Österreichisch – Italienisches Komitee des Notariats / Comitato Italo – Austriaco del Notariato

(Kitzbühel 2004/2) Gea Arcella

Gea Arcella

GLI ADEMPIMENTI TELEMATICI IN ITALIA

Prima di iniziare il mio intervento volevo darvi alcune informazioni di massima sul sistema di firma digitale utilizzato dai notai italiani. Esso è attualmente impiegato al ritmo di circa 3 milioni di files all’anno per trasmettere ai pubblici registri:
a) la quasi totalità degli atti aventi ad oggetto diritti immobiliari e
b) tutti gli atti oggetto di pubblicità commerciale. In questo secondo campo la Pubblica Amministrazione italiana ha già integralmente abbandonato la carta e il sistema di pubblicità commerciale rappresenta la prima applicazione di e-governement a piena validità legale. Tutto il sistema di firma è gestito da una società di capitali di diritto privato integralmente posseduta dal notariato italiano, la Notartel spa. Grazie alla sua Intranet dedicata all’attività notarile, la RUN – acronimo di Rete Unitaria del Notariato – i notai possono collegarsi in tempo reale con tutti i pubblici archivi di loro interesse: immobiliari , sia catastali che ipotecari, commerciali, degli autoveicoli ed ad alcuni archivi comunali. Le firma digitali dei notai italiani possono essere verificate da un qualsiasi computer collegato all’Internet sul sito multilingue http://ca.notariato.it Il notariato italiano rilascia certificazioni solo a notai in esercizio. La verifica positiva della firma digitale di un notaio italiano attesta contemporaneamente:

1) l’integrità del documento, ovvero che esso non è stato alterato dopo la firma;

2) l’identità del sottoscrittore;

3) il fatto che il sottoscrittore è un notaio in esercizio

La firma digitale del notariato italiano è dunque un firma-funzione. Dopo queste brevi note introduttive volevo soffermarmi ora su quelle che sono le due maggiori applicazioni della firma digitale del notariato italiano: la pubblicità commerciale e quella immobiliare, sottolineandone i due diversi percorsi di sviluppo. La pubblicità commerciale La pubblicità commerciale, riguardante gli imprenditori individuali, gli organismi societari od associativi con finalità economiche in genere, viene effettuata tramite Registro delle imprese ed è regolata dal Codice Civile, dall’art. 8 della l. 580/93 e dal relativo regolamento di attuazione contenuto nel D.P.R. 581/95 . Fin dalla sua effettiva istituzione, la normativa italiana con straordinaria lungimiranza – v. sia l’art. 8, 6° co. della l. 580/93 che l’art. 2, 1° co. lett. a) del D.P.R. 581/95 (più avanti anche semplicemente definito “Regolamento del Registro Imprese”) – ha disposto che la predisposizione, la tenuta la conservazione e la gestione del Registro fossero attuate “secondo tecniche informatiche” con lo scopo dichiarato di “assicurare la completezza e l’organicità della pubblicità per tutte le imprese soggette ad iscrizione, e di garantire “la tempestività dell’informazione su tutto il territorio nazionale”. Per la prima volta nell’ ordinamento italiano è stato stabilito che un Registro Pubblico non fosse più tenuto su base cartacea, come ancora oggi avviene nelle Conservatorie dei Registri Immobiliari e negli Uffici Tavolari, solo o per restare nell’ambito dei Registri più vicini all’attività notarile, ma fosse tenuto esclusivamente su supporto informatico .

L’Ufficio su base provinciale, in attuazione dell’art. 8, 8° co. l. 580/93, tiene altresì il repertorio delle notizie economiche ed amministrative o REA secondo quanto stabilito dagli artt. 9 e 10 del D.P.R. 581 cit. e nonostante il REA sia un registro composto da dati e notizie, quindi da fatti più che da atti giuridici, ai sensi dell’art. 20 del D.P.R. 581 cit. la domanda di iscrizione o di deposito nel registro delle imprese e la denuncia al REA sono unificate secondo i modelli approvati con decreto del Ministro per le attività produttive. Dal punto di vista procedimentale la pubblicità commerciale tramite il Registro delle Imprese risulta gestita attraverso un insieme di atti che hanno come risultato finale l’aggiornamento del registro stesso nella sua base dati informatica . Tali atti erano originariamente cartacei, essendo stato informatizzato in un primo momento solo il Registro. Prima di esaminare il procedimento così come ora si svolge per via telematica o su supporto informatico, credo sia opportuno darvi alcuni cenni su come esso era organizzato prima dell’informatizzazione.

Il processo viene attivato, ai sensi dell’art. 2189 c.c., da una domanda dell’interessato che deve essere redatta in base al Regolamento di attuazione citato secondo un modello ministeriale. La legislazione italiana, poi, distingue tra atti soggetti ad iscrizione ed atti soggetti a mero deposito. Sia la domanda di iscrizione che quella di deposito devono essere accompagnate dagli atti e dai documenti indicati dalle relative norme del codice civile e dalle norme regolamentari, e nel caso delle iscrizioni riguardanti le nuove costituzioni o le modifiche di società commerciali o i poteri degli ausiliari dell’imprenditore, allegato obbligatorio sarà l’atto notarile da cui dipende detta iscrizione depositato presso l’Ufficio, ai sensi dell’art. 11, 4° co. D.P.R. 581 cit., “in originale, con sottoscrizione autenticata, se trattasi di scrittura privata non depositata presso un notaio” o, negli altri casi, in copia autentica o un estratto autentico ex art. 2718 c.c. La formulazione originaria del Regolamento stabiliva, poi, la possibilità che le domande fossero inviate a mezzo di plico raccomandato rendendo legittimo un rapporto a distanza tra il richiedente e l’Ufficio. In tutti i casi di domanda, per l’iscrizione o per il deposito, l’Ufficio ricevente ha l’obbligo di comunicare al richiedente il numero di protocollo e i dati previsti dall’art.8 della l. 241/90 , ovvero rilascia la c.d. ricevuta di protocollo.

Ai sensi del Regolamento del Registro Imprese il Protocollo è uno degli strumenti che l’Ufficio tiene: esso ha una numerazione progressiva annuale attribuita secondo l’ordine cronologico di presentazione o di arrivo di ciascuna domanda, la quale deve essere protocollata nello stesso giorno del ricevimento con l’indicazione della sua data, degli elementi di identificazione dell’imprenditore, compreso il codice fiscale, nonché dell’oggetto; il numero progressivo e la data di protocollazione devono essere riportati sulla domanda protocollata. L’obbligo di protocollare la domanda nel giorno stesso della ricezione non subiva eccezioni neanche qualora la presentazione fosse avvenuta a mezzo posta. E’ evidente l’importanza del Protocollo: esso fissa in modo definitivo l’ordine temporale in cui sono presentate le domande di iscrizione o di deposito ed attesta, per le pratiche presentate direttamente allo sportello, il rispetto del termine stabilito dalla legge per ottemperare all’obbligo di pubblicità. Anche se l’efficacia pubblicitaria è legata all’effettiva iscrizione, l’ufficio deve rispettare nell’evasione delle pratiche proprio l’ordine fissato dal protocollo. La data di iscrizione, infatti, assumeva già prima della recente riforma del diritto delle società di capitali un particolare rilievo nei casi in cui la pubblicità al Registro delle imprese fosse dotata di efficacia costitutiva o servisse a dirimere il conflitto tra più soggetti reclamanti gli stessi diritti, ed ulteriore importanza ha assunto con l’entrata in vigore il nuovo diritto societario: in particolare l’art. 2470 c.c. nuovo testo prevede che la data di iscrizione nel Registro Imprese della cessione di quote di srl abbia efficacia dirimente dei conflitti tra più acquirenti da uno stesso autore . Avvenendo, però, l’iscrizione in una data futura ed incerta rispetto sia a quella ricezione della domanda – in caso di trasmissione a distanza – che a quella di protocollazione, che dovrebbe coincidere con quella di presentazione o di ricezione a seconda che pratica sia presentata direttamente all’Ufficio o vi sia semplicemente inviata, diventa di fondamentale importanza che le iscrizioni seguano esattamente lo stesso ordine cronologico fissato dal protocollo.

Dato il taglio del presente intervento non è questa la sede per analizzare quali siano i presupposti che a norma della legislazione italiana debbano essere accertati dall’Ufficio prima di procedere ad un’iscrizione o all’accettazione di un deposito, e quindi, in sostanza, su quali siano i limiti del controllo del Conservatore del Registro Imprese sugli atti giuridici posti a fondamento della domanda; basti solo sapere che la domanda può essere soggetta a richieste di integrazioni da parte dell’ufficio e qualora per un qualunque motivo il procedimento di iscrizione o di deposito abbia esito negativo, ovvero si concluda con un rifiuto da parte dell’ufficio di procedere alla richiesta pubblicità, anche tali provvedimenti sono soggetti a comunicazione al richiedente con lettera raccomandata . Ovviamente tutti gli atti e documenti fin qui indicati venivano prodotti su supporto cartaceo, mentre ora tutti quegli stessi atti procedimentali sono stati smaterializzati e “tradotti” nei loro legittimi equivalenti informatici. L’obbligo di presentare al Registro Imprese su supporto informatico o per via telematica le domande, le denuncie e gli atti che le accompagnano, ad esclusione di quelle presentate dagli imprenditori individuali e dai soggetti iscritti al REA, è entrato definitivamente in vigore a partire dal 1 novembre 2003 , ma i notai italiani hanno compiuto le prime sperimentazioni sin dal dicembre del 2001 facendosi trovare pronti quando la facoltà di utilizzare gli strumenti informatici è divenuta obbligatoria.

La legge italiana (esattamente la l. n. 284/2002) ha altresì previsto in via generale la legittimazione del notaio rogante od autenticante alla presentazione della domanda di iscrizione al Registro Imprese anche per quelle ipotesi non direttamente disciplinate dal Codice Civile e legate a particolari atti che non sempre sono connessi all’attività notarile. Tutta la modulistica per l’iscrizione ed il deposito nel Registro Imprese e per la denuncia al repertorio economico e amministrativo – approvata dal Ministero competente ultimamente con il Decreto Ministeriale del 31 ottobre 2003 – può essere prodotta su supporto informatico tramite il programma Fedra gratuitamente messo a disposizione dalle Camere di Commercio e reperibile anche sul sito internet http://web.telemaco.infocamere.it , pertanto la pratica telematica è così composta: 1)da uno più modelli informatizzati; 2)da una distinta di presentazione firmata dall’interessato; 3)dalla copia dell’atto da depositare o da iscrivere che a norma del c.c. (v. artt.2296, 2300, 2315, 2330, 2336, 2411, 2436 ecc.) è prevista come presupposto per tutte le variazioni del Registro imprese. Dal punto di vista informatico il formato utilizzato per questi files è il “pdf”. L’utilizzazione della modulistica informatizzata era già alquanto diffusa tra i notai sin dalla fine degli anni ‘90. L’adozione della firma digitale a norma ha finalmente consentito la sottoscrizione con piena validità legale sia della c.d. distinta di presentazione che della copia autentica dell’atto da cui scaturisce la domanda stessa. E’ stata così permessa la completa attuazione della pubblicità commerciale in forma digitale, prescindendo dalla presentazione di documenti cartacei, nel rispetto della normativa vigente sul documento informatico e sulla firma digitale e delle esigenze di snellezza ed efficienza dell’attività della P.A. legata al mondo imprenditoriale. Una particolare attenzione va rivolta, oltre che ovviamente alla copia dell’atto espressamente prevista come autentica sia dalle disposizioni regolamentari che dal Codice civile, alla c.d. distinta di presentazione: essa costituisce attualmente la domanda di iscrizione prevista dall’art. 2189 c.c. e pertanto va sottoscritta dal soggetto obbligato dalla legge al tale adempimento.

L’abrogazione dal dicembre 2000 del controllo giurisdizionale sugli atti costitutivi e sulle delibere delle società di capitali comporta, in particolare, che per tali atti la domanda rectius la distinta di presentazione firmata dal notaio attesta la loro conformità all’ordinamento giuridico italiano così come prima della riforma tale conformità era attestata dall’omologa del giudice. Laddove sia il notaio il soggetto passivo dell’obbligo pubblicitario, nel modulo cartaceo, la distinta andava sottoscritta da lui personalmente con l’indicazione della sua qualifica e costituiva prassi consolidata che la sottoscrizione autografa del pubblico ufficiale fosse accompagnata dall’impronta del sigillo a riprova della sua legittimazione e della pubblica funzione da egli svolta. La firma digitale del Notariato permette dunque di dar conto di questa duplice circostanza: ovvero dell’identità del firmatario e del fatto che costui non è un semplice cittadino ma un pubblico ufficiale regolarmente iscritto al Ruolo del suo distretto. Una specifica problematica era legata a tutte quelle ipotesi- cui ho fatto cenno prima – in cui, nonostante l’atto da cui dipendesse l’iscrizione fosse redatto in forma notarile (come scrittura privata autenticata o come atto pubblico), il relativo obbligo di iscrizione non era posto dal codice civile a carico del notaio ma di altro soggetto, di solito l’amministratore della società o dell’ente : in questi casi la distinta di presentazione informatizzata – che ripeto è l’equivalente della domanda cartacea – avrebbe dovuto essere sottoscritta digitalmente da questi ed eventualmente autenticata dal notaio, quest’ultimo, invece, avrebbe dovuto produrre la copia autentica in formato digitale del titolo su cui basare l’iscrizione. Problemi analoghi si ponevano per l’iscrizione delle cariche sociali nelle società di capitali: anche in questi casi la distinta avrebbe dovuto essere sottoscritta digitalmente sia dall’amministratore in quanto soggetto obbligato all’iscrizione della carica, sia dal notaio che avesse rogato l’atto da cui dipendeva la nomina stessa – atto costitutivo di società di capitali, verbale di modifica contenente anche il rinnovo cariche sociali – in quanto entrambi tenuti per legge all’adempimento. La difficoltà era altresì accentuata dal fatto che non tutti gli amministratori ed in special modo quelli di società di nuova costituzione erano dotati di firma digitale necessaria per sottoscrivere la predetta distinta. In un primo momento si è cercato di ovviare al problema stabilendo in via interpretativa la possibilità che la firma dell’amministratore obbligato all’iscrizione o al deposito fosse raccolta in forma autografa sul modello di distinta cartaceo per poi essere scannerizzata ed allegata in questa forma alla pratica telematica.

Ora, come anticipato in precedenza, l’entrata in vigore della l. 284/2002, sancisce il principio generale secondo il quale il pubblico ufficiale rogante o autenticante è legittimato alla presentazione di tutte le domande di iscrizione al registro delle imprese che hanno quale presupposto atti da lui rogati od autenticati, anche per quelli per i quali il codice civile non prevedeva un espresso obbligo di iscrizione o deposito a suo carico (v. esempi sopra citati); pertanto in tutti questi casi la domanda al registro delle imprese potrà essere sottoscritta con la firma digitale del solo notaio . Una volta completata in tutte le sue parti la pratica telematica essa può essere presentata su supporto informatico (floppy disc o c.d. rom) allo sportello camerale competente o può essere spedita telematicamente (arg. ex art 15 Regolamento del R.I.) attraverso l’infrastruttura Telemaco che costituisce un sistema che assicura l’avvenuta consegna dei documenti informatici ai sensi dell’art. 14, comma 3 del D.P.R. 445/2000. Il sistema di spedizione Telemaco crea una triangolazione tra: a) l’apparecchiatura sita presso lo studio del notaio che esegue la spedizione o lo sportello camerale presso il quale viene presentata la pratica su supporto informatico, b) le macchine del sistema Camerale gestite da Infocamere s.c.p.a. – attualmente fisicamente situate a Padova – e c) gli elaboratori della singola Camera di Commercio destinataria della pratica.

Al momento della ricezione presso la struttura centrale questa appone automaticamente alla documentazione inviata la marcatura temporale, e contestualmente il sistema informatico rilascia tramite e-mail l’avviso di ricevimento telematico che, costituisce prova dell’avvenuto deposito della pratica, pur non implicandone l’accertamento della regolarità, e che ne riporta la data e l’ora; l’infrastruttura Telemaco consente in ogni momento di controllare lo stato di avanzamento della stessa attivando un’apposita funzione posta sul web. Il sistema centrale esegue sulla pratica, al momento della sua ricezione, una serie di controlli formali ed automatizzati – essenzialmente sul codice fiscale e sul n. Rea dei soggetti interessati dalla denuncia – che, qualora diano esito negativo, bloccano l’invio prima ancora che la pratica stessa sia inoltrata all’ufficio del registro delle imprese competente e dei quali lo stesso Ufficio non viene a conoscenza; in questo caso viene generata in automatico una comunicazione di posta elettronica al mittente con la motivazione ed un invito a ripetere l’operazione. Tale messaggio corrisponde a quello che nella prassi quotidiana costituiva il rifiuto dell’adempimento allo sportello qualora questo contenesse errori tali da rendere irricevibile l’istanza, pertanto in questi casi non si ha una presentazione valida ai fini del rispetto dei termini prescritti dalla legge e la spedizione andrà ripetuta nel più breve tempo possibile onde non incorrere nelle sanzioni previste dalla legge per il ritardo o in ipotesi di responsabilità professionale.

Superata questa prima fase di controlli formali, attualmente la pratica viene trasferita alla Camera di Commercio competente o meglio viene messa a disposizione della stessa, la quale, come abbiamo esposto prima, ha l’obbligo di protocollarla nello stesso giorno di ricevimento. Sempre per via telematica a mezzo di posta elettronica viene restituita al richiedente la ricevuta di protocollo recante il numero e la data di protocollazione attribuita dall’ufficio alla domanda. Vista l’importanza della data di protocollazione che prima vi ho esposto recentemente è intervenuto il Ministero competente, con due circolari la n. 3563/C del 1 agosto 2003 e con la circolare 3572/C del 24 febbraio 2004 chiarendo l’importanza del rispetto dei termini procedimentali previsti dal Regolamento e “l’importanza della coincidenza tra ordine di protocollazione ed iscrizione delle singole pratiche, data la enorme rilevanza della priorità dell’iscrizione prevista dal novellato art. 2470 c.c. (con decorrenza 1 gennaio 2004), oltre che in relazione alla risoluzione dei conflitti tra più proprietari da un medesimo dante causa, anche ai fini di eventuali azioni di responsabilità per danni” .

Nello specifico è stato approntato ed è in uso in via sperimentale un sistema di protocollazione automatica delle pratiche spedite telematicamente per assicurare sia il rispetto dei termini che il rigoroso ordine di presentazione nell’evasione delle pratiche. Avvenuta la protocollazione, l’Ufficio esegue sull’istanza e sulla documentazione allegata i controlli giuridici previsti dal Regolamento (v. art 11 del D.P.R. 581 cit.) e può emettere entro il termine di 5 giorni dalla protocollazione tre diversi esiti: l’evasione, la sospensione o il rifiuto. Qualora la pratica abbia superato la fase di verifica essa viene evasa ed al mittente viene restituita sempre tramite e-mail, quale prova dell’avvenuta iscrizione nel registro, una visura camerale aggiornata; qualora, invece, la domanda dovesse essere completata essa verrà sospesa ed ex art 11, 11° co. Regolamento del R.I. e l’ufficio può invitare il richiedente a completare o a rettificare la domanda ovvero ad integrare la documentazione assegnando un congruo termine, trascorso il quale con provvedimento motivato rifiuta l’iscrizione. Attualmente, dopo qualche iniziale difficoltà, il sistema informatico permette di produrre istanze che vadano a correggere le precedenti facendo riferimento specifico al protocollo già assegnato, ed a livello generale il Ministero delle Attività Produttive ha ribadito l’obbligo di informativa nei confronti del soggetto obbligato all’esecuzione della formalità da parte dell’Ufficio qualora provveda a sospendere una determinata domanda , anche in questo caso mezzo di comunicazione tra Ufficio e richiedente è la posta elettronica.

Ultimo possibile esito del procedimento è il rifiuto, rispetto ad esso in presenza delle disposizioni di legge e regolamentari sopra citate che prevedono la sua comunicazione al richiedente mediante lettera raccomandata non è attualmente possibile che tale esito sia comunicato esclusivamente per via telematica, mancando una normativa statale che disciplini esaustivamente un sistema di posta elettronica certificata, ed essendo necessaria prova della ricezione o per lo meno della conoscibilità da parte dell’interessato della comunicazione. E’ di recente approvazione un Decreto Ministeriale che su accordo delle parti interessate permette, quindi su base volontaria, che anche tali comunicazioni possano essere inviate dall’Ufficio telematicamente utilizzando un sistema prototipale di posta elettronica certificata purchè, ovviamente, il relativo provvedimento amministrativo risulti debitamente firmato digitalmente dal competente Conservatore con una firma che, come nel caso dei notai, oltre ad attestare la loro identità ne certifichi altresì il loro grado e la loro funzione ai sensi di quanto disposto dall’art. 25 del T.U. sulla documentazione amministrativa(d.p.r. 445/2000) .

La trasmissione telematica degli atti immobiliari Diversamente da quanto descritto per il Registro Imprese in Italia l’informatizzazione della pubblicità immobiliare è partita dalla nota di trascrizione, ovvero dalla domanda di parte rivolta all’Ufficio competente, ed è molto risalente nel tempo: ha oramai quasi vent’anni la legge n. 52 del 1985 che all’art. 16 recita: “I servizi delle conservatorie dei registri immobiliari sono meccanizzati mediante l’uso di elaboratori elettronici”. La meccanizzazione dei servizi ipotecari ha reso necessario, in un settore ove le note erano tradizionalmente presentate in formato libero e quindi senza alcun vincolo, come ancora avviene nelle istanze tavolari, introdurre un modello predefinito di nota per l’esecuzione delle formalità ipotecarie, poiché le informazioni fornite dal richiedente, al fine di essere memorizzate nella base informativa meccanizzata, dovevano risultare esattamente codificate: ne è derivato un modello strutturato per riquadri e distinto, all’interno di ciascun quadro, in campi che è tuttora in uso per alcune categorie di atti. E’ però opportuno precisare che, seppure le informazioni relative alla pubblicità immobiliare sono disponibili informaticamente e consultabili attraverso internet, il vero e proprio Registro (il Mod. 60 “giuridico) viene ancora stampato su carta, su foglio preventivamente vidimati dal Tribunale.

Gli strumenti informatici dell’epoca hanno pesantemente influito sulla riduzione di molte informazioni a semplici elementi codificati, corrispondenti cioè a numeri e sigle, lasciando pochissimo spazio ad informazioni di tipo testuale, comunque ristrette ad un numero predefinito di “battute”, od ad eventuali pattuizioni complesse contenute nel titolo, che possono essere inserite in linguaggio naturale solo ed esclusivamente nel quadro c.d. D della nota. E’ anche vero che per alcuni versi la materia ipotecaria si presta ad una certa schematizzazione: la necessità di inserire i soggetti a favore e contro della formalità, permette di referenziarli con una precisa qualifica; il principio del numero chiuso dei diritti reali riconosciuto come un cardine dell’ordinamento italiano, rende possibile la loro codifica in una specifica tabella; l’individuazione con sufficiente precisione delle tipologie di titoli soggetti a trascrizione consente di ridurre anche questa informazione ad un codice e la facoltà, comunque data dall’informatica, di attribuire dei codici generici e residuali, riesce a definire anche quelle fattispecie atipiche che comunque possono dar luogo ad una pubblicità ipotecaria (ad esempio il codice 100 per i titoli soggetti a trascrizione). Attualmente la pubblicità immobiliare è stata oggetto di una profonda riforma e la c.d. nota “meccanizzata” è stata sostituita dal Modello Unico Informatico (in sigla MUI). Esso, come dice il nome stesso, è un veicolo unico che permette di utilizzare una procedura telematica che contemporaneamente realizza la registrazione fiscale, l’esecuzione di formalità ipotecarie e la voltura catastale degli atti immobiliari. Esso è stato introdotto nell’ordinamento italiano con il D. Leg. 9/2000 cui ha dato successiva esecuzione il regolamento emanato con il D.P.R. 18.08.2000 n. 308 ed una serie di decreti Interdirettoriali e Direttoriale emessi di concerto tra le Agenzie Fiscali interessate ed i Ministeri competenti.

Si tratta di una serie di disposizioni di grande portata innovativa: in primo luogo perché unificano in un unico adempimento formalità fino ad adesso compiute presso uffici diversi, i quali però continuano ad avere le medesime competenze in tema di controlli – gli Uffici delle Entrate in materia di imposta di registro, gli Uffici del Territorio in materia di formalità ipotecarie, di voltura e di imposte ipotecarie e catastali -, ed in secondo luogo poiché prevedono l’autoliquidazione fiscale di quanto dovuto per il singolo atto da parte del notaio. Questa di affidare al pubblico ufficiale la responsabilità della determinazione delle imposte applicabili all’atto, ovvero quello che impropriamente è stato definito il principio dell’autoliquidazione, è certamente una novità rilevante. E’ solo il notaio che ha il potere dovere di individuare il regime tributario e che provvede al versamento dei relativi oneri, valutando la sussistenza dei requisisti, soggettivi od oggettivi, per la concessione di determinate agevolazioni e conservando la relativa documentazione qualora l’Amministrazione Finanziaria, nello svolgere i suoi compiti di controllo rispetto all’operato del notaio, richiedesse l’esibizione della stessa ovvero di esaminarla presso la sede del pubblico ufficiale. Il fatto poi che con l’adempimento unico tutte le formalità principali collegate al rogito notarile – registrazione, trascrizione e voltura – si perfezionano congiuntamente, comporta che le imposte ed i tributi collegati alla stipula – che nella procedura ordinaria venivano versate in maniera scaglionata – ora devono essere pagati congiuntamente e contestualmente alla trasmissione del file ed esclusivamente per via telematica, così come disposto dall’art 3 –bis, comma 3 del D. Leg. 463 /1997 così come modificato dall’art.1 del D.Leg. 9/2000. Attribuita al pubblico ufficiale la responsabilità della determinazione del trattamento tributario applicabile all’atto, agli uffici sono stati lasciati solo compiti di verifica dell’operato del notaio, che necessariamente saranno successivi e non più preventivi come è avvenuto fin ora, con la facoltà di richiedere entro 30 giorni dall’invio del file, anche per via telematica, il versamento di eventuali importi aggiuntivi ritenuti necessari per la corretta tassazione dell’atto .

Per ovviare ad eventuali errori di autoliquidazione è stata prevista per il notaio la possibilità di eseguire compensazioni ogniqualvolta sussiste un credito per imposte pagate in eccesso su una precedente operazione purchè sussistano alcune condizioni: – la compensazione è ammessa solo “telematico su telematico”. Non è quindi possibile utilizzare sull’Adempimento Unico crediti maturati in regime tradizionale, né viceversa; – è possibile portare in compensazione solo pagamenti effettivamente addebitati; – l’invio nel cui contesto si intende profittare della compensazione deve contenere un solo adempimento. Non vi è limitazione, invece, per quanto concerne le tipologie di tributo: è possibile anche compensare imposte di competenza delle Entrate su voci di competenza del Territorio, e viceversa Ma torniamo alle caratteristiche informatiche del sistema. Come a ho appena illustrato mentre l’informatizzazione del registri ipotecari in Italia è alquanto risalente, le procedure di volturazione degli atti notarili sono state integrate con la trascrizione su supporto informatico attraverso la c.d. nota voltura in epoca più recente (v. l. n. 75/ 1993 e successivi decreti di attuazione) allo scopo di aggiornare in automatico la banca dati catastale e di allinearla con quella della Conservatoria, ma ciò non è mai diventato un obbligo di legge ed è tuttora possibile la presentazione della voltura su base cartacea qualora o non sia stata utilizzata l’opzione della volturazione direttamente dalla nota di trascrizione o la c.d. voltura automatica da Modello Unico Informatico abbia dato esito negativo ad esempio per la mancata registrazione in catasto di passaggi intermedi.

Finora, invece, le formalità di registrazione fiscale non erano state ancora informatizzate, almeno dal punto di vista dell’utente, obbligato a presentare ai fini della registrazione la copia dell’atto o il suo originale, in caso di atto non tenuto a raccolta, ed il c.d. mod. 69; quest’ultimo in realtà contiene una serie di informazioni schematizzate sul titolo e le parti proprio al fine dell’inserimento di tali dati nel sistema informatizzato degli Uffici delle Entrate, ex Uffici del Registro, in parte destinandoli all’Anagrafe Tributaria. L’attuale regime dell’Adempimento Unico, che potremmo definire misto, prevede dunque: a) la trasmissione a mezzo del servizio telematico del Modello Unico Informatico, al cui interno oltre ad essere racchiuse tutte le informazioni prima contenute nei vari modelli necessari per le diverse formalità (note di trascrizione o iscrizione o annotamento, Mod. 69 per la registrazione fiscale, domanda di voltura, modello di pagamento dei tributi), è contenuto il testo dell’atto ed il prospetto dei documenti ad esso allegati o comunque conservati presso il notaio a riprova dell’idoneità del regime tributario determinato dal notaio in sede di autoliquidazione delle imposte; b) l’Amministrazione Finanziaria, da parte sua, rende disponibile per via telematica una ricevuta firmata digitalmente che tiene luogo delle annotazioni di cui all’art. 16, comma 4 del D. P. R. 131/1986 (T.U. sull’imposta di registro) contenente la data, il numero di registrazione e la somma dovuta e versata che devono essere immediatamente annotati in calce o a margine dell’originale dell’atto, successivamente con lo stesso sistema rende disponibili tutti gli esiti dei vari adempimenti (nota, voltura e pagamento telematico); c) per l’esecuzione della formalità ipotecaria, invece, sarà necessario presentare presso la competente Conservatoria dei Registri Immobiliari il titolo, in originale se non conservato presso il notaio o in copia autentica, ancora in forma cartacea unitamente alla relativa ricevuta di trasmissione di cui ante per i motivi che meglio vi illustrerò in seguito .

Un grosso limite derivante dallo stato della tecnologia al momento della prima meccanizzazione delle formalità ipotecarie a metà degli anni ’80 era costituito dal formato delle informazioni contenute nel modello nota: ovvero la memorizzazione e la consultazione dei dati veniva permessa solo qualora si possedesse un particolare programma capace di produrre e visualizzare le informazioni secondo il formato proprietario adottato dalla P.A. (.dat). Ciò ha da sempre costituito un impedimento alla circolazione di questi dati ed al loro interscambio al fine di un loro riutilizzo sia da parte dell’Amministrazione Pubblica, centrale e locale, che da parte dei privati, soprattutto da quando l’accessibilità ai dati attraverso la rete Internet ha aperto nuove possibilità di comunicazione tra privato e pubblico a tra le diverse articolazioni pubbliche tra loro.

Il file dell’Adempimento Unico, invece, utilizza un formato nuovo, l’ XML – acronimo di eXtensible Markup Language – standard e non proprietario producibile con un qualsiasi programma di scrittura semplicemente seguendo la sintassi specifica di tale linguaggio. Esso infatti non solo partecipa della caratteristica principale di tutti i c.d. linguaggi di marcatura, andatisi sviluppando soprattutto nell’ambito dei documenti testuali, ovvero quella di permettere la visualizzazione di un determinato contenuto a prescindere dal formato in cui lo stesso è stato creato (come HTML che è a tutt’oggi il più diffuso sulla rete) , ma ha un’ulteriore proprietà che lo rende particolarmente adatto al fine dello scambio di dati tra sistemi: crea un indicizzazione delle informazioni ordinandole in una struttura ad albero. All’interno di questo formato si distinguono delle regole c.d. di sintassi , dalle regole c.d. “grammaticali” che possono essere specificate attraverso l’adozione di un DTD (Document Type Definition), la cui composizione, seppure improntata secondo precise prescrizioni, è tendenzialmente libera. Pertanto è possibile definire autonomamente una struttura o albero cui tutti i documenti di quel tipo dovranno conformarsi, creando in pratica un indice funzionale al tipo di informazioni che si vuole evidenziare in quell’insieme di testi .

La scelta fatta dal Legislatore del MUI è stata proprio quella di definire normativamente un DTD specifico per questo Adempimento creando un apposito tracciato che potesse ricomprendere finalmente tutte le informazioni, sia ipo-catastali che fiscali, relative agli atti immobiliari , unificando una serie di stampati e modelli che fin ora erano distinti. Con l’Adempimento Unico spariscono tutte le copie del titolo presentate ai fini della registrazione o della voltura dell’atto sostituite dal mero testo dello stesso privo degli allegati ed inserito nel file xml: tale rivoluzione è stata resa possibile anche dalla riforma del Ministero delle Finanze – l. 356/91 e D.P.R. 287/92 – che ha riunito in un’unica amministrazione, seppure divisa in due agenzie, gli Uffici del Registro, ora Entrate, quelli della Conservatoria e del Catasto ora Territorio . Come già visto in relazione alla pubblicità commerciale anche per l’invio dell’Adempimento unico è stato predisposto un sistema che ne consenta la trasmissione e la ricezione equiparabile a quello previsto dall’art. 14, comma 3 del D.P.R. 445/2000 e che all’art. 1 del decreto interdirettoriale del 13 dicembre 2000 viene definito “servizio telematico”. Analogamente a quanto esposto per la pubblicità commerciale anche in questo caso si viene a creare una triangolazione tra il computer del notaio trasmittente, i server dell’Amministrazione Finanziaria centrale, situati a Roma, ed i singoli Uffici riceventi, sia Entrate, per i dati riguardanti la registrazione che Territorio, per quelli riguardanti le formalità ipotecarie e le eventuali volture. Il servizio telematico subito dopo l’invio e comunque non oltre un ora dallo stesso, restituisce la ricevuta di trasmissione che, diversamente da quanto previsto per la pubblicità commerciale, non viene recapitata tramite e-mail all’indirizzo di posta elettronica dichiarato dall’utente al momento dell’abilitazione al servizio, ma solo resa disponibile sul sito dell’agenzia del Territorio, è quindi a carico dell’utente il suo prelievo e la sua conseguente conservazione. Anche in questo caso già al momento dell’invio vengono effettuati dei controlli automatizzati ed i casi in cui la trasmissione non si considera effettuata sono disciplinati dall’art. 3 del Decreto del 13 dicembre 2000 .

Qualora, invece, tali controlli abbiano dato esito positivo la registrazione si considera effettuata contestualmente ed i dati di registro sono contenuti nella stessa ricevuta di trasmissione più volte citata. Senza addentrarci ulteriormente nella normativa riguardante il M.U.I. vi segnalo che molte disposizioni sono dedicate ai risvolti fiscali o catastali di questa nuova modalità di registrazione e trascrizione telematica; è stata prevista normativamente, in caso di malfunzionamenti di qualsiasi natura, la c.d. procedura di emergenza, che assicura l’eseguibilità di tutti gli adempimenti anche separatamente tra loro, sia nel caso in cui il collegamento telematico sia risultato impossibile che in quello in cui l’invio sia andato solo parzialmente a buon fine. Come accennato sopra tutti file che compongono il procedimento sin qui descritto, sia quindi il file xml prodotto dal notaio che le ricevute restituite dall’Amministrazione in formato pdf risultano firmate . Nonostante la normativa già preveda che “gli atti relativi a diritti sugli immobili formati od autenticati da pubblici ufficiali, le cui copie siano integralmente predisposte con strumenti informatici e l’impiego di firma digitale potessero assolvere alla trascrizione, all’iscrizione e all’annotazione nei registri immobiliari con procedura telematica e l’adozione di una firma digitale da parte dei notai italiani a piena validità legale, attualmente la copia autentica informatica non è accettata ai fini delle formalità RRII, ove tuttora sopravvive dunque l’uso della carta .

I problemi che si pongono sono fondamentalmente due; il primo più evidente, ma il secondo di soluzione probabilmente più impegnativa. La prima difficoltà risiede nel fatto che non tutti gli ufficiali roganti, ed in particolare gli Uffici Giudiziari, a differenza dei notai, sono in grado di rilasciare tempestivamente copie provviste di firma digitale dei provvedimenti soggetti a pubblicità immobiliare. Occorre quindi, almeno transitoriamente, disciplinare la coesistenza dei due tipi di input, cartaceo e digitale, soprattutto ai fini della gestione dell’orario e dell’ordine di presentazione delle formalità e quindi per assicurare la parità di trattamento di tutti gli utenti del servizio di pubblicità immobiliare . Il problema più serio è però probabilmente un altro, e cioè la conservazione a lunga scadenza dei titoli in forma digitale. Merita sottolineare che certamente non ci troviamo dinanzi ad una colpevole inerzia dell’Amministrazione, in quanto l’incertezza regna sovrana anche tra gli specialisti. Con una certa approssimazione, il problema può essere distinto in due tronconi. In primo luogo, conservare un file a lunghissima scadenza è compito non insormontabile, ma richiede uno sforzo tecnico, organizzativo e logistico tutt’altro che indifferente, ed è reso sensibilmente più complesso dall’autonomia delle singole conservatorie. In secondo luogo, vi sono serie perplessità su quale sia la durata del valore giuridico del file firmato digitalmente. L’opinione più severa , secondo cui, in difetto di specifiche procedure di timestamping, la scadenza del certificato (in allora di durata non superiore al triennio) avrebbe travolto l’efficacia giuridica dei documenti già firmati, con un fenomeno assimilabile alla distruzione del documento cartaceo, è stata rivista da altri studiosi che hanno individuato la possibilità di una diversa interpretazione sulla base della normativa entrata in vigore nel corso del 2003. Non vi sono dunque certezze, e resta pure da esplorare compiutamente l’interazione tra principi sull’archiviazione dei documenti della PA e validità civilistica erga omnes dei documenti medesimi.

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