Satzungen des österreichisch-italienischen Komitees des Notariates

(einstimmig beschlossen am 1.10.2011 in Tarvisio)

Artikel I – Name und Sitz

Das mit dem Gründungsakt am 24. Oktober 1975 in Innsbruck gegründete Komitee, dessen Satzungen in den Vollversammlungen vom 11. November 1978 in Bozen, vom 21. November 1981 in Villach-Warmbad, vom 12.10.1996 in Zell am Ziller/Mayrhofen/Tirol, vom 24.9.2005 in Feltre und am 1.10.2011 in Tarvisio abgeändert und beschlossen worden sind, hat den Namen: Österreichisch-Italienisches Komitee des Notariates und die Kurzbezeichnung Notarcomitato unter der es künftig auftritt. Das Komitee hat seinen Sitz in Bozen. Seine Geschäftsstelle ist am Sitz der Bezirksnotarkammer in Bozen eingerichtet.

Artikel II – Zweck

Zweck des Komitees ist die grenzüberschreitende Zusammenarbeit von Notaren, insbesondere der zueinander benachbarten österreichischen Bundesländer einerseits, sowie der italienischen Provinzen andererseits, aber auch die Erleichterung der internationalen Kontakte der davon betroffenen Notariate auch zu Notaren bzw. Notariaten in anderen Nachbarländern, und dabei insbesondere die Zusammenarbeit mit Notaren bzw. Notariaten in Bayern. Weiterer Zweck ist die Förderung des grenzüberschreitenden Austausches von Fachwissen. Es wird die Zusammenarbeit sowohl zwischen den Notariats- beziehungsweise Notarkammern als auch zwischen den einzelnen Notaren angestrebt. Art und Umfang dieser Zusammenarbeit werden in diesen Satzungen geregelt. Das Komitee übt seine Tätigkeit im Einvernehmen mit den nationalen, regionalen und örtlichen Notariatsorganisationen der Mitgliedsländer aus.

Artikel III –Mitglieder

Mitglieder des Komitees sind:

1. die Österreichische Notariatskammer und das Consiglio Nazionale del Notariato Italiano
2. die Landesnotarkammer Bayern
3. die Organisation „Komitee der Notarkammern der Drei Venezien“,
4. die Notariatskammer für Tirol und Vorarlberg, die Notariatskammer für Kärnten, die Bezirksnotarkammer Bozen, die Bezirksnotarkammer Trento e Rovereto, die Bezirksnotarkammer Belluno, die Bezirksnotarkammer Udine e Tolmezzo, die Bezirksnotarkammer Gorizia, die Bezirksnotarkammer Trieste,
5. die den unter c. d. angeführten Notarenkollegien angehörenden Notare, die den Kollegien Tirol/Vorarlberg und Kärnten angehörenden Notariatskandidaten, und die bayrischen Notare (auch Notarassessoren) mit Kanzleien in den Sprengeln der Landgerichtsbezirke Augsburg, Kempten, Memmingen und München,
6. Notare in Ruhe, die im Aktivstand den Kollegien der oben zu c) d) angeführten Notariats- beziehungsweise Notarkammern oder dem Kollegium der Landesnotarkammer Bayern angehört haben (hier jedoch mit der Einschränkung auf die Landgerichtsbezirke Augsburg, Kempten, Memmingen und München), oder die als Funktionäre der beteiligten Organisationen in diesem Komitee mitgewirkt haben.

Artikel IV – Geschäftsstelle

Zur Herbeiführung und Aufrechterhaltung der Zusammenarbeit in technischer Hinsicht wird eine Geschäftsstelle eingerichtet. Die Geschäftsstelle, in welcher sich das Archiv des Komitees befindet, und insbesondere alle Urkunden und Schriftstücke des Komitees verwahrt werden, befindet sich in der Kanzlei der Bezirksnotarkammer Bozen.

Artikel V – Organe

1. Die Organe des Komitees sind:
   • die Vollversammlung und
   • der Vorstand
      
2. Der Vollversammlung gehören an: “ je höchstens drei entsandte Vertreter der Österreichischen Notariatskammer und des Consiglio Nazionale del Notariato Italiano sowie des Komitees der Notare der Drei Venezien und der Landesnotarkammer Bayern, in der Regel darunter deren jeweiliger Präsident, “ je ein Vertreter, in der Regel der jeweilige Präsident, der Notariatskammer für Tirol und Vorarlberg, der Notariatskammer für Kärnten, der Bezirksnotarkammer Bozen, der Bezirksnotarkammer Trento e Rovereto, der Bezirksnotarkammer Belluno, der Bezirksnotarkammer Udine e Tolmezzo, der Bezirksnotarkammer Gorizia und der Bezirksnotarkammer Trieste, “ die den Kollegien der oben zu III. c) angeführten Notariats- beziehungsweise Notarkammern angehörenden Notare und die den Kollegien der Notariatskammer für Tirol und Vorarlberg sowie der Notariatskammer für Kärnten angehörenden Notariatskandidaten, sowie die bayrischen Notare und Notarassessoren mit Amtssitzen oder Dienststellen in den Sprengeln Landgerichtsbezirke Augsburg, Kempten, Memmingen und München, und “ die in den Ruhestand getretenen Notare, wie zu III. e) angeführt.
    
3. Der Vorstand wird gebildet aus:
   • dem Präsidenten, der auf die Dauer eines Jahres von der Vollversammlung gewählt wird,
   • dem Vizepräsidenten, der ebenfalls auf Dauer eines Jahres von der Vollversammlung gewählt wird, und
   • dem Haupt- und den beiden Vizekoordinatoren, sowie
   • jenem Kollegen, der im vergangenen Jahr die Funktion des Präsidenten innehatte.

Artikel VI – Einberufung, Mitglieder und Bestellung des Vorstandes sowie ihre Aufgaben

Der Vorstand wird vom Präsidenten zu den erforderlichen Sitzungen einberufen und tritt an dem von ihm festgelegten Ort zusammen. Der Aufgabenbereich ist grundsätzlich wie folgt gegliedert:

1. Der Präsident:
   Der Präsident leitet die Sitzungen des Vorstandes sowie die Vollversammlungen des Komitees. Er vertritt das Komitee nach außen.
    
2. Der Vizepräsident:
   Der Vizepräsident ersetzt im Verhinderungsfalle den Präsidenten in der Leitung des Komitees und unterstützt ihn im eigenen Landes- bzw. Staatsbereich. Diese Aufgabenstellung kommt sinngemäß auch dem ehemaligen Präsidenten, der dem Vorstand angehört, zu. Die Wahl des Präsidenten und jene des Vizepräsidenten erfolgen durch die Vollversammlung. Ihre Funktionsperioden erstrecken sich jeweils auf die Dauer eines Jahres, jedenfalls bis zur nächsten Wahl. Der Präsident und der Vizepräsident werden aus den Reihen der aktiven Notare, die Mitglieder des Komitees oder Funktionäre beteiligter Organisationen sind, jährlich abwechselnd, einmal aus den Reihen der österreichischen Notare, dann aus den Reihen der italienischen Notare, dann aus den Reihen der deutschen Notare, und schließlich wieder in dieser Reihenfolge von vorne beginnend, jeweils auf Vorschlag der betreffenden nationalen Gruppe, gewählt. Der Vizepräsident wird aus der Reihe der Notare jenes anderen Staates gewählt, in welchem die darauf folgende Vollversammlung turnusgemäß stattzufinden hat.
    
3. Die Koordinatoren:
   Der Hauptkoordinator ist ein aktiver oder ein emeritierter Notar, der für eine Funktionsdauer von vier Jahren auf Vorschlag der Bezirksnotarkammer Bozen von der Vollversammlung bestellt wird. Er hat dafür Sorge zu tragen, dass alle Verhandlungen sowohl in deutscher als auch in italienischer Sprache geführt werden können, und dass auch alle Schriftstücke in diesen beiden Sprachen ausgefertigt werden.
   Er leitet die Geschäftsstelle des Komitees, verwahrt dessen Schriftstücke und ist Empfänger sowie Absender aller Schriften.
   Der Hauptkoordinator übt seine Tätigkeit in Absprache mit dem Präsidenten und dem Vizepräsidenten sowie in Rücksprache mit den beiden Vizekoordinatoren aus. Dem Präsidenten und dem Vizepräsidenten obliegt ein Weisungsrecht.
   Der erste Vizekoordinator ist ein aktiver Notar oder ein Notariatskandidat, der einem der beiden Kollegien der Notariatskammern für Tirol und Vorarlberg oder für Kärnten angehört. Er wird auf Vorschlag des Hauptkoordinators auf die Dauer von vier Jahren durch Beschluss der Vollversammlung bestellt. Der Hauptkoordinator hat dabei die Vorschläge der angeführten Kollegien zu beachten. Auch er muss möglichst in der Lage sein, Unterredungen sowohl in deutscher als auch in italienischer Sprache zu führen und Schriftstücke in diesen beiden Sprachen auszufertigen. Er übt seine Tätigkeit in Absprache mit dem Hauptkoordinator und in Rücksprache mit dem zweiten Vizekoordinator aus, im Übrigen mit dem Präsidenten und dem Vizepräsidenten bzw. laut dessen Anweisungen.
   Der zweite Vizekoordinator ist ein Angehöriger aus dem Notaren- oder Notarassessorenkreis in Bayern, welche den Sprengeln der Landgerichtsbezirke Augsburg, Kempten, Memmingen und München zugeordnet sind. Auch er wird auf Vorschlag des Hauptkoordinators und in Rücksprache dessen mit dem ersten Vizekoordinator auf die Dauer von 4 Jahren auf Beschluss der Vollversammlung bestellt. Der Hauptkoordinator hat dabei die Vorschläge dieses Kollegiums zu beachten. Auch er muss möglichst in der Lage sein, Unterredungen sowohl in deutscher als auch in italienischer Sprache zu führen und Schriftstücke in diesen beiden Sprachen auszufertigen. Er übt seine Tätigkeit ebenfalls in Absprache mit dem Hauptkoordinator und in Rücksprache mit dem ersten Vizekoordinator aus, im Übrigen mit dem Präsidenten bzw. dem Vizepräsidenten laut dessen Anweisungen.
    
4. Aufgaben des Vorstands
   Der Vorstand wahrt die Durchsetzung der Zwecke des Komitees; er beschließt mit der Mehrheit der abgegebenen Stimmen und ist bei Anwesenheit von mindestens drei seiner Mitglieder beschlussfähig. Der Vorstand hat Beschlüsse, die von der Vollversammlung gefasst werden, zu vollziehen und umzusetzen. Der Vorstand beschließt für jedes Jahr das Arbeitsprogramm und die Maßnahmen zu dessen Durchführung. Er erstellt den nötigen Finanzierungsplan und besorgt die erforderliche Geldgebarung. Zur Verwirklichung der Zweckbestimmung des Komitees hat der Vorstand insbesondere folgende Maßnahmen ins Auge zu fassen und nach entsprechender Genehmigung durch die Vollversammlung durchzuführen:
   • Austausch von Fachwissen und sonstigen berufsspezifischen Informationen durch die Bestellung geeigneter Referenten in der Vollversammlung sowie durch entsprechende Publikationen,
   • Erleichterung der Kontaktnahme zwischen den Mitgliedern des Komitees zur Erledigung der beruflichen Tätigkeit,
   • Ermöglichung des Austausches von Personal (Notariatskandidaten, Notarassessoren und Kanzleiangestellten), soweit dies nach den nationalen Rechtsordnungen statthaft und tunlich ist, zur Sammlung von Erfahrungen,
   • Pflege regionaler Interessen des Berufsstandes der Notare in der Europäischen Union sowie in internationalen Vereinigungen des Notariates,
   • Führung einer Homepage mit Informationen zum Komitee. Die Betreuung der Homepage erfolgt vorrangig durch den ersten Vizekoordinator.
   • Kontaktaufnahme sowie Austausch von Fachwissen mit Universitäten und sonstigen wissenschaftlichen Institutionen unter besonderer Inanspruchnahme der Homepage als Schnittstelle dafür; diese Aufgaben werden vorrangig vom zweiten Vizekoordinator wahrgenommen.

Artikel VII – Die Vollversammlung

Die Mitglieder des Komitees werden mindestens einmal pro Jahr vom jeweiligen Präsidenten zur Vollversammlung einberufen, und zwar am gleichen Tag wie die unter Artikel VIII geregelte und abzuhaltende Tagung. Die Einberufung erfolgt mittels Bekanntgabe auf der Internetseite des Komitee, welche innerhalb 30. August eines jeden Jahres zu erfolgen hat. Die Vollversammlung, deren Tagesordnung vom Präsidenten im Einvernehmen mit dem Vorstand gestaltet und abgewickelt wird, setzt die Richtlinien des Austausches von fachlichen Informationen und Erfahrungen sowie der Pflege der Kontakte zwischen den beteiligten nationalen Notariaten und den einzelnen Notaren sowie der weiteren Tätigkeit des Komitees, fest. Der Vollversammlung obliegen insbesondere:

• die Wahl (Bestellung/Bestätigung) und Entlastung der Vorstandsmitglieder,
• die Beschlussfassung über Anträge, die vom Vorstand oder von Mitgliedern über den Vorstand eingebracht werden,
• Beschlussfassungen zur Satzungsänderung,
• Beschlussfassungen zur Aufnahme neuer Mitglieder unter Beachtung der Bestimmungen laut Artikel X, In der Vollversammlung stimmberechtigt sind alle Mitglieder laut Artikel III. Die Beschlüsse (Wahlen, Bestellungen und Bestätigungen) der Vollversammlung bedürfen zu ihrer Gültigkeit einer Mehrheit von drei Vierteln der abgegebenen Stimmen. Die Vollversammlung ist nach ordnungsgemäßer Einberufung jedenfalls und ohne Rücksicht auf die Anzahl der erschienenen Mitglieder beschlussfähig.

Artikel VIII – Tagungen

Das Komitee hält einmal im Jahr eine Tagung zum Austausch von Fachwissen ab. Thema, Ort und Zeitpunkt der Tagung werden vom Präsidenten nach Anhörung des Vorstands bestimmt. Zu den Tagungen sind einzuladen:

• alle Mitglieder des Notarcomitato,
• der Präsident oder ein von diesem namhaft gemachter Vertreter der Union des Lateinischen Notariates,
• das Mitglied der Cassa Nazionale del notariato, welches aus den Mitgliedskammern bestellt worden ist,
• ein Mitglied des Vorstandes oder der Prokurist der Notartreuhandbank,
• je ein Mitglied des Vorstandes oder der Prokurist des Bayerischen Notarvereins e.V. und der bayerischen Notarkasse Anstalt des öffentlichen Rechts
• die Oberlandesgerichtspräsidenten und Landesgerichtspräsidenten für Tirol/Vorarlberg einerseits und Kärnten andererseits, die für jenes Bundesland zuständig sind, in denen die Tagung in Österreich abgehalten wird,
• ein Vertreter der Versicherungsanstalt des österreichischen Notariates,
• der Präsident der Landesnotarkammer Bayern,
• die Präsidenten der Landesgerichte Augsburg, Kempten, Memmingen und München, wenn die Tagung im betreffenden Landesgerichtsbezirk stattfindet.

Artikel IX – Aufbringung der Mittel und Spesenersatz

Hinsichtlich der zur Führung und Tätigkeit der Geschäftsstelle und zum Spesenersatz erforderlichen Mittel erstellt der Vorstand jährlich einen Finanzierungsplan und ersucht die beteiligten Notariats- bzw. Notarkammern um die entsprechende Bedeckung. Im Übrigen werden die erforderlichen Mittel, insbesondere zur Durchführung der Jahrestreffen, von den Teilnehmern daran selbst oder von Sponsoren aufgebracht. Die Tätigkeit der Vorstandsmitglieder einschließlich der Koordinatoren ist ehrenamtlich; allein den Koordinatoren steht Spesenersatz zu.

Artikel X – Aufnahme neuer Mitglieder

Anträge auf Neumitgliedschaft müssen an den Vorstand gerichtet werden. Falls der Vorstand den Antrag positiv beurteilt, so werden die betroffenen Notare bzw. Notariatskollegien als Gäste zu den nächsten Tagungen eingeladen. Die Vollversammlung kann auf Antrag des Vorstandes mit entsprechender Abänderung des Artikels VI beschließen, dass die betroffenen Notare bzw. Notariatskollegien als ständige Gäste einzuladen sind. Voraussetzung für die Neuaufnahme als Mitglied ist, dass die betroffenen Notare bzw. Notariatskollegien mindestens zwei Jahre als ständige Gäste bei den Tagungen eingeladen worden sind.
Falls der Vorstand befindet, dass die betroffenen Notare bzw. Notariatskollegien als Neumitglieder aufgenommen werden sollen, so holt es die Meinung der Präsidenten der Österreichischen Notariatskammer und des Consiglio Nazionale del Notariato Italiano, der Landesnotarkammer Bayern, des Komitees der Notare der Drei Venezien der Notariatskammer für Tirol und Vorarlberg, der Notariatskammer für Kärnten, der Bezirksnotarkammer Bozen, der Bezirksnotarkammer Trento e Rovereto, der Bezirksnotarkammer Belluno, der Bezirksnotarkammer Udine e Tolmezzo, der Bezirksnotarkammer Gorizia und der Bezirksnotarkammer Trieste ein und legt den Vorschlag dann der Vollversammlung vor. Allfällige Mängel in der Einholung des Meinungsstandes werden dadurch geheilt, wenn der Vorschlag an die Vollversammlung mindestens einen Monat vor Abhaltung der Vollversammmlung auf der Homapage des Notariates abrufbar ist und der Vorschlag auch in der Einladung zur Vollversammlung als Tagesordnungspunkt unter genauer Bezeichnung der betroffenen Notare bzw. Notariatskollegien als Neumitglieder enthalten ist. Über die Aufnahme neuer Mitglieder entscheidet auf jeden Fall die Vollversammlung, die dabei auch die notwendigen Satzungsänderungen genehmigt.

Artikel XI – Ehrungen

Auf Vorschlag des Vorstandes kann die Vollversammlung beschließen, besonders verdiente Gründungsmitglieder und Präsidenten des Komitees zu Ehrenpräsidenten zu ernennen. Sonstige Mitglieder des Komitees, aber auch weitere Persönlichkeiten, die sich um die Belange des Komitees besonders verdient gemacht haben, können auf Vorschlag des Vorstandes von der Vollversammlung zu Ehrenmitgliedern des Komitees ernannt werden. Mit diesen Auszeichnungen sind keine besonderen Rechte verbunden, außer dem Recht zur Teilnahme an den Tagungen eingeladen zu werden.

Artikel XII – Schlussbestimmungen

Diese Satzungen ersetzen die bisher geltenden. Diese Satzungen werden in deutscher und italienischer Sprache ausgefertigt, wobei beide Fassungen als Urtext gelten. Laut von der Vollversammlung erteilter Ermächtigung werden diese Satzungen vom Präsidenten, vom Vizepräsidenten, vom Hauptkoordinator und den beiden Vizekoordinatoren des Komitees unterzeichnet. Die so gefertigten Satzungen (in italienischer und in deutscher Sprache) werden urschriftlich in der Geschäftsstelle des Komitees verwahrt und sind elektronisch auf der Homepage des Notarcomitato abrufbar. Jedes Mitglied kann auf Anforderung Fotokopien derselben erhalten.

(beschlossen am 1.10.2011 in Tarvis/Tarvisio)