Österreichisch – Italienisches Komitee des Notariats / Comitato Italo – Austriaco del Notariato

(Kitzbühel 2004/1) Mag. Klaus Schöffmann

Dr. Christian Sonnweber
Mag. Klaus Schöffmann

Il notaio nella catena dell’e-government Progetti informatici & ed atti informatizzati 

Il contesto europeo in cui al momento ci muoviamo è stato determinato dalla Commissione Europea nella sua cosiddetta Strategia di Lisbona. Il grande obiettivo europeo è infatti – entro il 2010 – rendere l’Unione lo spazio europeo più concorrenziale, più dinamico e maggiormente basato sulle conoscenze di tutto il globo. La principale strategia che potrà consentire un raggiungimento dell’ambizioso obiettivo è la coerente introduzione e applicazione delle tecnologie informatiche, ed in particolare, nel nostro caso, dell’ e-government. Accanto alle citate componenti tecniche, l’Unione Europea ha anche una componente legale, che tocca da vicino particolarmente noi, che operiamo nel campo notarile: armonizzazione del mercato interno e la libera circolazione di merci, persone e capitali nell’Unione. In futuro aumenterà sicuramente anche il volume delle transazioni legali fra i nostri due stati, l’Italia e l’Austria, in modo considerevole. Per tale motivo il convegno odierno offre aspetti particolarmente interessanti, in quanto ci offre la possibilità di conoscere le diverse strategie e le diverse tipologie d’implementazione e i loro progressi all’interno dei comitati notarili nazionali. Il Governo austriaco, nell’implementazione della strategia di Lisbona, si è preposto l’obiettivo di informatizzare tutte le procedure amministrative.

Naturalmente non è possibile trasformare parola per parola“ le esistenti procedure, ma si devono ripensare i diversi passaggi, ottimizzandoli per adeguarli nel migliore dei modi alle esigenze delle transazioni legali sostenute dall’e-government. L’amministrazione pubblica si propone di rendere le procedure più veloci riducendone i costi, ed inoltre di renderle tutte facilmente accessibili al cittadino, da casa, quasi un sportello unico“, nel completo rispetto della trasparenza. Il notariato si trova di fronte alla sfida di integrarsi in questa evoluzione, e quindi di ripensare la funzione del notaio, di farlo uscire dal mondo della carta trasferendolo in quello elettronico, in modo che sia in grado di garantire la sua efficienza e la sua posizione professionale anche in futuro. Certamente un compito non facile, uno dei grandi temi che la nostra professione si trova ad affrontare. L’implementazione normativa avviene su diversi piani: nuova o quasi è il fatto che dobbiamo applicare direttamente numerose indicazioni di diritto europeo. Numerose sono le direttive dell’UE nel settore: abbiamo una direttiva sulla firma elettronica, una sulle transazioni elettroniche, e questi sono solo due fra i molti esempi. Tali direttive devono obbligatoriamente essere recepite dal diritto nazionale, pur mantenendo quest’ultimo la sua identità e rispettando la cultura giuridica del Paese. Sia l’Italia che l’Austria hanno già recepito la direttiva sulla firma elettronica, grazie al“Signaturgesetz“ in Austria, o a una serie di norme e decreti specifici in Italia, che sono molto simili nel concetto e consentono una regolamentazione coerente a livello internazionale. Per quanto riguarda l’armonizzazione dei sistemi – un altro tema che ci tocca da vicino – possiamo qui indicare il Regolamento Bruxelles 1, che già riconosce la validità degli atti pubblici a livello internazionale e che in futuro (speriamo) garantirà anche la validità internazionale degli atti pubblici elettronici. Il collega dott. Zagami ci ha presentato le caratteristiche della firma elettronica in Italia. Ora ci siano consentite alcune indicazioni su come funziona la firma digitale (Signatur) in Austria, in modo da poter fare un confronto e vedere dove i colleghi italiani siano un passo avanti, e dove invece noi austriaci possiamo offrire interessanti spunti. La via austriaca verso la firma digitale è stata definita, come detto, dalla cosidetta “Signaturgesetz”, la legge sulla firma digitale.

L’idea di base è di conguagliare, assimilandola virtualmente, la firma digitale avanzata (sicura) alla firma autografa personale. Tale finzione consente di introdurre la firma digitale senza modificare l’esistente normativa in materia di documenti e atti. La legislazione comunque prevede una chiara limitazione nell’utilizzo della firma elettronica avanzata nelle transazioni legali: Nella norma non vengono contemplati tutti quegli atti pubblici che rilevano i settori del diritto di famiglia o quello ereditario, per i quali la legge preveda una definita e rigida forma del documento scritto

  • Allo stesso modo non vengono contemplati tutti quegli atti che richiedano una asseverazione o autenticazione pubblica, ovvero che debbano essere atti notarili.
  • Inoltre non vengono contemplati quegli ambiti in cui si tratti di richieste a Pubblici registri o comunque richieste pubbliche nella forma, e che pertanto debbano avere autentica di un pubblico ufficiale o di un notaio.

A questo ambito non si applica la legge Signaturgesetz“ e quindi esso è escluso dalle transazioni elettroniche. I colleghi in Italia dispongono di uno strumento che noi notai austriaci ancora non abbiamo, e cioè quella che noi potremmo definire la “elektronische Amtsignatur”, cioè la firma digitale autenticata da notaio, ovvero quella firma elettronica del notaio in cui il notaio stesso, grazie ad una chiave elettronica certificata, appone il suo sigillo “funzionale” quale pubblico ufficiale, facendo del documento un “atto pubblico elettronico”. Una opportunità che noi in Austria ancora non abbiamo. E questo è sicuramente uno dei punti centrali che secondo il notariato austriaco sono necessari al fine di poter esercitare la funzione notarile anche nel mondo elettronico. Ma sul tema ritorneremo in seguito. La Legge sull’e-government ci ha portato due novità importanti, ovvero tre nuovi punti per le procedure amministrative.

  • Il primo passo è la cosiddetta carta del cittadino. Questa tessera in formato carta di credito, per ciascuno dei cittadini austriaci sarà fornita anche di firma elettronica, ovvero consentirà a ciascuno di firmare“ in modo sicuro tutta la documentazione legale o amministrativa su mezzo informatico. Questo fornisce uno strumento coerente e su ampia scala, a partire già da quest’anno.
  • Un secondo fondamentale punto della legge sull’e-government è l’introduzione della firma elettronica speciale, esclusiva per gli enti e gli uffici dell’amministrazione pubblica. Inoltre è previsto anche un sistema di gestione informatica per gli atti dell’amministrazione pubblica.
  • Il terzo elemento è la possibilità di realizzare la cosiddetta notifica di documentazione“ per via elettronica, cioè tutti gli atti e documenti amministrativi che prima dovevano obbligatoriamente essere spediti con raccomandate assicurate o per mezzo di corriere potranno essere fatti pervenire per via elettronica sicura. Grazie all’implementazione delle norme dell’E-Government l’amministrazione pubblica si aspetta un rilancio e un rafforzamento della trasmissione di atti legali per via elettronica. Per noi del notariato la legge sulla firma elettronica non aveva ancora assunto un ruolo fondamentale, poiché pochi erano ancora i campi della sua applicazione per i nostri clienti, e pochi infatti la utilizzavano.

Al Notariato abbiamo introdotto una firma sicura molto presto. La direttiva UE risale al 1999, come pure la legge sulla firma elettronica in Austria è del 1999. Con l’istituzione dell’archivio degli atti nel 2000 tutti i notai austriaci, solo un anno dopo l’entrata in vigore della legge, avevano già ricevuto la card per poter effettuare la firma elettronica controllata, e potevano quindi già utilizzarla per il trasferimento di atti dal proprio archivio notarile all’archivio nazionale degli Atti. In poche parole, noi al notariato utilizziamo già da tempo la firma elettronica, in altri settori dell’amministrazione partirà a breve in modo concreto, facendo del progetto e-government una realtà. In Austria sono conosciute tre tipologie di firme:

  • la firma semplice,
  • la firma sicura (o controllata) (e solo questa tipologia vale e viene considerata alla pari della firma autografa)
  • e la nuova firma amministrativa, introdotta dalla Legge sull’E-Government, una tipologia leggermente semplificata nell’uso, rispetto alla firma elettronica controllata. Come già detto, nell’ambito del Notariato o meglio dell’Archivio nazionale degli Atti, abbiamo introdotto la firma elettronica molto presto. Desideriamo qui presentarvi alcuni esempi, in cui il Notariato ha assunto il ruolo di partner dell’e-government, dove il NOtariato ha introdotto particolari soluzioni per il settore elettronico, in modo tale da offrirvi una esauriente panoramica di quanto frequentemente questo tipo di funzione sia già utilizzata oggi dai notai austriaci.

Questi esempi di applicazione vi verranno presentati dal Dr. Sonnweber. Egregi signore e signori, i notai austriaci hanno puntato molto presto sulle tecnologie informatiche, e sarà mio compito presentarvi la situazione attuale. In seguito poi, con il mio collega, presenteremo anche il sistema archivistico Cyberdoc. Il nostro mondo informatico è iniziato giá nel 1972 con l’introduzione del Registro Centrale Austriaco dei Testamenti. Inoltre offriamo l’opportunità di ottenere estratti dei registri catastali o delle imprese attraverso la Camera Notarile o una impresa partecipata dalla Camera stessa. Gestiamo anche il registro elettronico dei depositari fiduciari, per le transazioni immobiliari. Gestiamo la Notartreuhandbank , la Banca Notarile Fiduciaria, la quale è un ulteriore sviluppo del citato registro. Tutte le transazioni immobiliari e le relative somme depositate passano attraverso questa istituzione, sono assicurate in modo particolare, e quindi offrono un ulteriore sviluppo del prodotto ai sensi della protezione del consumatore, e che viene molto apprezzata dai nostri clienti. Gestiamo anche direttamente l’Archivio Centrale degli atti, ma di ciò parleremo più tardi in dettaglio. Consentiamo a tutti i notai, attraverso la Camera, di effettuare visure e richieste al RIS, il sistema informatico Federale , e alla banca dati di tutta la legislazione nazionale , ad ogni livello.

Da circa cinque mesi abbiamo accesso diretto al registro anagrafico centrale. Ciò consente ad ogni notaio, in caso operi in funzione di commissario giudiziario in procedure ereditarie, di ottenere facilmente indirizzi o recapiti delle persone coinvolte, cosa che certamente facilita e rende più veloce il lavoro. Possiamo anche mettere a disposizione informazioni derivanti dal registro delle imprese artigiane. Inoltre già il 20% dei colleghi si è dichiarato disposto a fungere da “sportello” per la registrazione di firme elettroniche sicure , ovvero i notai saranno in grado di attivare presso i loro studi quelle tessere che vengono vendute dai provider autorizzati. Crediamo infatti che sia il notaio a dover svolgere questa funzione, in quanto per la popolazione i concetti di “firma autorizzata”, “accertazione dell’identità” o “sottoscrizione” sono strettamente collegati alla figura professionale del notaio, e noi desideriamo che ciò si conservi anche in futuro. I notai inoltre effettuano il calcolo preventivo delle imposte e tasse da versare allo stato, nel corso di diverse procedure legali. A ciò siamo collegati a Finanz-Online di cui parleremo in dettaglio più tardi. Le suddette applicazioni registrano un altissimo grado di penetrazione sul “mercato”. Per le principali applicazioni, il registro testamentario, quello fiduciario, l’archivio centrale e la Banca Fiduciaria, arriviamo al 100%, in quanto i notai sono tenuti per legge ad utilizzare queste applicazioni nel corso della loro attività. Non obbligatorio ma individuale è l’utilizzo del mezzo elettronico per ottenere gli estratti dei registri (imprese, catastale, artigianale). Qui è presente anche la concorrenza. Ma ci è riuscito di convincere già l’83% dei colleghi a effettuarlo attraverso di noi della Camera, e tale percentuale sale gradualmente.

Ho già anche citato le banche dati legali, le quali sono l’accesso a sentenze, letteratura integrante e testi di legge. Il registro anagrafico centrale ci collega, nel caso di procedure ereditare, a ottime opportunità tecniche, e lo sportello di attivazione per le card è già stato citato. Andiamo ora nel dettaglio. Il Registro centrale dei Testamenti è attivo dal 1972. L’ultimo aggiormento tecnologico è stato effettuato nel 99/00. I dati vengono inseriti sia dai notai, che dai tribunali o dagli avvocati. Per i notai ed i tribunali questa attività è obbligatoria per legge. Gli avvocati ne hanno facoltà. Una misura dei dati invece è consentita solo a notai (nella loro fnzione di commissari giudiziari) o per i tribunali. Per i tribunali esteri ottenere una visura è possibile per via di rogatoria, attraverso il Bezirksgericht Innere Stadt (Pretura del 1. Distretto) di Vienna. In questo schema vedete lo sviluppo delle registrazioni. dal 1972 al 13 Settembre 2004 sono stati registrati 1,6 milioni di testamenti. Quello che viene registrato non è il testo del testamento, ma l’indicazione della sua esistenza, per cui un notaio, in funzione di commissario giudiziario, è obbligato a controllare nel registro centrale se sussista un testamento o meno. La maggior parte dei testamenti si trova depositato presso i notai o negli archivi e repertori notarili. Solo l’1% viene depositato presso tribunali, il 4% presso avvocati. Si vede quindi che la redazione e il deposito (archiviazione) dei testamenti rappresenta veramente uno dei settori primari dell’attività dei notai. La Notartreuhandbank – Banca fiduciaria notarile è una banca totalmente elettronica. Tutte le transazioni fiduciarie – ad accezione di pochissime – devono essere qui registrate. Tutti i flussi di denaro devono passare attraverso la Banca Fiduciaria e devono essere predefiniti.

Tutto ciò accade per via totalmente elettronica. Grazie a questa sicura e controllata forma di transazione siamo riusciti a raggiungere un altissimo gradi di sicurezza per le transazioni fiduciarie. Si tratta di un “prodotto” nato e sviluppato da una professione, e conduce ad un vantaggio concorrenziale sul mercato. I notai austriaci si trovano infatti in costante concorrenza, per quanto riguarda le transazioni immobiliari, con altre figure professionali. Nel 2003 sono stati effettuate attraverso i notai austriaci 23.300 transazioni fiduciarie immobiliari. Si nota anche una forte tendenza ad un aumento di questi numeri, e noi riteniamo che il Registro Fiduciario e la Banca Fiduciaria Notarile abbiano fortemente contribuito a questo sviluppo positivo, ad aumentare la già presente fiducia nella figura del notaio. Interessante è anche il livello di queste transazioni. In grandissima parte, cioè il 92%, le somme trattate vanno da 72 mila a 360 mila Euro. Evidentemente è il classico caso in cui qualcuno finalmente riesce ad acquistare un terreno, un appartamento o una casa, e pertanto vuole effettivamente garantirsi, vedersi sicuro in una delle decisioni finanziarie più importanti della sua vita.

Qui potete vedere la schermata del programma utilizzato dai notai. Tutte le applicazioni che ho già citato, dal registro testamentario a quello fiduciario, l’archivio atti, la banca, sono presente in un unico desktop, chiamato No1, un programma speciale presente i tutti gli studi notarili, che verrà presentato ora dal collega Klaus Schöffmann nelle sue particolarità. Tutti i servizi della Camera del Notariato o delle società a cui essa partecipa, vengono utilizzati e gestiti nei singoli studi notarili grazie ad un programma unico, collegato ad una interfaccia centralizzata. Il software quindi è identico per tutti in Austria. In tal modo anche la Banca Fiduciaria Notarile dispone di uno sportello virtuale in ogni studio notarile. I notai per legge devono passare attraverso il Registro e la Banca Fiduciaria per portare avanti qualsiasi transazione fiduciaria, e quindi possono offrire un altissimo livello di sicurezza, che nessun altro studio professionale può offrire nelle transazioni immobiliari. Come ha già accennato il Dr. Sonnweber, tutto ciò offre ai notai certamente un notevole vantaggio sul concorrenziale mercato dei servizi legali che si presenta in Austria. Quali altre applicazioni sono utilizzate dal Notariato? La prima è la cosiddetta Finanzonline: essa è il servizio centrale a disposizione sia dei notai che di altri gruppi professionali (ad esempio commercialisti e fiscalisti, o anche avvocati), ed anche del singolo cittadino, per i servizi legati alla amministrazione fiscale. Dal 1997 l’amministrazione ci ha delegato alla raccolta delle imposte e contributi, in particolare nelle transazioni immobiliari, in modo che ormai questi pagamenti vengono fatti solo ed esclusivamente attraverso i notai.

Ed il notaio lavora direttamente sul sistema dell’Intendenza di Finanza: utilizza i dati in tempo reale, identifica la persona attraverso il suo codice di assistenza sociale, ottiene attraverso la rete tutti i dati necessari, in particolare data di nascita ed indirizzo, ovvero tutti i dati essenziali per la determinazione dei contributi da versare, e grazie a tali dati e tale collegamento è in grado di calcolare nei singoli casi le quote per imposta di transazione immobiliare, per donazioni o istituzioni societarie. In futuro sarà possibile utilizzare il sistema anche per quei casi di procedure ereditarie, in cui il notaio funge da commissario giudiziario. Anche per le certificazioni di notifica, ovvero di avvenuta consegna di documentazione dell’amministrazione fiscale, il notaio ha ottenuto facoltà di misura in particolari e definiti campi, per cui può “scaricare” determinati atti dell’intendenza di finanza e – esattamente come fosse uno sportello della finanza – emettere ricevuta di avvenuto pagamento per le imposte dovute. Una tale ricevuta è infatti molto spesso documento essenziale per poter iscrivere diritti nei registri immobiliari e catastali. In concreto può avvenire che grazie al sistema del FinanzOnline si possa effettuare una vera transazione digitale, cioè senza assolutamente bisogno che alcun supporto cartaceo venga scambiato fra l’intendenza di finanza ed il notaio, in quanto l’intendenza stessa può dare visura degli atti elettronici, ed egli stesso può avere misura delle certificazioni di avvenuto pagamento. Come queste visure possano avvenire attraverso l’Archivio Centrale degli Atti, lo vedremo in seguito utilizzando un esempio pratico. Qualsiasi notaio in Austria, ma anche il singolo cittadino, ha completo accesso alla Raccolta Legale dello Stato (www.ris.bka.gv.at).

Anche i colleghi italiani,che avessero necessità di informarsi sul diritto austriaco, possono facilmente fare ricerche in questo sistema (necessaria è la conoscenza della lingua tedesca). In questa banca dati sono raccolti tutti i documenti e le norme, a partire dalle direttive e norme dell’UE, sino ai vari regolamenti e decisioni a livello comunale; inoltre si trovano tutte le sentenze dei tribunali d’assise e della Corte Suprema. Una delle applicazioni chiave per l’attività del notaio è senza dubbio il Catasto Elettronico. In questo settore il notariato austriaco ha svolto sempre un ruolo pionieristico, a livello internazionale. Il Catasto in Austria viene gestito elettronicamente sin dal 1973. Si possono avere visure elettroniche di tutti i terreni ed immobili in Austria. I registri catastali vengono gestiti dai Tribunali Distrettuali (Bezirksgerichten). I notai hanno anche la facoltà di emettere estratti ufficiali. Tutto ciò rappresenta una sorta di servizio precursore dell’e-government, con 30 anni di anticipo. Sulla base dei dati messici a disposizione dall’amministrazione giudiziaria, possiamo redigere ed emettere un documento ufficiale con i dati attuali del catasto.

Su questo documento apportiamo la firma ed il timbro notarile, facendone quindi un atto pubblico, con pieno carattere probatorio. Non ci troviamo di fronte ad un vero e proprio atto elettronico, in quanto il documento è cartaceo, ma è comunque un passo pionieristico, che abbiamo già potuto realizzare in Austria. Il registro del catasto in Austria viene gestito on-line. Ciò significa che nonappena contratto di acquisto viene sottoscritto presso un notaio, il notaio stesso può effettuare il calcolo delle imposte dovute e incassarle, senza necessità di richiedere permessi o mandati speciali, e che la richiesta di iscrizione al registro catastale viene immediatamente presentata al tribunale competente, e – se il conservatore catastale è aggiornato nel suo lavoro e la richiesta viene approvata velocemente – potenzialmente nel giro di 1-2 ore è possibile risultare registrati quali effettivi proprietari del terreno o immobile appena acquistato. Tutto ciò rappresenta una notevole velocizzazione delle transazioni e della venuta in essere della sicurezza legale (tutela dell’acquisto di proprietà), in quanto il catasto elettronico in Austria gode di notevole credito. Ciò che vi è registrato, vale per tutti. La prossima fase di innovazione del registro catastale, a cui l’amministrazione sta alacremente lavorando, sarà di trasformare l’attuale archivio degli Atti, che viene ancora gestito in forma cartacea, trasformandolo in un archivio totalmente elettronico. A tale scopo i notai stanno già mettendo a disposizione i loro atti per il sistema elettronico che è in corso di sviluppo.

Non è ancora certo cosa ci porterà il futuro, eccetto il fatto che l’Archivio degli Atti sarà completamente elettronico. Al momento però vengono redatti già ca. quattro milioni di estratti del registro in forma elettronica ogni anno. Come sarà questo Archivio Elettronico? L’estratto del catasto porterà un riferimento ad un atto archiviato elettronicamente, e cliccando su questo riferimento si potrà avere la schermata dell’atto, e tutti gli atti attualmente archiviati (in forma cartacea) potranno venir scannerizzati e resi accessibili facilmente sul monitor del computer. È possibile effettuare una stampa della visura, ma non dare a questa stampa qualità di atto pubblico. Sarebbe praticamente solo un documento informativo senza valore probatorio. Ma questa è la soluzione pensata in Austria. Analogamente al catasto, funziona anche il registro delle imprese, da molti anni on-line. Tutte le imprese austriache tenute a farlo per legge (quindi non quelle individuali) sono iscritte in questo registro. Anche il Registro delle Imprese lavora in tempo reale già da decenni. Gli estratti vengono sempre aggiornati, iscrizioni avvenute oggi sono domani visibili. Non è così veloce come il sistema del catasto, ma come per il catasto, anche per qui i notai possono redigere autonomamente estratti dal registro, ed anche qui è prevista trasformazione dell’Archivio degli Atti.

Come noto il Regolamento sulla Pubblicità dell’Unione Europea stabilisce l’obbligo di rendere possibile in forma elettronica tutta l’immissione dei dati, come anche le visure. Il notariato ha già predisposto la base per implementare tale norma. La grande masse degli atti utilizzati nelle procedure imprenditoriali, sono comunque atti pubblici, cioè contratti societari, delibere delle assemblee, etc. Tutti questi atti sono già presenti nell’archivio del notariato austriaco e possono essere messi a disposizione per visura per i tribunali competenti. Un punto su cui noi ancora lavoriamo, e da come ho sentito dalle relazioni dei colleghi gli italiani sono già più avanti di noi, è la possibilità di presentare richieste ai tribunali in forma elettronica. IN linea di massima è stabilito uno scambio legale in via elettronica, ma non ancora per le procedure legate a catasto o registro delle imprese. Qui non sussiste ancora la possibilità di presentare domante e richieste per via elettronica.

Ci sono stati anche dei progetti-pilota, in cui si era pensato di integrarsi al sistema giudiziario, cioè che il notaio possa per così dire direttamente ricevere l’incarico di commissario giudiziario per via elettronica. Una applicazione pratica però ancora non c`è. Vedremo in futuro. Un altro compito per il futuro sarà anche di meglio coordinare ed integrare fra loro i singoli progetti sinora presentati. La piattaforma di lavoro comune sarà l’Archivio Centrale del Notariato, che il Dr. Sonnweber presenta ora in dettaglio. Se guardiamo alla situazione in cui è nata l’idea di questo archivio vediamo che ogni notaio in Austria al momento del suo pensionamento, o del suo decesso, deve passare tutti gli atti del suo studio al Tribunale regionale competente. In Austria ci sono 16 Tribunali Regionali (Landesgericht) e dal 1851 tutti gli atti notarili vengono qui conservati. Una situazione quasi da commedia: quando lo studio, per esempio nel centro di Vienna, viene chiuso, la strada viene chiusa al pubblico, arriva un camion, carica tutto e lo porta al tribunale. E ci si può anche immaginare che non è una gioia, per i tribunali, vedersi arrivare queste montagne di carta. Il nostro problema, al tempo dell’ideazione del progetto, era che molto probabilmente in un prossimo futuro i costi per questa archiviazione sarebbero stati caricati a noi.

In Austria ci sono ca. 470 sportelli amministrativi, con un totale di circa 3000 addetti, e i costi di questo apparato sono costantemente in crescita. Per questo avevamo il timore di eventuali costi a nostro carico. Siccome, come detto, avevamo già una notevole esperienza in e-government grazie alla gestione dei registri e le applicazioni di electronic-banking, su diverse piattaforme. Per questo è venuta naturale l’idea di rinnovare i classici archivi notarili, il passato era il supporto cartaceo, il futuro sarebbe stato elettronico. La nostra intenzione era di garantire la disponibilità di tutti gli atti notarili utilizzando le nuove tecnologie al servizio dello studio notarile; allo stesso tempo l’obiettivo era di rafforzare il ruolo del notaio quale partner dell’e-governmet dell’amministrazione statale e di togliere la polvere del passato, rinfrescando l’immagine del notaio per il mondo economico, ma anche politico e nell’opinione pubblica. La strategie già allora era di sviluppare un archivio elettronico centrale per tutti i documenti e gli atti, che offrisse una soluzione efficacie e una duratura conservazione dei dati. Il Notariato austriaco ha cercato volutamente la collaborazione di partner esperti nel campo tecnologico, di cui fossimo anche sicuri che ci avrebbe potuto assistere anche fra dieci o vent’anni. E la scelta è caduta per questo sulla Siemens AG Austria. Abbiamo introdotto l’obbligatorietà dell’archiviazione elettronica per tutti gli atti notarili, cioè con la modifica dell’Ordinamento Notarile abbiamo introdotto la base legislativa per l’obbligatorietà.

L’archivio viene finanziato da un contributo forfetario una-tantum dal cliente, indipendentemente da quale sia il volume dell’atto, quatto o quaranta pagine, vengono pagati 32,70 Euro, che il notaio versa alla Cyberdoc (www.cyberdoc.at). I vantaggi del nostro sistema sono una archiviazione sicura e duratura degli atti elettronici, un accesso veloce, risparmio di tempo. È un archivio centralizzato con grande potenziale di ampliamento, e abbiamo dato prioritaria importanza alle misure per la tutela da uso illecito e al facile rintraccio di tutti gli accessi per questioni di controllo. A tutti coloro che ne hanno diritto viene consentito l’accesso di lettura, con la possibilità di altri utilizzi degli atti da parte delle autorità, del mondo economico e del consumatore. Una volta che l’atto viene registrato chi ne abbia bisogno (e diritto) può ottenere l’accesso al sistema, visualizzare il documento, farne delle copie (esattamente come per la variante cartacea) e spedirle alle varie istanze e istituzioni. Per rendere possibile tutto ciò e per gestire il tutto, è stata istituita una apposita società, appunto la Cyberdoc GmbH. Da parte del Notariato si da alla società la base legale, il know.how professionale, gli atti notarili, per così dire la materia prima.

E naturalmente il Notariato ed i notai mantengono il controllo sull’esercizio e sulla gestione degli accessi autorizzati, in quanto questo è senza dubbio un compito che non si può delegare ad esterni. Sono il Notariato nazionale, e i singoli Consigli Regionali, a decidere chi avrà accesso al sistema, e con quale grado di autorizzazione. La Siemens contribuisce con la tecnologia, il management del progetto, lo sviluppo software ed il suo supporto, e soprattutto con l’esercizio del Centro di Calcolo. La Siemens gestisce a Vienna il maggiore centro di calcolo industriale di tutta l’Austria, presso cui vengono elaborate anche applicazioni di terzi. Di questo parlerò fra poco. La concezione tecnica del nostro archivio è la seguente: In ogni studio notarile in Austria esiste un posto di lavoro assolutamente identico, cioè un PC, una connessione ISDN, uno scanner, una stampante, una tessera con microchip ed un lettore per questa carta. Gli atti vengono redatti tradizionalmente in forma cartacea, vengono sottoscritti dalle parti e dal notaio, che appone anche il suo sigillo, e quindi scannerizza immediatamente il documento, digitalizzandolo, memorizzandolo presso di lui, e spedendone una copia digitale in archivio. Naturalmente per tutto ciò può utilizzare la sua card per la firma elettronica, codificando il file e tutelandosi da qualsiasi manomissione.

Pertanto il file lascia lo studio in una forma più che sicura e non può essere decifrato, se intercettato. Il file viaggia sulla rete del Gruppo Raiffeisen (RAIVAN), che è nostro socio nella Banca Fiduciaria, e dopo aver superato diverse sistemi di sicurezza, firewalls e controlli, arriva al Centro di Calcolo della Siemens. Qui sussiste una struttura altamente sicura, come solo può offrire un partner di tale portata. Due sono in effetti i Centri di Calcolo, uno di essi si trova 500 metri al di sotto del primo, in cui i sistemi funzionano alla pari, e con essi anche l’archivio notarile. Il secondo Centro di Calcolo è posto in un vero bunker sotterraneo, ma noi abbiamo pensato ad un ulteriore sistema di sicurezza. Nel caso entrambi i sistemi a Vienna dovessero andare fuori uso, cosa alquanto improbabile, noi comunque trasferiamo una volta a settimana tutti i documenti in un bunker del Governo. Pertanto, nel peggiore dei casi, va perduta la produzione di una sola settimana. Come ho già detto, i diritti di accesso vengono gestiti dalle Camere notarili regionali. 

Per mezzo della Banca Fiduciaria, il notariato ha una partecipazione minoritaria, esattamente come anche la hanno la Camera degli Avvocati, e la Camera dell’Economia (che corrispondono alle istituzioni italiane dell’Albo degli Avvocati e della Camera di Commercio). Inoltre nel sistema hanno un ruolo anche il sistema giudiziario, fiscale, o per esempio i governi regionali, ovvero tutte quelle istanze che hanno necessità di elaborare gli atti redatti dai notai (ad esempio nel caso di concessioni nel settore delle transazioni immobiliari). La maggior parte dei nostri sforzi, e anche dell’impegno finanziario ed organizzativo, l’abbiamo dedicata al sistema di sicurezza. In questo caso abbiamo preso a riferimento le normative dell’Ente Federale per la Sicurezza delle Tecniche Informatiche della Repubblica Tedesca. È stata effettuata una precisa analisi delle minacce e dei rischi, e infine sviluppato un concetto di sicurezza, in cui si sono presi in considerazione veramente tutti i potenziali rischi. In poche parole, abbiamo riflettuto cosa possa accadere in studio, a quale tipo di rischio va incontro la rete, cosa succede nelle Camere Regionali, alla Camera Federale, presso i vari partner o anche nella Banca Fiduciaria, o presso il certificatore o nella rete del Raiffeisen. Prima di tutto i rischi a cui vanno incontro i dati: noi garantiamo la segretezza grazie alle procedure di codificazione, l’integrità dei dati grazie alla cosiddetta procedura “Hasch” (un procedimento matematico in cui si provvede a controllo comparati, che consentono di riconoscere anche una virgola modificata).

Inoltre il grado di sicurezza al Centro di Calcolo è altissimo. Persino i collaboratori o il personale della Siemens che lavorano in questo sistema hanno accesso ai file solo nella loro forma codificata. Il tutto viene costantemente seguito da un tecnico informatico, una sorta di notaio tecnico“, che ogni anno redige una perizia, confermando se siamo aggiornati a livello tecnico, oppure indicandoci quali sviluppi tecnici debbano essere implementati al sistema per mantenere il livello di sicurezza. Quale è allora la situazione alla fine di agosto o a settembre del 2004? In tutti i 471 studi notarili è stato installato questo sistema, la registrazione digitale degli atti prodotti dal 1.1.2000 è già conclusa, mentre la produzione attuale viene regolarmente memorizzata in forma digitale. Al momento sono memorizzati all’archivio degli atti ca. 440.000 atti, tutti firmati digitalmente e codificati. Ci stiamo impegnando ulteriormente per implementare ulteriori applicazioni integrative. Noi riteniamo che grazie al sistema dell’Archivio si possono realizzare enormi semplificazioni della gestione. Invece di spedire la classica copia alle autorità, si consente ad esse la visione dei singoli documenti presenti nell’Archivio degli Atti, a secondo della necessità. Non però in libera navigazione; ad esempio il notaio darà accesso all’intendenza di finanza solo per particolari documenti, necessari al controllo o alle particolari procedure. Un tale diritto di accesso può anche venir limitato nel tempo, come anche venir annullato.

Le parti (i clienti) sono i veri “signori” del documento. Ciò vuol dire che il notaio fa con/del documento ciò che è nella volontà del cliente, oppure ciò a cui è tenuto per legge. Grazie a speciali links, le persone autorizzate possono accedere direttamente dai registri pubblici ai documenti ad essi collegati, ad esempio come detto dal collega Schöffmann, partendo dall’archivio degli atti possiamo arrivare ad un contratto societario, oppure un contratto immobiliare. Il nostro partner principale è naturalmente il sistema giudiziario austriaco, responsabile sia del catasto che del registro delle imprese. Nell’estate del 2003 abbiamo realizzato un progetto pilota con il Tribunale di St. Pölten (Bassa Austria). 35 notai, per due mesi, hanno comunicato in forma elettronica con il tribunale, e così abbiamo potuto dimostrare che il traffico elettronico è tecnicamente realizzabile, e che i documenti sono accessibili al tribunale in forma elettronica o perché il tribunale “richiama” gli atti, o perché il tribunale ne prende visione attraverso Cyberdoc. Noi riteniamo che grazie a questo progetto pilota abbiamo potuto contribuire anche a spingere il sistema giudiziario a occuparsi di questi nuovi sviluppo, e a pensare alla possibilità di un suo proprio sistema. Per tutti i settori in cui sono coinvolti i notai si prevede una cooperazione della Cyberdoc con le istituzioni.

Al momento si stanno portando avanti intensi contatti con il Ministero di Giustizia, in quanto anche la legislazione deve essere adeguata. Possiamo dire di essere a buon punto. Della cooperazione con l’intendenza di finanza è già stato detto, e anche del controllo del calcolo autonomo di imposte e contributi. Abbiamo in corso anche un progetto pilota per transazioni di terreni, insieme al Governo regionale del Tirolo, con il sostegno dei colleghi di Innsbruck e della direzione amministrativa distrettuale di Innsbruck Land. Anche in questo caso è stata confermata la fattibilità tecnica della scelta elettronica nelle procedure di trasferimenti immobiliari. L’unica difficoltà ancora è nell’organizzazione del lavoro presso le istituzioni, e negli studi notarili, ma sono certamente piccoli problemi risolvibili. La direzione presa è ormai veramente chiara. Una ulteriore possibilità di sviluppo per l’archivio degli atti si trova nella “Dokubox”. Si tratta di un pacchetto di documenti personali, che i cittadini purtroppo non hanno in mano quando ne hanno effettivo bisogno. Ad esempio i certificati di nascita, o di cittadinanza, diverse certificazioni, etc. Tutto ciò potrebbe essere “depositato” in una “cassetta” elettronica da ciascuno in possesso di una firma digitale sicura. E quando se ne ha bisogno (ad esempio per fare domanda di passaporto sul sito governativo www.help.gv.at, già attivo), basterebbe dare accesso ai documenti necessari a quelle istituzioni che ne hanno bisogno/diritto.

A conclusione vorrei solo mostrare in quale forma tecnica può essere concretizzata la disponibilità dei documenti: Qui a sinistra vedete i link, sopra c`è il notaio nel suo studio. Il notaio redige l’atto, lo scannerizza, lo spedisce in archivio. Al momento parliamo ancora degli atti notarili, ma naturalmente la procedura può funzionare anche per atti e scritture private, con le stesse caratteristiche. A questo punto, con l’atto registrato in archivio, il notaio può dare libero accesso a quel particolare documento per le autorità che lo richiedono (ad esempio il catasto o il registro delle imprese). Il documento viene così “passato” ad una specie di sala di lettura, e può venir scaricato da chi ha avuto l’autorizzazione. Con questo modello riteniamo che possa essere messo a disposizione e ben utilizzato tutto il materiale contenuto nell’archivio. A livello tecnico funziona tutto. Ora attendiamo solo che la Repubblica austriaca crei effettivamente la possibilità, attraverso l’aggiornamento del Codice di Procedura Civile, dell’Ordinamento Notarile o della Legge sull’Organizzazione dei Tribunali, del Catasto o del Registro delle Imprese, di una redazione elettronica degli atti da parte dei notai, e di utilizzarli con le metodologie presentate. Esiste già una bozza per la modifica delle normative professionali per notai ed avvocati, in cui sono previste queste possibilità, e noi siamo in stretto contatto con il ministero, anche con il sostegno di personale tecnico, per trovare insieme soluzioni realizzabili. Il nostro obiettivo è naturalmente di mantenere la tipologia dell’atto notarile anche nel mondo elettronico.

Anche in questo mondo infatti deve esistere un atto notarile pubblico, esattamente come nel mondo cartaceo; quello a cui aspiriamo è che esso abbia una forma legale anche nella sua struttura elettronica, in quanto siamo nell’epoca dell’elettronica. La parte conclusiva della nostra presentazione riguarda le idee di come si possa arrivare dal documento cartaceo all’atto elettronico. Prima di tutto ricordiamo che, quando parliamo di atto, esso ha particolari caratteristiche, sia esso notarile o un atto o documento per così dire comune. Gli atti notarili hanno una funzione e ruolo particolare, di garanzia nei rapporti legali privati. Il notaio è responsabile della documentazione e dell’archiviazione, il notaio è responsabile del fatto che il cliente sia ben informato sul concreto contenuto del documento, che gli siano chiare le conseguenze dell’accordo sottoscritto. Il notaio è il consulente del cliente, verifica la documentazione, mette il cliente sull’avviso nel caso voglia agire avventatamente (e magari contro il suo interesse), tutelandolo quindi nel suo diritto.

Per molti aspetti il notaio supera anche questi suoi compiti prettamente legali e consiglia anche sugli aspetti fiscali o altri aspetti legati ai temi trattati. Un atto redatto da un notaio ha quindi la funzione di prevenire i diverbi o eventuali controversie legali, in quanto tutto viene discusso e chiarito prima della concreta redazione dell’atto. E l’atto stesso ha totale forza probatoria del suo contenuto. Proprio per questa sua funzione tutelare del diritto del cliente, la tipologia dell’atto pubblico, o atto notarile, è obbligatoria per legge in settori molto delicati. Non dimentichiamo infatti che l’atto notarile, al contrario di altri atti, ha anche forza esecutiva, può quindi contribuire concretamente all’attuazione del diritto e costituisce uno strumento economico, veloce e efficiente. Tenendo presenti queste qualità, desideriamo ora delineare la differenza fra un atto (notarile) cartaceo ed uno elettronico. Il nostro concetto di atto (Urkunde = documento originale per rendere pubblico q.c.) si definisce per il fatto che abbiamo in mano uno strumento concreto, in genere cartaceo. L’atto viene redatto concretamente e concretamente sottoscritto. Tale sottoscrizione ha particolare significato, in quanto assicura che la persona che firma si identifica (quindi accetta) il contenuto del documento, e che la persona che sottoscrive è anche effettivamente quella che vuole realizzare il contenuto del documento stesso. La sottoscrizione documenta anche l’integrità dell’atto, ha per così dire valore di un sigillo, e per il sottoscrittore ha anche valore di monito: attenzione, con la mia firma metto in atto conseguenze legali.

Tutte queste funzioni sono uguali sia l’atto (scrittura) privata che nell’atto pubblico notarile. E per il settore elettronico? L’atto elettronico non è concreto, tangibile. Non posso prendere in mano il flusso di dati. Forse non ho la forma scritta, ma ho comunque un testo. Sono quindi in grado di leggerne il contenuto, sullo schermo del computer o proiettandolo. E la firma autografa corrisponde nel mondo elettronico alla firma digitale. Il diritto austriaco conosce già gli atti pubblici elettronici. Ed anche il diritto italiano – da quanto ho capito – riconosce quegli atti che sono stati siglati dal notaio con la sua firma digitale, concedendo loro la stessa qualità di atto pubblico. Spero di aver compreso correttamente, in quanto questo è sicuramente uno dei punti più interessanti per la seguente discussione. Questo atto elettronico pubblico dovrebbe poter esistere quindi anche nel mondo del notaio. All’inizio abbiamo sentito che la legge sulla firma digitale nelle sue applicazioni non comprende ancora molti aspetti della vita di ogni giorno. Ed a buona ragione, in quanto molti dei settori sono proprio quelli in cui è il notaio ha svolgere la funzione di redattore (e garante) dell’atto. Ma anche questi settori verranno ben presto assorbiti dal mondo elettronico. Per questo è necessario, a nostro avviso, che il notaio disponga di uno strumento quale l’atto elettronico pubblico.

La nostra idea si indirizza a garantire una equivalenza funzionale. Istituti legali noti e ben funzionanti, quali oggi a noi conosciuti, devono poter mantenere la loro funzione anche nel mondo dell’elettronica. Per questo il concetto di “atto”, come utilizzato dalla procedura civile, e quello di atto pubblico e privato, e quello di atto elettronico (privato) devono poter essere ampliati e integrati dal nuovo concetto di atto pubblico elettronico (che al momento è noto e usato solo a livello di amministrazione pubblica). Il quadro legislativo è parzialmente già costituito, in parte ancora da creare. L’obiettivo, come detto, è quello di raggiungere il dualismo dell’atto elettronico e della scrittura privata su mezzo cartaceo, come pure dell’atto pubblico elettronico e di quello su mezzo cartaceo. Per il Notariato ciò significa che i compiti del notaio nelle procedure di redazione degli atti andranno riprese anche nella redazione elettronica“. Ovvero anche qui dovrà leggere agli astanti il documento, la sua redazione funzionerebbe esattamente come succede ora. Bisogna riuscire a mantenere lo stesso alto grado di sicurezza e garanzia. Nella nostra tradizione giuridica, l’atto notarile gode di alta considerazione, garantita dalla funzione stessa del notaio. E tale deve rimanere anche per il suo fratello elettronico. Ora vediamo come si svolge la procedura per un atto elettronico: il notaio consiglia ed assiste le parti nell’ideazione del testo e nella sua redazione.

Una copia viene stampata eletta alle parti. Nel caso del documento elettronico questo può essere letto sulla schermata o addirittura reso visibile alle parti a mezzo proiettore. Quindi, nel mondo cartaceo, le parti sottoscrivono la versione su carta, confermando che tale versione corrisponde alle loro volontà. Nel mondo elettronico le parti siglano il file a mezzo delle loro firme digitali, dopo di che sarà il notaio ad apporre il suo “sigillo” elettronico ufficiale. In tal modo è nato un “atto pubblico notarile elettronico”. Attualmente i notai assicurano e archiviano gli atti cartacei – come ha descritto il Dr. Sonnweber – nell’Archivio degli Atti, facendoli passare attraverso lo scanner (cioè digitalizzandoli). La stessa strada da quanto ho capito viene percorsa in Italia. Invece l’atto elettronico verrebbe automaticamente archiviato nella sua forma elettronica, saltando il passaggio della digitalizzazione. Entrambe le forme dell’atto possono venir depositate nell’Archivio degli Atti, e questo è un notevole vantaggio per il futuro. Infatti l’accesso a questo archivio è stato pensato concedendo particolare attenzione all’aspetto della sicurezza. Questo vuol dire che se i sistemi matematici di codificazione attualmente utilizzati in futuro potrebbero venir “scoperti”, ciò non avrà alcuna influenza sulla integrità del nostro “atto”, in quanto l’atto stesso viene archiviato in una copia di sicurezza – appunto nel nostro Archivio centrale, ove il livello di sicurezza è insuperabile, e comunque costantemente aggiornato. Quello di cui noi in Austria abbiamo ancora bisogno, solo per richiamarlo alla memoria, è una firma digitale (sigillo) ufficiale per i notai, cosa che al momento non abbiamo, ma che è una prospettiva per il futuro.

E ancora, voi sapete che il prossimo anno entrerà in vigore il cosiddetto Bruxelles 1, cioè abbiamo la direttiva per i titoli esecutivi. Poiché Bruxelles 1 conosce già la tipologia dell’atto pubblico, e che l’Austria, nel suo ordinamento interno, conosce lo strumento dell’atto pubblico elettronico, potremmo creare anche un titolo esecutivo (di sequestro) elettronico sulla base dei nostri atti notarili con forza esecutiva. Potrebbe funzionare in questo modo: l’atto notarile con forza esecutiva, la sua traduzione e il modulo richiesto dalla direttiva, vengono introdotti (digitalizzati) nell’archivio degli Atti. Il creditore concede mandato al notaio di rendere visibile o di concedere accesso all’atto per – per esempio – il tribunale competente in Spagna. A questo punto il tribunale spagnolo grazie ad una firma digitale si identifica presso l’archivio austriaco e può scaricare l’atto, la sua traduzione e il modulo di esecuzione del sequestro, mettendosi in grado in tal modo di effettuare un sequestro direttamente sulla base dell’atto austriaco. Questa certamente è una prospettiva futura, che oggi già sarebbe tecnicamente possibile, e dove solo l’implementazione legislativa manca, ma è realizzabile con minimo sforzo. Concludendo, l’Archibio degli Atti, come ve lo abbiamo presentato, è una componente fondamentale per il futuro delle transazioni legali in Austria e anche a livello internazionale. Deve solo essere garantito che anche nell’implementazione in questo nuovo sistema, gli atti elettronici mantengano l’alto grado di discrezione e di sicurezza garantiti dal notaio e dai suoi atti. Se ciò accadrà, il notaio sarà certamente in grado di offrire un contributo essenziale a semplificare le procedure amministrative sia a livello nazionale che a livello internazionale. Kitzbühel, am 24 September 2004 § 4 Legge sulla firma digitale austriaca: Ambiti di efficacia particolare.

(1) Una firma digitale sicura (certificata) rispetta le caratteristiche legali di una firma autografa, in particolare della forma scritta ai sensi del § 886 ABGB, a meno che non sia stabilito diversamente dalla legge o da accordi fra le parti.

(2) Una firma digitale sicura (certificata) non risulta avere la stessa efficacia legale della forma autografa del § 886 ABGB 1. in caso di transazioni e atti legali del diritto di famiglia e del diritto ereditario, che richiedano imprescindibilmente la forma autografa o rigidi criteri di forma, 2. in caso di altre dichiarazioni di volontà o di atti legali, che necessitino per la loro validità di una autentica giudiziaria o notarile, o che siano legati alla forma dell’atto notarile. 3. in caso di dichiarazioni di volontà o di atti legali o di affermazioni, che per essere registrate nei pubblici registri del catasto o delle imprese necessitino di una autentica giudiziaria o notarile, o dellla forma dell’atto notarile. 4. in caso di una dichiarazione di garanzia (Bürgschaftserklärung § 1346 Abs. 2 ABGB) rilasciata da persone al di fuori della loro attività artigianale, commerciale o professionale.

(3) Le disposizioni del § 294 ZPO (Codice Procedura Civile) riguardanti l’ipotesi di autenticità del contenuto di una scrittura privata sottoscritta vanno applicate per analogia ai documenti elettronici provvisti di una firma digitale sicura (certificata).

(4) L’efficacia legale dei paragrafi 1) e 3) non viene in essere, se viene provato che le caratteristiche di sicurezza richiesta dalla presente legge federale o altri decreti emanati su questa base, non sono state rispettate o se le misure prese per la sicurezza sono state compromesse. La legge comunque non da per garantito che le persone (fisiche) a cui è relativa la firma digitale certificata siano anche effettivamente quelle che hanno utilizzato tali dati (chiave) per la trasmissione elettronica della dichiarazione. Questa “mancanza” del settore della comunicazione elettronica può essere ovviata, mantenendo attivi validi strumenti legali e giuridici, quali l’asseverazione, autenticazione o disposizioni formali, e quindi non sostituire totalmente la procedura tradizionale, ma semplicemente adeguandovi gli strumenti elettronici.

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