanze – l. 356\/91 e D.P.R. 287\/92 – che ha riunito in un\u2019unica amministrazione, seppure divisa in due agenzie, gli Uffici del Registro, ora Entrate, quelli della Conservatoria e del Catasto ora Territorio . Come gi\u00e0 visto in relazione alla pubblicit\u00e0 commerciale anche per l\u2019invio dell\u2019Adempimento unico \u00e8 stato predisposto un sistema che ne consenta la trasmissione e la ricezione equiparabile a quello previsto dall\u2019art. 14, comma 3 del D.P.R. 445\/2000 e che all\u2019art. 1 del decreto interdirettoriale del 13 dicembre 2000 viene definito \u201cservizio telematico\u201d. Analogamente a quanto esposto per la pubblicit\u00e0 commerciale anche in questo caso si viene a creare una triangolazione tra il computer del notaio trasmittente, i server dell\u2019Amministrazione Finanziaria centrale, situati a Roma, ed i singoli Uffici riceventi, sia Entrate, per i dati riguardanti la registrazione che Territorio, per quelli riguardanti le formalit\u00e0 ipotecarie e le eventuali volture. Il servizio telematico subito dopo l\u2019invio e comunque non oltre un ora dallo stesso, restituisce la ricevuta di trasmissione che, diversamente da quanto previsto per la pubblicit\u00e0 commerciale, non viene recapitata tramite e-mail all\u2019indirizzo di posta elettronica dichiarato dall\u2019utente al momento dell\u2019abilitazione al servizio, ma solo resa disponibile sul sito dell\u2019agenzia del Territorio, \u00e8 quindi a carico dell\u2019utente il suo prelievo e la sua conseguente conservazione. Anche in questo caso gi\u00e0 al momento dell\u2019invio vengono effettuati dei controlli automatizzati ed i casi in cui la trasmissione non si considera effettuata sono disciplinati dall\u2019art. 3 del Decreto del 13 dicembre 2000 .<\/p>\n\n\n\n

Qualora, invece, tali controlli abbiano dato esito positivo la registrazione si considera effettuata contestualmente ed i dati di registro sono contenuti nella stessa ricevuta di trasmissione pi\u00f9 volte citata. Senza addentrarci ulteriormente nella normativa riguardante il M.U.I. vi segnalo che molte disposizioni sono dedicate ai risvolti fiscali o catastali di questa nuova modalit\u00e0 di registrazione e trascrizione telematica; \u00e8 stata prevista normativamente, in caso di malfunzionamenti di qualsiasi natura, la c.d. procedura di emergenza, che assicura l\u2019eseguibilit\u00e0 di tutti gli adempimenti anche separatamente tra loro, sia nel caso in cui il collegamento telematico sia risultato impossibile che in quello in cui l\u2019invio sia andato solo parzialmente a buon fine. Come accennato sopra tutti file che compongono il procedimento sin qui descritto, sia quindi il file xml prodotto dal notaio che le ricevute restituite dall\u2019Amministrazione in formato pdf risultano firmate . Nonostante la normativa gi\u00e0 preveda che \u201cgli atti relativi a diritti sugli immobili formati od autenticati da pubblici ufficiali, le cui copie siano integralmente predisposte con strumenti informatici e l\u2019impiego di firma digitale potessero assolvere alla trascrizione, all\u2019iscrizione e all\u2019annotazione nei registri immobiliari con procedura telematica e l\u2019adozione di una firma digitale da parte dei notai italiani a piena validit\u00e0 legale, attualmente la copia autentica informatica non \u00e8 accettata ai fini delle formalit\u00e0 RRII, ove tuttora sopravvive dunque l\u2019uso della carta .<\/p>\n\n\n\n

I problemi che si pongono sono fondamentalmente due; il primo pi\u00f9 evidente, ma il secondo di soluzione probabilmente pi\u00f9 impegnativa. La prima difficolt\u00e0 risiede nel fatto che non tutti gli ufficiali roganti, ed in particolare gli Uffici Giudiziari, a differenza dei notai, sono in grado di rilasciare tempestivamente copie provviste di firma digitale dei provvedimenti soggetti a pubblicit\u00e0 immobiliare. Occorre quindi, almeno transitoriamente, disciplinare la coesistenza dei due tipi di input, cartaceo e digitale, soprattutto ai fini della gestione dell\u2019orario e dell\u2019ordine di presentazione delle formalit\u00e0 e quindi per assicurare la parit\u00e0 di trattamento di tutti gli utenti del servizio di pubblicit\u00e0 immobiliare . Il problema pi\u00f9 serio \u00e8 per\u00f2 probabilmente un altro, e cio\u00e8 la conservazione a lunga scadenza dei titoli in forma digitale. Merita sottolineare che certamente non ci troviamo dinanzi ad una colpevole inerzia dell\u2019Amministrazione, in quanto l\u2019incertezza regna sovrana anche tra gli specialisti. Con una certa approssimazione, il problema pu\u00f2 essere distinto in due tronconi. In primo luogo, conservare un file a lunghissima scadenza \u00e8 compito non insormontabile, ma richiede uno sforzo tecnico, organizzativo e logistico tutt\u2019altro che indifferente, ed \u00e8 reso sensibilmente pi\u00f9 complesso dall\u2019autonomia delle singole conservatorie. In secondo luogo, vi sono serie perplessit\u00e0 su quale sia la durata del valore giuridico del file firmato digitalmente. L\u2019opinione pi\u00f9 severa , secondo cui, in difetto di specifiche procedure di timestamping, la scadenza del certificato (in allora di durata non superiore al triennio) avrebbe travolto l\u2019efficacia giuridica dei documenti gi\u00e0 firmati, con un fenomeno assimilabile alla distruzione del documento cartaceo, \u00e8 stata rivista da altri studiosi che hanno individuato la possibilit\u00e0 di una diversa interpretazione sulla base della normativa entrata in vigore nel corso del 2003. Non vi sono dunque certezze, e resta pure da esplorare compiutamente l\u2019interazione tra principi sull\u2019archiviazione dei documenti della PA e validit\u00e0 civilistica erga omnes dei documenti medesimi.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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