Das Notariat als Teil von e-government / EDV Projekte & elektronischen Urkunde
Den europäischen Kontext in den wir uns nun begeben hat die Europäische Kommission durch die Lissabonstrategie vorgegeben. Das große Ziel Europas ist, dass die Europäische Union bis 2010 zum wettbewerbsfähigsten, dynamischsten, wissensbasierten Wirtschaftraum der Welt ausgebaut werden soll. Die wesentliche Strategie das zu erreichen, ist die konsequente Einführung und Umsetzung von Informationstechnologie, für uns insbesondere betreffend E-Government.
Die Europäische Union hat neben dieser technischen Komponente auch noch eine rechtliche Komponente die uns als im Notariat Tätige betrifft: die Harmonisierung des Binnenmarktes, die Herstellung von Freizügigkeit in der Europäischen Union. Künftig wird der Rechtsverkehr auch zwischen den Staaten, für von besonderem Interesse, zwischen Österreich und Italien, zunehmen. Deswegen ist die heutige Tagung noch einmal von ganz besonderem Interesse, da wir heute die Möglichkeit haben, die verschiedenen Gedankenzugänge, die verschiedenen Umsetzungsstufen in den nationalen Notariaten insbesondere zum Thema e-government kennenzulernen. Die österreichische Bundesregierung hat in Umsetzung dieser Lissabonstrategie der EU sich das Ziel vorgenommen, alle Verwaltungsverfahren auf elektronische Verfahren umzustellen. Dazu wird das bisherige Verfahren nicht 1 zu 1 umgestellt, sondern sind jeweils die Verfahrensabläufe zu überdenken, zu optimieren und im Zuge der Umstellung auf den Rechtsverkehr mittels E-Government zu optimieren. Die öffentliche Hand hat die Zielsetzung die Verfahren kostengünstiger und schneller zu machen und verfolgt weiters das Ziel, die Verwaltung für den Bürger bequem daheim von der Couch aus“ in einem one-stop-shop“-Verfahren zugänglich zu machen, die Verwaltungsverfahren zugleich transparenter zu machen. Das Notariat steht vor der Herausforderung diese Entwicklung mitzumachen, mitzudenken und die Funktion des Notars in der Papierwelt in die elektronische Welt zu transferieren um das Berufsbild des Notars auch für die Zukunft zu sichern. Das ist eine der großen Aufgabenstellungen, eines der großen Themen vor dem unser Berufsstand steht. Die rechtliche Umsetzung erfolgt auf verschiedenen Ebenen: Neu oder relativ neu ist für unser Denken ist, dass wir sehr viel europarechtliche Vorgaben umsetzen. Wir haben sehr viele Richtlinien der EU in diesem Bereich: wir haben die Signaturrichtlinie, die Richtlinie für den elektronischen Geschäftsverkehr als zwei herausgenommene Beispiele. Diese Richtlinien verpflichten den nationalen Gesetzgeber Vorgaben der Europäischen Union in innerstaatliches Recht umzusetzen, dies unter Beibehaltung und Bewahrung der nationalen Identität und der nationalen Rechtskultur. Sowohl Italien als auch Österreich haben die Signaturrichtlinie umgesetzt.
Da beide Staaten die Umsetzung der EU-Richtlinie vorgenommen haben sind die innerstaatlichen Umsetzungsgesetze in Österreich (das Signaturgesetz) und in Italien (hier erfolgte die Umsetzung in vielen verschiedenen Gesetzen) relativ vergleichbar und erleichtern grenzüberschreitende Regelungen. Im Bereich der Rechtsharmonisierung – weil es auch ein wenig unser Thema betrifft – sei die Brüssel I Verordnung herausgenommen, die ja die öffentliche Urkunde kennt und deren Ziel es künftig (hoffendlich) sein wird auch die internationale Geltung der öffentlichen elektronischen Urkunde sicherzustellen. Kollege Zagami hat uns die italienische Signatur vorgestellt; dem gegenübergestellt seien einige Bemerkungen wie die Signatur in Österreich funktioniert, weil wir daraus sehr schön sehen können, wo die Kollegen aus Italien einen Schritt weiter sind und wo wir Gedankenansätze oder innerstaatliche Umsetzungen haben die vielleicht für Italien von Interesse sein können. Die österreichische Umsetzung der elektronischen Signatur ist wie gesagt im Signaturgesetz erfolgt. Der prinzipiell zugrundeliegende Gedanke besteht darin, dass die sichere elektronische Signatur mittels gesetzlicher Fiktion der persönlichen Unterschrift gleichgestellt ist. Diese Fiktion ermöglicht es, dass die elektronische Signatur eingeführt wird ohne die jeweiligen Materiengesetze ändern zu müssen. Eine wesentliche Einschränkung sieht das Signaturgesetz für die Verwendung der sicheren elektronischen Signatur im Rechtsverkehr vor:
Nicht erfasst von den Rechtswirkungen des Signaturgesetzes sind alle Urkunden die aus dem Familien- oder Erbrechtsbereich kommen und für die das Gesetz bisher schon die Schriftform (oder eine noch strengere Form) vorgesehen hat. •Nicht erfasst sind alle Urkunden für die eine öffentliche Beglaubigung, eine öffentliche Beurkundung oder ein Notariatsakt erforderlich sind. •Nicht vom Signaturgesetz erfasst sind auch Rechtsbereiche, wo es um Anträge an öffentliche Register geht und diese Anträge der öffentlichen Form bedürfen, also beglaubigt, notariell beurkundet oder ein Notariatsakt sein müssen. Dieser Bereich ist bisher ausgeblendet von der Anwendung des Signaturgesetzes und damit auch vom elektronischen Rechtsverkehr. Die Kollegen in Italien haben ein Instrument über welches wir österreichische Notare noch nicht verfügen, sie haben – wie wir dazu sagen – die elektronische Amtsignatur. Die Signatur des Notars in welcher der Notar mittels sicherer Signatur seine Eigenschaft als Notar beifügt und diese Urkunde dann zu einer öffentlich beglaubigten elektronischen Urkunde machen kann. Über diese Möglichkeit verfügen wir in Österreich noch nicht.
Das ist einer der zentralen Punkte die für uns aus dem österreichischen Notariat noch erforderlich sind, um die Beurkundungsfunktion des Notars aus der Papierwelt auch in der elektronischen Welt vornehmen zu können, dazu noch einige Gedanken in weiterer Folge. Das e-government Gesetz hat uns zwei wichtige Neuerungen gebracht oder bringt drei wesentliche Punkte für das Verwaltungsverfahren. •Erstens es kommt die sogenannte Bürgerkarte. Die Bürgerkarte wird in Österreich alle Bürger flächendeckend mit Signaturkarten ausstatten, die es ermöglichen eine sichere elektronische Signatur vorzunehmen, sodass das Instrumentarium zur Teilnahme am elektronischen Rechtsverkehr flächendeckend vorhanden sein wird. Das erfolgt noch im heurigen Jahr und wird zu einer flächendeckenden Versorgung führen. •Der zweite wesentliche Punkte den das e-government Gesetz uns bringt, ist dass im Bereich der Verwaltungsverfahren eine Amtsignatur für Behörden eingeführt wird, aber nur für Behörden und wird auch ein elektronischer Akt für Behörden vorgesehen. •Der dritte wesentliche Baustein ist die Ermöglichung elektronischer Zustellungen. Also ein Zustelldienst von Verwaltungsakten. Bescheide können nunmehr auf elektronischem Weg zugestellt werden. Durch die Umsetzung von E-Government erwartet sich die öffentliche Hand eine Forcierung des elektronischen Rechtsverkehrs. Das Signaturgesetz war für uns im Notariat bisher noch von geringer Bedeutung, weil wenige Klienten von der Möglichkeit sich sicherer Signaturen zu bedienen, Gebrauch gemacht haben. Wir selbst im Notariat haben die sichere Signatur sehr früh eingeführt. Die EU-Richtlinie ist aus 1999. Das Signaturgesetz aus Österreich ist ebenfalls aus dem Jahr 1999. Mit Einrichtung des Urkundenarchivs im Jahre 2000 haben alle Notare in Österreich bereits im Jahr nach Inkrafttreten des Signaturgesetzes flächendeckend Signaturkarten bekommen und verwenden für den internen Verkehr von Urkunden vom Notariat zum Urkundenarchiv die sichere elektronische Signatur.
Das heißt im Notariat intern verwenden wir die elektronische Signatur schon, in anderen Verwaltungsverfahren ist erst in Zukunft damit zu rechnen, dass die Signatur, das e-Government wirklich durchstarten wird. In Österreich kennen wir drei verschiedene Arten der Signatur: •die gewöhnliche Signatur, •die sichere Signatur (nur für die sichere elektronische Signatur gilt die Gleichstellungsfiktion mit der eigenhändigen Unterschrift). •Neu eingeführt mit dem E-Government-Gesetz wurde eine Verwaltungssignatur, die ein wenig einfacher funktioniert als die sichere elektronische Signatur. Wir haben im Notariat, wie gesagt im Bereich des Urkundenarchivs von der Signatur schon sehr früh Gebrauch gemacht. Wir möchten nun einige Beispiele vorstellen, wo das Notariat bereits bisher schon als Partner von e-government fungiert hat, wo das Notariat Lösungen im elektronischen Bereich umgesetzt hat, damit ein Bild entsteht, wie umfangreich eigentlich der Notar in Österreich heute schon im elektronischen Rechtsverkehr tätig ist: Herr Dr. Sonnweber wird uns diese Anwendungsbeispiele vorstellen. Sehr geehrte Damen und Herren, die österreichischen Notare haben schon sehr früh auf die Informationstechnologie gesetzt und darf ich ganz kurz diese Standortbestimmung vornehmen. Wie werden uns dann abwechseln und in einem zweiten Beitrag darf ich dann über Cyberdoc das Archiv selber sprechen. Unsere IT-Welt hat schon sehr früh begonnen, weil wir seit 1972 das Zentrale Österreichische Testamentsregister führen. Wir bieten die Möglichkeit Grundbuch- und Firmenbuchauszüge über die Kammer bzw. über eine Tochterfirma der Kammer zu beziehen. Wir betreiben das elektronische Treuhandregister für die Abwicklung von Immobilientreuhandschaften.
Wie betreiben die Notartreuhandbank , die eine Weiterentwicklung dieses Registers ist. Alle Immobiliengeschäfte und in Verwahrung genommenen Gelder die über diese Bank gehen, sind besonders versichert, das ist also eine Produktentwicklung, eine Sache die mit Konsumentenschutz zu tun hat und die auch sehr gut angenommen wird von den Klienten. Wir betreiben das Urkundenarchiv; dazu ausführlich später. Wir ermöglichen den Notaren über die Kammer eine Abfrage im RIS, das ist das Rechtsinformationssystem des Bundes und der Rechtsdatenbank . Wir haben einen Zugang zum Zentralen Melderegister seit fünf Monaten. Das heißt der Notar kann, wenn er eine Verlassenschaft als Gerichtskommissär abwickelt, sehr leicht die Adressen von Personen finden, was ihm in seiner Arbeit sehr hilft und die Verfahren beschleunigt. Wir können Auskünfte aus dem Gewerberegister zur Verfügung stellen. Weiters haben sich 20 % der österreichischen Kollegen bereit erklärt, als Registrierungsstellen für sichere elektronische Signaturen zu wirken. Das heißt, die Notare werden in der Lage sein, die Signaturkarten, welche ein Zertifizierungsdienstanbieter verkauft und seinen Kunden zur Verfügung stellt, dann in der Kanzlei scharf“ zu machen. Wir glauben dass das Notariat dieses Feld besetzen muss, weil die Bevölkerung die Begriffe Unterschrift“, Feststellung der Identität“ und Signatur“ sehr stark mit dem Beruf des Notars verbunden hat und wir wollen, dass das auch in der Zukunft so bleibt. Weiters betreiben die Notare die Selbstberechnung von bestimmten Steuern und Abgaben für den Staat. Das firmiert bei uns unter Finanz-Online ; das wird später auch noch kurz dargestellt. Unsere Anwendungen verfügen über einen sehr hohen Durchsetzungsgrad. Das ist bei den ersten vier Anwendungen Testamentsregister, Treuhandregister, Urkundenarchiv und Notartreuhandbank 100 %, dies deswegen, weil die Notare dazu gesetzlich verpflichtet sind, sich dieser Einrichtungen in ihrer Arbeit zu bedienen. Freiwillig ist die Beteiligung bzw. der Bezug von Firmenbuch-, Grundbuch- und Gewerberegisterauszüge. Da gibt es auch eine Konkurrenz. Es ist uns aber gelungen 83 % der österreichischen Kollegen zu gewinnen, die das bei uns machen und es gelingt uns auch diesen Prozentsatz langsam aber doch noch vielleicht ein bisschen zu steigern. Die Rechtsdatenbank habe ich erwähnt, dass ist also der Zugang zu Entscheidungen, zu Literatur und zu Gesetzestexten. Das zentrale Melderegister verankert uns bei der Verlassenschaftsabwicklung eben mit besseren technischen Möglichkeiten und die Registrierungsstellen das Scharfmachen der Karten habe ich ebenfalls angesprochen. Das Österreichische Zentrale Testamenregister ist seit 1972 in Betrieb. Es wurde das letzte Mal 1999/2000 auf eine neue technologische Basis gestellt. Die Eingabe erfolgt durch Notare, durch Gerichte und durch Rechtsanwälte. Notare und Gerichte sind zur Eingabe verpflichtet. Rechtsanwälte können eingeben. Abfrage ist nur für Notare als Gerichtskommissär oder für Gerichte möglich. Für ausländische Gerichte ist dies möglich im Rechtshilfeweg über das Bezirksgericht Innere Stadt in Wien. Hier sehen sie die Entwicklung der Registrierungen: Seit 1972 mit Stichtag 13.09.2004 waren in diesem Register 1,6 Millionen letztwillige Verfügungen gespeichert. Wir speichern hier nur die Tatsache, dass es eine letztwillige Verfügung gibt, als nicht den Text des Testaments, sondern nur die Tatsache, das es so was gibt und wenn der Notar als Gerichtskommissär tätig ist, ist er ja gesetzlich verpflichtet eben abzufragen im Zentralen Testamenregister, ob eine letztwillige Verfügung vorliegt. Der Großteil der Testamente befindet sich bei Notaren und in den Notariatsarchiven. Bei Gerichten ist circa 1% der Testamente registriert und 4 % entfallen auf die österreichischen Rechtsanwälte.
Man sieht also, dass das Errichten und Verwahren von Testamenten wirklich ein Kerngeschäftsfeld des Notariates ist. Zur Notartreuhandbank: Sie ist eine voll elektronische Bank. Alle Treuhandschaften – mit Ausnahme geringfügiger Treuhandschaften – müssen dort registriert werden. Alle Geldflüsse laufen über die Notartreuhandbank und müssen im Vorfeld festgelegt werden. Dies alles geschieht voll elektronisch. Durch diese sichere Form der Abwicklung ist es uns gelungen einen erhöhten Versicherungsschutz für diese Treuhandschaften zu bekommen. Das ist eine Produktentwicklung durch einen freien Beruf und führt zu einem Wettbewerbsvorteil am Markt. Die österreichischen Notare sind ja gerade bei Liegenschaftsgeschäften in voller Konkurrenz zu anderen Berufen. 2003 wurden über die österreichischen Notare 23.300 Immobilientreuhandschaften abgewickelt. Man sieht einfach eine stark steigende Tendenz und wir glauben, dass das Treuhandregister und die Notartreuhandbank dazu auch beigetragen haben, dieses Vertrauen in die Notar aufzubauen. Interessant ist auch die Höhe dieser Treuhandschaften. Zum größten Teil, nämlich zu 92 % bewegen sich diese Treuhandschaften in einem Bereich zwischen € 72.000,00 oder € 360.000,00 bewegen. Das heißt, es ist der klassische Fall, dass jemand einmal in seinem Leben ein Grundstück, eine Wohnung oder ein Haus kauft und damit ist das wirklich eine Absicherung für eine der wichtigsten wirtschaftlichen Entscheidungen die die Bürger in ihrem Leben treffen. Hier sehen sie nun die Softwareoberfläche, welche in jedem Notariat vorhanden ist.
Alle Anwendungen die ich dargestellt habe, das Testamentsregister, das Treuhandregister, das Urkundenarchiv, die Bank sind zusammengeschlossen in einer Oberfläche, die heißt No1. Die ist in allen Kanzleien verfügbar und Klaus Schöffmann wird jetzt noch weiter auf das eingehen und auch noch andere Anwendungen darstellen. Alle Dienste, welche die Notariatskammer zur Verfügung stellt oder die von der Notariatskammer oder Gesellschaften an denen die österreichische Notariatskammer beteiligt ist, werden von einer zentralen Schnittstelle in jeder Notariatskanzlei aus bedient und gesteuert. Diese Abfragesoftware ist österreichweit einheitlich. Die Notartreuhandbank hat auch eine virtuelle Bankfiliale in jedem Notariat in Österreich. Die Notare sind gesetzlich verpflichtet, Treuhandschaften über das Treuhandregister und die Notartreuhandbank abzuwickeln und können daher ein Sicherheitsniveau bieten, dass kein vergleichbarer Berufstand bei der Abwicklung von Immobilientransaktionen – dort ist der Schwerpunkt gelegen – bieten kann. Das ist, wie der Herr Dr. Sonnweber schon angesprochen hat, sicher ein Wettbewerbsvorteil für den Notar am Markt, der in Österreich ja als Rechtsdienstleister im Wettbewerb mit anderen Rechtsdienstleistern steht. Welche elektronischen Applikationen verwenden wir noch im Notariat? Wir verwenden Finanzonline. Finanzonline ist der zentrale Dienst der den Notar aber auch andere Berufsgruppen, wie zum Beispiel Rechtsanwälte oder Wirtschaftstreuhänder, und darüber hinaus auch alle Bürger, mit der Finanzverwaltung verbindet. Die Jahre seit 1997 haben uns eine Verlagerung der Einhebung von Abgaben, insbesondere im Bereich der Verkehrssteuern, gebracht und wird die Einhebung mit Maße durch die Notare nur mehr durch die Notare durchgeführt und nicht mehr wie früher durch das Finanzamt. Dabei arbeitet der Notar direkt im Echtsystem der Finanz, bedient sich der Echtdaten der Finanz, über die Sozialversicherungsnummer wird die Person identifiziert und der Notar erhält die bei der Finanzverwaltung gespeicherten Daten dieser Person, was soweit sie für die Verkehrsteuerermittlung erforderlich sind, insbesondere Geburts- und Adressdaten und kann unter Verwendung dieser Daten die Grunderwerbsteuerfälle, die Schenkungssteuerfälle und die Gesellschaftssteuerfälle erfassen und berechnen.
Künftig ist auch die Möglichkeit angedacht, auch die Erbschaftssteuerberechnung, wo der Notar als Gerichtskommissär tätig ist, den Notaren zu übertragen und auf die Notariate zu verlagern. Wir haben im Bereich des Rechtsverkehrs mit der Finanzverwaltung auch schon die Frage der Zustellung der Bescheide gelöst. Im Bereich der Finanzverwaltung erfolgt die Zustellung der Bescheide, sprich der steuerlichen Unbedenklichkeitsvorschreibungen, im System der Finanzverwaltung, jeder Notar hat einen definierten Einsichtsbereich und kann die für ihn bestimmten Urkunden von der Finanzverwaltung abholen und gleich wie das Finanzamt Bestätigungen ausstellen, dass die anfallende Steuer bezahlt ist. Diese Bestätigung ist in vielen Bereichen Voraussetzung für die Eintragung von Rechten im Grundbuch. Die Finanzverwaltung kann über das System FinanzOnline auch einen reinen digitalen Geschäftsfall abwickeln, wo überhaupt kein Papier mehr zwischen der Finanzverwaltung und dem Notariat ausgetauscht wird, weil der Finanzverwaltung auch die elektronische Urkunde zur Einsicht freigegeben werden kann, sodass das Finanzamt im Wege der Prüfung von Abgabenerklärungen auch über die Abgabenerklärung hinaus in die zugrundeliegende Urkunde Einsicht nehmen kann. Wie dies über das Urkundenarchiv abgewickelt wird, werden wir anhand eines Beispiels noch sehen. Jeder Notar in Österreich hat vollen Zugriff auf die Rechtsdokumentation des Bundes, die darüber hinaus auch für jedermann frei zugänglich ist (www.ris.bka.gv.at). Auch italienische Kollegen können, wenn sie das österreichische Recht einmal brauchen, in diesem System recherieren. Es enthält von den Rechtsdokumenten der EU angefangen bis hinunter auf Verordnungen auf Gemeindeebene eine sehr umfangreiche Dokumentation. Auch die Entscheidungen der Höchstgerichte sind abrufbar, sodass eine sehr umfassende Möglichkeit zur Rechtsrecherche gegeben ist. Eine Schlüsselapplikation für das österreichische Notariat ist das elektronische Grundbuch. Im Bereich des Grundbuchs hat das österreichische Notariat seit langem eine internationale Vorreiterrolle. Seit 1973 wird das Grundbuch in Österreich elektronisch geführt. Alle Grundstücke in ganz Österreich sind elektronisch abfragbar. Die Grundbücher werden in Österreich bei den Bezirksgerichten geführt. Die Notare haben die Möglichkeit öffentliche Grundbuchsauszüge zu erstellen. Das ist eine Vorstufe von e-government die wir seit fast 30 Jahre verwenden. Auf Basis von Datensätzen, die uns von der Justiz zur Verfügung gestellt werden, stellen wir vom Grundbuchsstand einen amtlichen Ausdruck her.
Auf diesem Ausdruck bringen wir die Unterschrift und das Amtssiegel an und damit wird dieser Grundbuchsauszug eine amtliche öffentliche Urkunde, eine voll beweiskräftige Urkunde. Es ist also noch nicht eine elektronische Urkunde, weil der Ausdruck erst zur Urkunde wird, aber diese Vorstufe haben wir seit langem sehr erfolgreich in Österreich in Betrieb. Das Grundbuch wird in Österreich im Online-Betrieb geführt. Das bedeutet, wenn sie beim Notar einen Kaufvertrag unterschreiben, der Notar von der Möglichkeit der Selbstberechnung der Grunderwerbsteuer gebrauch macht und keine sonstigen Genehmigungen erforderlich sind unmittelbar danach das Grundbuchsgesuch zu Gericht überreicht werden kann und wenn der Grundbuchsrechtspfleger mit seinen Akten aktuell ist und das Grundbuchsgesuch kurzfristig bewilligt, können sie innerhalb von 1-2 Stunden einen amtlichen Grundbuchsauszug herstellen der nachweist, dass sie Eigentümer des so eben gekauften Grundstücks oder der soeben gekauften Immobilie sind. Das ist eine erhebliche Möglichkeit der Beschleunigung des Rechtsverkehrs und der Herstellung von Rechtssicherheit, weil das elektronische Grundbuch in Österreich öffentlichen Glauben genießt. Was dort eingetragen ist, das gilt. Nächster Schritt der Innovation im Grundbuchsverfahren wird es sein – die Justiz arbeitet bereits daran – die derzeitige Urkundensammlung die noch in Papierform geführt wird, auf elektronische Basis umzustellen und ein elektronisches Urkundenarchiv aufzusetzen. Dafür stellen die Notare die Urkunden schon zur Verfügung. Die Justiz entwickelt ihr elektronisches Urkundenarchiv derzeit. Was die Zukunft bringen wird, ist da noch nicht ganz absehbar, aber es wird in Zukunft eine elektronische Urkundensammlung geben. Es werden in Österreich etwa um die vier Millionen Grundbuchsauszüge elektronisch jedes Jahr hergestellt. Wie kann eine elektronische Urkundensammlung in Zukunft ausschauen? Der Grundbuchsauszug kann einen Hinweis auf eine Urkunde die in der elektronischen Urkundensammlung eingespeist ist enthalten und mit einem Mausklick auf die Urkunde kann diese Urkunde dann auch am Bildschirm sichtbar gemacht werden und können Urkunden die derzeit schon in der Urkundensammlung öffentlich für jedermann einsichtbar sind auch in Zukunft als elektronische Urkunden verfügbar gemacht werden.
Derzeit fehlt in diesem Bereich noch die Möglichkeit einen Ausdruck herzustellen und dem Ausdruck dann die Eigenschaft einer öffentlichen Urkunden zuzuerkennen. Es wäre ein rein informativer Ausdruck. Aber das ist das was in Österreich in diesem Bereich angedacht ist. Analog zum Grundbuch ist auch das Firmenbuch seit vielen Jahren online. Alle österreichischen Unternehmen sind im Firmenbuch eingetragen, soweit sie eintragungspflichtig sind, also nicht etwa kleine Einzelfirmen. Auch das Firmenbuch arbeitet im Echtbetrieb seit Jahrzehnten. Die Auszüge werden dort tagesaktuell gehalten, das heißt eine heute vollzogene Eintragung ist morgen im Firmenbuch ersichtlich; nicht so schnell wie das Grundbuch. Gleich dem Grundbuch können auch die Notare Firmenbuchauszüge herstellen und auch im Bereich des Firmenbuchs ist die Umstellung der Urkundensammlung angedacht. Es gibt ja, wie bekannt ist, die Verpflichtung dazu in die Publizitätsrichtlinie der Europäischen Union wonach sowohl die Eingaben als auch die Antworten in elektronischer Form ermöglicht werden müssen. Die Grundlagen dafür hat das österreichische Notariat schon. Die Masse der Urkunden, die im Firmenbuchverfahren verwendet werden, sind öffentliche Urkunden: zB Gesellschaftsverträge, Generalversammlungsbeschlüsse. Alle diese Urkunden sind derzeit schon im Urkundenarchiv des österreichischen Notariates eingespeichert und können also für die Einsicht für die Firmenbuchgerichte zur Verfügung gestellt werden. Woran wir noch arbeiten, und wo – wie ich aus den Vorvorträgen gelernt habe – die Kollegen aus Italien schon weiter sind: wir haben kein elektronisches Antragsverfahren zu Gericht. Wir haben zwar den elektronischen Rechtsverkehr grundsätzlich mit den Gerichten eingerichtet, aber noch nicht im Bereich des Grundbuchs und des Firmenbuchs, dort haben wir derzeit noch nicht die Möglichkeit elektronische Anträge zustellen.
Es gab Pilotprojekte, wo angedacht war im System der Justiz zu arbeiten, das der Notar den Antrag also quasi als Gerichtskommissär entgegennehmen darf. Diese Gedankenansätze haben bisher noch zu keiner Umsetzung geführt. Da wird es spannend sein zu sehen, was uns die Zukunft bringt. Aufgabenstellung der Zukunft wird sein, die bisherigen Einzelprojekte die vorgestellt sind, noch weiter zusammenzuführen. Die wesentliche Plattform die dafür erforderlich ist, ist das Urkundenarchiv des österreichischen Notariates in welches Dr. Sonnweber jetzt einen genaueren Einblick gewähren wird. Wenn wir zurückgehen zur Gründung dieses Archivs dann war die Ausgangssituation bei den österreichischen Notaren folgende: Alle Notariatsakte die ein österreichischer Notar in seinem Berufsleben errichtet werden, wenn er in Pension geht oder wenn er stirbt, zu den Archiven bei den Landesgerichten gebracht. Es gibt in Österreich 16 Landesgerichte mit überfüllten Papierarchiven, weil seit 1851 alle Notariatsakte dort aufbewahrt werden. Man muss sich das so vorstellen: wenn ein Notar in der Wiener Innenstadt oder in einer Landeshauptstadt in Pension geht, dann wird die Straße gesperrt, dann kommt ein Lastauto und holt das ab und bringt es zum Gericht. Sie können sich ungefähr vorstellen, wie sich die Gerichte freuen, wenn man dort hinkommt und diese Urkunden dort hinbringt. Damals war unsere Sorge natürlich die, dass wir irgendwann mit den Kosten für diese Archive belasten werden könnten. Es gibt in Österreich ungefähr 470 Amtsstellen mit insgesamt ca. 3.000 Beschäftigen und waren wir in Sorge wegen der steigenden Kosten der in Papierform geführten Archive. Wir hatten – wie wir vorhin dargestellt haben – eine relative lange Erfahrung im e-government mit der Führung von Registern und Elektronik-Banking-Anwendungen auf verschiedenen Plattformen. Daher ist uns damals die Idee gekommen, die Notariatsarchive zu ersetzen und zwar nicht dadurch, dass eben die Notariatskammer ein Papierarchiv weiter betreibt, sondern durch ein elektronisches Archiv. Wir wollten die Verfügbarkeit aller notariellen Urkunden gewährleisten, wir wollten Informationstechnologie einsetzen im Notariat. Wir wollten das Notariat als Partner des Staates absichern durch e-government-Anwendungen und wir haben uns davon auch einen Imagegewinn bei der Wirtschaft, bei der Politik und in der Öffentlichkeit versprochen. Die Strategie war dann ein zentrales elektronisches geführtes Archiv für alle Urkunden zu entwickeln in denen eine dauerhafte Datenhaltung möglich ist. Die österreichische Notariatskammer hat bewusst eine Technologiepartnerschaft gesucht: wir haben einen Technikpartner gesucht, von dem wir sicher sind, dass es ihn in zehn, fünfzig, in hundert Jahren auch noch geben wird, dass ist die Siemens AG Österreich. Wir haben die Archivierung für alle notariellen Urkunden verpflichtend eingeführt. Das heißt, es wurde in der Notariatsordnung eine gesetzliche Grundlage geschaffen, dass die österreichische Notariatskammer die Notare durch eine Richtlinie, durch eine Verordnung dazu verhalten kann, die Urkunden einzuspeichern.
Finanziert wird dieses Archiv über eine einmalige Archivierungsgebühr durch den Klienten, ganz egal wie umfangreich ein Notariatsakt ist, ob er vier Seiten oder tausend Seiten hat, diese Gebühr beträgt einmalig € 32,70 und wird von den Notaren eingehoben und an die Cyberdoc (www.cyberdoc.at) abgeführt und die Notare verrechnen das als Barauslage an die Klienten. Die Vorteile unseres Systems sind eine dauerhafte Archivierung der elektronischen Urkunde, ein schneller Zugriff, Zeitgewinn. Es ist ein zentrales und ausbaufähiges Archiv und ich werde später noch darstellen, dass wir höchste Anforderungen an den Missbrauchschutz, an die Dokumentation und die Verfolgbarkeit von allen Zugriffen gegeben haben. Allen Berechtigten kann der lesende Zugriff auf diese Dokumente gewährt werden und wir sehen eben die Möglichkeit einer Mehrfachverwendung von Urkunden für Behörden, Wirtschaft und Konsumenten. Wenn sie diese Urkunde einmal eingespeichert haben, können sie für den der sie braucht sie zur Verfügung stellen, so wie sie bis jetzt in der Papierwelt mehrere Abschriften einer Urkunde an verschiedene staatliche Instanzen schicken. Zu diesem Zweck ist eine eigene Gesellschaft gegründet worden, eben die Cyberdoc GmbH. Vom Notariat kommt in diese Gesellschaft die gesetzliche Basis, das notarielle Berufsknowhow, sozusagen das Rohmaterial“, die notariellen Urkunden und das Notariat und die Notariatskammern haben natürlich die Kontrolle über den Betrieb und die Berechtigungsverwaltung, weil das eine Aufgabe ist die man nicht ousourcen kann. Die österreichische Notariatskammer und die Länderkammern entscheiden, wer in diesem Archiv arbeiten darf und mit welcher Berechtigung. Von Siemens kommt die Technologie, das Projektmanagement, die Softwareentwicklung, der Softwaresupport und vor allem auch der Betrieb des Rechenzentrums. Siemens betreibt in Wien das größte industrielle Rechenzentrum Österreichs, in dem auch sehr viele Fremdanwendungen gerechnet werden. Ich werde dies später noch ein bisschen darstellen. Das technische Konzept unseres Archivs ist folgendes: Es gibt in jeder Kanzlei in Österreich einen 100% identen Arbeitsplatz. Der besteht eben aus einem PC, einem ISDN-Anschluss, einem Scanner, einem Drucker, einer Chipkarte und einem Chipkartenleser. Die Urkunden werden in traditioneller Weise in Papierform errichtet, von den Parteien unterschrieben, vom Notar unterschrieben, er gibt sein Amtssiegel dazu und scannt die Urkunden nachher ein. Sobald er die Urkunde eingescannt hat ist sie lokal bei ihm gespeichert und er kann sie ins Archiv schicken. Das tut er unter Verwendung seiner Signaturkarte.
Wenn er die Signaturkarte durchzieht durch den Chipkartenleser wird die Urkunde verschlüsselt und gleichzeitig auch gegen Veränderungen geschützt. Sie verlässt also bereits die Kanzlei des Notars in einer sicheren Form. Sie kann unterwegs nicht gelesen werden. Über das Netz der Raiffeisenbankengruppe (RAIVAN), das ist einer unserer Mitgesellschafter in der Notartreuhandbank AG, reist diese Urkunde dann über verschiedene Sicherheitseinrichtungen, Firewalls, Prüfserver zu Siemens ins Rechenzentrum. Dort gibt es eine umfangreiche Sicherheitsarchitektur, die nur ein großer industrieller Partner aufbauen kann. Es gibt dieses Rechenzentrum zweimal, ein zweites Mal 500 Meter vom eigentlichen Rechenzentrum entfernt, laufen alle Systeme noch einmal mit und damit auch das Urkundenarchiv des österreichischen Notariates und da könnte jederzeit umgeschaltet werden. Dieses zweite Zentrum befindet sich in einem unterirdischen Betonpunker und wir haben auch weiter Vorsorge getroffen: sollten beide Systeme zerstört werden, dann ist es so, dass wir jede Woche alle Urkunden auslagern mit einem Transport des Bundeskanzleramtes in einen Bunker der österreichischen Regierung. Das bedeutet, dass also maximal die Produktion einer Woche verloren wäre, wenn beide Systeme in Wien ausfallen, was aber nicht sehr wahrscheinlich ist. Ich habe schon gesagt, dass die Länderkammern die Berechtigung verwalten. Ein weiterer Partner der hier mitspielt, das ist heute auch schon angesprochen worden: man braucht einen Zertifizierungsdienstanbieter. Die österreichische Notariatskammer ist im Wege der Notartreuhandbank geringfügig daran beteiligt, ebenso wie die Rechtanwaltschafts- und die Wirtschaftskammer und die letzten die in diesem System mitspielen, sind eben die sogenannten Dritten, sprich die Justiz oder die Finanz oder zum Beispiel eine Landesregierung die auch Urkunden, die Notare errichten, bearbeiten muss, zum Beispiel bei der Genehmigung im Grundverkehr.
Den größten Teil unseres gedanklichen Aufwandes und auch des finanziellen und organisatorischen Aufwandes haben wir in das Sicherheitskonzept investiert. Hier haben wir uns orientiert an den Richtlinien des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik in der Bundesrepublik Deutschland. Es wurde eine genaue Bedrohungsanalyse und Risikoanalyse gemacht und letzen Endes ein Sicherheitskonzept entwickelt, dass alle möglichen Risken durchgegangen ist. Wir haben also überlegt: Was kann in der Kanzlei passieren, was kann im Netzwerk an Risken auftreten, was in der Länderkammer bzw. in der österreichischen Notariatskammer, was bei den Partnern, also bei der Notartreuhandbank, beim Zertifizierungsdienstanbieter und im Raiffeisennetz? Welche Risken bestehen im Bezug auf die Daten: Wir sichern die Vertraulichkeit durch die Verschlüsselung, wir sichern die Integrität der Daten durch ein sogenanntes Hashverfahren (das ist ein mathematische Verfahren wo kontrollwertig gerechnet wird. Wenn sie nur einen Beistrich ändern, dann kommt ein anderer Kontrollwert heraus und die Veränderung ist erkennbar) und sehr ausführlich ist eben die Sicherheit im Rechenzentrum, die ich jetzt schon geschildert habe. Es ist auch so, dass die Mitarbeiter von Siemens selbst die Urkunden nicht lesen können. Die können die Urkunden nur verwalten, aber sie haben mit den Urkunden nur in der verschlüsselten Form zu tun. Das Ganze wird auch ständig begleitet von einem Ziviltechniker für Informatik, also einer Art technischem Notar“ der uns auch jedes Jahr ein Gutachten macht, ob wir noch am Stand der Technik sind oder ob es neue Entwicklungen gibt, die wir berücksichtigen müssten, um die Sicherheit am höchsten Stand zu halten. Wie schaut das bei Ende August 2004 oder September 2004 aus: In allen 471 Notariaten ist dieses System installiert, die Nacherfassung der Urkunden seit 01.01.2000 ist praktisch abgeschlossen und die laufende Produktion von Urkunden wird eingespeichert. Derzeit liegen im Urkundenarchiv 440.000 notarielle Urkunden, die sind also signiert und verschlüsselt. Wir unternehmen Anstrengungen und Bemühungen weitere ergänzende Applikationen aufzubereiten. Wir glauben, dass man durch dieses System des Urkundenarchivs große Verwaltungsvereinfachungen erzielen kann. Anstelle der jetzt vorgesehenen Übersendung einer Abschrift an die Behörde durch den Notar kann die Einsicht in individuell freigegebene Dokumente über das Urkundenarchiv in elektronischer Form erfolgen.
Das heißt, die Finanz kann in unseren Urkundenarchiv nicht surfen“, sondern der Notar gibt gezielt einzelne Urkunden für das Finanzamt frei, weil er vorher eine Steuer berechnet und abgeführt hat und diese Urkunde liegt dieser Berechnung zugrunde. Man kann diese Freigabe von Urkunden auch zeitlich begrenzen und widerrufen kann sie natürlich auch werden. Die Parteien sind die Herren der Urkunde, das heißt, der Notar macht das was er entweder auf Grund des Parteiwillens mit der Urkunde machen muss oder wozu er gesetzlich verpflichtet ist, wenn er die Urkunden freigibt. Durch Verknüpfung über Links können Berechtigte direkt von öffentlichen Büchern auf Folge- und Zusatzdokumente zugreifen, das hat der Kollege Schöffmann schon gezeigt, dass man aus der Urkundensammlung heraus einen Gesellschaftsvertrag oder einen Liegenschaftsvertrag sich anschauen könnte. Unser Hauptpartner ist natürlich die österreichische Justiz: das Grundbuch und das Firmenbuch. Wir haben im Sommer 2003 einen Pilotversuch durchgeführt mit dem Landesgericht St. Pölten. 35 Notare haben zwei Monate lange in elektronischer Form mit dem Landesgericht St. Pölten gearbeitet und wir haben gezeigt, dass es technisch realisierbar ist, die Urkunden dem Gericht in elektronischer Form zugänglich zumachen. Entweder dadurch, dass sich das Gericht die Urkunde abruft oder dass das Gericht bei Bearbeitung eines Antrages über Cyberdoc in die Urkunde Einschau nimmt.
Wir glauben, dass wir mit diesem Pilotversuch ein bisschen dazu beigetragen haben, dass die österreichische Justiz jetzt sehr intensiv an einem eigenem elektronischen Urkundenarchiv der Justiz arbeitet. Für die Bereiche für welche die Notare zuliefern ist vorgesehen, dass hier mit Cyberdoc kooperiert und zusammengearbeitet wird. Im Moment sind gerade sehr intensive Gespräche mit dem Bundesministerium für Justiz im Gang, weil natürlich eine ganze Reihe von Gesetzen angepasst werden muss, aber wir sind hier auf einem sehr gutem Weg. Die Zusammenarbeit mit der Finanz ist schon dargestellt worden, dass eben die Überprüfung der Selbstberechnung von Steuern und Abgaben realisiert ist. Wir haben auch einen Pilotversuch gemacht mit der Tiroler Landesregierung mit Unterstützung von Innsbrucker Kollegen im Grundverkehr mit der Bezirkshauptmannschaft Innsbruck Land. Auch dort ist herausgekommen, dass es technisch machbar ist das Grundverkehrsverfahren elektronisch abzubilden. Es ist zum einen noch ein arbeitorganisatorisches Problem bei der Behörde und auch in den Kanzleien, aber das sind sicher Probleme die bewältigt werden können und der Zug fährt eindeutig in diese Richtung. Eine Weiterentwicklungsmöglichkeit für das Urkundenarchiv besteht auch in Form einer Dokubox“. Das ist ein Paket der persönlichen Dokumente, die jeder Staatsbürger dann nicht hat, wenn er sie braucht. Zum Beispiel die Geburtsurkunde, den Staatsbürgerschaftsnachweis, die Zeugnisse, und so fort. All das könnte man, wenn man eine sichere elektronische Signatur hat, als Staatsbürger in einer elektronischen Box einlagern und wenn sie dann zum Beispiel in Österreich über das Verfahren HelpGV (www.help.gv.at) – das gibt es schon – einen Reisepass bestellen, dann könnten sie sagen, ich ermächtige die ausstellende Behörde meine Geburtsurkunde, meine Heiratsurkunde, meinen Meldezettel, usw. sich da drinnen anzuschauen und sie müssten nicht die Dokumente in Papierform vorlegen. Ich darf zum Schluss zeigen in welcher technischen Form diese zur Verfügungsstellung von Urkunden realisiert haben: Sie sehen hier links oben den Notar in seiner Kanzlei. Er stellt in der Papierform die Urkunde, scannt sie ein und schickt sie – das ist dann rechts oben – in das Archiv. Wir sprechen im Moment über die notariellen Urkunden, aber es funktioniert natürlich für Privaturkunden genau nach dem gleichen technischen Muster. Der Notar kann nunmehr die Urkunde für eine anfordernde Stelle, sprich das Grundbuch oder das Firmenbuch, freigeben. Mit der Freigabe wird diese Urkunde in eine sogenannte Lesezentrale“ oder in eine Dokumentenzentrale gestellt und hier kann sie von der Justiz, von der Finanz, von wem immer, der dazu berechtigt wird, abgeholt werden. Nach diesem Muster glauben wir, dass dieses gebündelte notarielle Urkundematerial im Urkundenarchiv genutzt werden kann und zur Verfügung gestellt werden kann.
Technisch funktioniert das alles. Wir warten jetzt darauf, dass die Republik Österreich in der Zivilprozessordnung, in der Notariatsordnung, im Gerichtsorganisationsgesetz, im Grundbuchsgesetz und im Firmenbuchgesetz die Möglichkeit schafft, tatsächlich elektronische Urkunden durch den Notar errichten zu lassen und dann eben auch in diesem Verfahren zu verwenden. Es gibt den Entwurf eines Berufsrechtsänderungsgesetzes für Notare und Rechtsanwälte, wo genau diese Bestimmungen drinnen stehen und wir sind im Moment in sehr intensiven Gesprächen mit dem Ministerium – auch unter Beiziehung von Technikern – um hier praktikable Lösungen zu finden. Unser Ziel ist es natürlich, die notarielle Urkunde auch in der elektronischen Welt zu erhalten. Es muss in der elektronischen Welt eine öffentliche notarielle Urkunde geben, so wie in der Papierwelt, dass ist was wir anstreben um einfach die ganze Berufstätigkeit auch ins elektronische Zeitalter zu heben und ich glaube das ist jetzt noch der Übergang zum Klaus Schöffmann, der unsere Vorstellungen zu dieser elektronischen Urkunde im Detail zeigen wird. Den abschließenden Teil unserer Darstellungen bilden die Überlegungen, wie der Weg von der Papierurkunde zur elektronischen Urkunden beschritten werden könnte. Zunächst sei in Erinnerung gerufen, wenn wir von Urkunden reden, was die Besonderheiten der notariellen Urkunden sind, was die notariellen Urkunden von sonstigen Urkunden unterscheiden. Notarielle Urkunden haben eine besondere Funktion bei der Sicherung privater Rechtsverhältnisse. Der Notar ist zuständig die Urkunden zu dokumentieren, zu archivieren, der Notar ist verantwortlich dass die Parteien über den Inhalt der Urkunde in voller Kenntnis sind, sich der Konsequenzen der beurkundeten Vereinbarungen bewusst sind. Der Notar berät die Klienten, prüft die Urkunde, warnt die Klienten vor Übereilung und schützt so die am Rechtsgeschäft beteiligten Personen. In vielen Bereichen geht der Notar über die eigentliche notarielle Kernfunktion hinaus und ist auch beispielsweise in steuerlichen Bereichen und anderen mit der Rechtsmaterie im Zusammenhang stehenden Materien beratend tätig. Die notarielle Urkunde hat dadurch streitvorbeugenden Charakter, weil zukünftige Unstimmigkeiten möglichst schon im Vorfeld besprochen und berücksichtigt sind.
Die Rechtsprechung und die Zivilprozessordnung gibt der notariellen Urkunde als öffentliche Urkunde einen besonderen Stellenwert. Die öffentliche Urkunde begründet den vollen Beweis des darin Beurkundeten. Auf Grund der Schutzfunktion für die Klienten ist sie gesetzlich in bestimmten sensiblen Lebensbereichen angeordnet und von Gesetzes wegen vorgeschrieben. Schließlich kann die notarielle Urkunde im Gegensatz zu anderen Urkunden vollstreckbar gemacht werden, sie kann zur direkten Rechtsdurchsetzung beitragen und bildet so ein kostengünstiges, schnelles und effizientes Instrument der Rechtsdurchsetzung. Diese besonderen Funktionen im Hinterkopf möchten wir den Unterschied zwischen Papierurkunden und der elektronischen Urkunden ein wenig näher beleuchten. Unser Urkundenbegriff ist definiert dadurch, dass wir ein sinnliches warnehmbares Medium haben, auf dem die Urkunde dokumentiert ist, in der Regel Papier. Die Urkunde wird schriftlich verfasst und unterschrieben. Der Unterschrift kommt dabei eine gesonderte Bedeutung zu. Die Unterschrift stellt sicher, dass die Person des Unterschreibenden sich mit dem Inhalt der Urkunde identifiziert, dass tatsächlich derjenige welcher unterschreibt, auch der ist, der sich den Urkundeninhalt zu eigen machen will. Die Unterschrift dokumentiert die Integrität der Urkunde, hat also abschließenden Charakter und die Unterschrift hat für den der unterschreibt auch eine Warnfunktion. Achtung, durch meine Unterschrift verpflichte ich mich, löse ich Rechtsfolgen aus. Diese Funktionen sind sowohl bei Privaturkunden als auch bei öffentlichen Urkunden gleich. Wie schaut es im elektronischen Bereich aus? Bei elektronischen Urkunden habe ich kein sinnlich wahrnehmbares Medium. Ich kann die Daten nicht angreifen. Ich habe zwar nicht die Schriftform, wohl aber eine Textform. Ich kann die Urkunde, wenn sie so wie hier mit dem Beamer an die Wand projiziert wird, lesen und die eigenhändige Unterschrift ist in der elektronischen Welt die sichere elektronische Signatur. Das österreichische Recht kennt schon öffentliche elektronische Urkunden. Auch das italienische Recht – wenn ich es richtig verstanden habe – erkennt den Urkunden die vom Notar mit seiner Amtsignatur sicher signiert wurden die Qualität einer öffentlichen Urkunde zu. Ich hoffe ich habe dies richtig verstanden. Es ist vielleicht einer der interessanten Punkte in der anschließenden Diskussion. Es sollte diese öffentliche elektronische Urkunde auch im Bereich des Notariates geben.
Wir haben eingangs gehört, dass das Signaturgesetz wichtige Bereiche des Alltags derzeit noch von seinem Anwendungsbereich ausnimmt. Mit gutem Grund ausnimmt, weil eben dort Bereiche berührt sind, welche diese besondere Beurkundungsfunktion des Notars betreffen. Aber auch diese Rechtsbereiche werden auf Dauer in der elektronischen Welt abzubilden sein und in die elektronische Welt zu transferieren sein. Dazu bedarf es, das ist unsere Überzeugung, des Notars als Rechtsbegleiter und dazu braucht der Notar als Instrument die öffentliche elektronische Urkunde. Unser Denkansatz geht dabei in die Richtung eine Funktionsäquivalenz sicherzustellen. Bewährte Rechtsinstitute wie wir sie heute kennen sollen auch in der elektronischen Welt beibehalten werden und daher sollte der Urkundsbegriff, wie ihn unsere Zivilprozessordnung kennt um die private und öffentliche Urkunde (die wir schon haben) und die private elektronische Urkunde (die wir schon haben) ausgeweitet werden auf die öffentliche elektronische Urkunde (die noch zu schaffen sein wird). Diese gibt es derzeit nur im Verwaltungsbereich. Die gesetzlichen Rahmenbedingungen sind teilweise schon vorhanden. Teilweise im Rahmen des nationalen Rechts noch zu schaffen und das Ziel ist, wie gesagt, ein Dualismus von elektronischer Urkunde und Privaturkunde auf Papierform, öffentlicher elektronischer Urkunde und öffentlicher Urkunde auf Papierform. Für das Notariat bedeutet das, dass die Aufgaben des Notars wie er sie derzeit im Beurkundungsverfahren wahrnimmt, auch beim elektronischen Notariatsakt wahrgenommen werden. Das heißt das Verlesen der Urkunde, die Erstellung der Urkunde in Anwesenheit des Notars würde in der elektronischen Welt gleich funktionieren, wie es bisher in der Papierwelt funktioniert. Ein gleich hohes Sicherheitsniveau ist beizubehalten. Die notarielle Urkunde hat in unserer Rechtstradition zu Recht einen sehr hohen Stellenwert, der durch die Funktion des Notars gewährleistet wird. Dieser hohe Stellenwert ist unbedingt auch im Wege der elektronischen Urkundenerrichtung beizubehalten.
Wie schaut ein elektronisches Beurkundungsverfahren aus: Derzeit beraten Notare die Parteien bei der Urkundenerrichtung und konzipieren den Text der Urkunde. Es wird ein Ausdruck hergestellt, der verlesen wird. Beim digitalen Notariatsakt könnte der Notariatsakt, so wie hier (am Beamer) präsentiert und verlesen werden. In der Papierwelt unterschreiben die Parteien den Ausdruck, nachdem die Urkunde verlesen worden ist zum Zeichen, dass die Urkunde ihrem Willen entspricht. In der elektronischen Welt würden die Parteien ihre Signaturkarte verwenden und eine sichere elektronische Signatur anbringen und nach dem beide Parteien ihre sichere elektronische Signatur angebracht haben, bringt auch der Notar seine Amtsignatur an und damit ist diese elektronische Urkunde als öffentliche elektronische Urkunde geboren. Derzeit sichern und archivieren Notare die Papierurkunden, sie werden – wie Dr. Sonnweber dargestellt hat – ins Urkundenarchiv durch einscannen der Urkunde transferiert. Der gleiche Weg, wie er meines Wissens jetzt in Italien beschritten wird. Die elektronische öffentliche Urkunde würde sofort in elektronischer Form im Archiv eingespeichert werden. Beide Formen dieser Urkunden werden im Urkundenarchiv eingespeichert, was einen wichtigen Vorteil für die Zukunft bringt. Der Zugriff auf dieses Urkundenarchiv ist mit besonderem Augenmerk auf Sicherheitsaspekte gestaltet worden. Das heißt, auch wenn sich zukünftig die mathematischen Verfahren die derzeit zur Erzeugung von Verschlüsselung verwendet werden, knackbar werden (weil die Rechenleistung vergrößert wurde und weil bisher jedes mathematische Verfahren noch geknackt werden konnte) beeinträchtigt das die Integrität dieser Urkunden nicht, weil die Urkunden zusätzlich noch an einem sicheren Ort, nämlich im Urkundenarchiv, wo kein Zugriff von Außen möglich ist, eingespeichert sind. Damit ist eine Fragestellung, nämlich die der zukünftigen Sicherheit der Urkunden durch die Einspeicherung im Urkundenarchiv auch berücksichtigt und gelöst. Was wir in Österreich noch brauchen – nur in Erinnerung gerufen – ist die Amtsignatur für Notare. Die wir derzeit noch nicht haben. Noch eine Perspektive für die Zukunft: Wie sie wissen wir haben Brüssel I in Geltung.
Wir haben die Vollstreckungstitelverordnung zu Brüssel I nächstes Jahr in Geltung. Wir könnten, da die Brüssel I Verordnung die öffentliche Urkunde ja kennt und auch das innerstaatliche Recht öffentliche elektronische Urkunden kennt einen elektronischen Exekutionstitel schaffen durch unsere vollstreckbaren Notariatsakte. Das könnte wie folgt funktionieren: Der vollstreckbare Notariatsakt, seine Übersetzung und das Formblatt, das nach der Vollstreckungstitelverordnung erforderlich ist, werden im Urkundenarchiv eingespeichert, der betreibende Gläubiger ermächtigt den Notar zum Beispiel das spanische Exekutionsgericht in die Urkunde Einsicht nehmen zu lassen. Das spanische Exekutionsgericht identifiziert sich mit seiner sicheren Signatur beim österreichischen Urkundenarchiv und kann eine Einsicht erhalten, in den österreichischen vollstreckbaren Notariatsakt samt spanischer Übersetzung und dem Formblatt nach der Vollstreckungstitelverordnung und es könnte direkt auf Basis einer elektronischen Urkunde eine Vollstreckung erfolgen. Eine Zukunftsperspektive, die technisch bereits machbar wäre, wo nur die rechtliche Umsetzung mit relativ geringem Aufwand noch vorzunehmen wäre. Zusammenfassend ist das Urkundenarchiv aus der Darstellung die wir gebracht haben eine Schlüsselkomponente für den zukünftigen elektronischen Rechtsverkehr in Österreich und grenzüberschreitend. Es muss sichergestellt werden, dass auch bei Umsetzung elektronischer Urkunden das hohe Niveau an Vertrauen und Sicherheit in den Notar und seine Urkunde erhalten bleibt und wenn dies der Fall ist, dann kann der Notar einen guten Beitrag dazu leisten, nationale Verwaltungsabläufe zu vereinfachen und auch den grenzüberschreitenden Rechtsverkehr zu vereinfachen und zu beschleunigen.
Kitzbühel, am 24 September 2004 Fussnoten: Die Vortragsform wurde beibehalten. § 4 Signaturgestz: Besondere Rechtswirkungen § 4. (1) Eine sichere elektronische Signatur erfüllt das rechtliche Erfordernis einer eigenhändigen Unterschrift, insbesondere der Schriftlichkeit im Sinne des § 886 ABGB, sofern durch Gesetz oder Parteienvereinbarung nicht anderes bestimmt ist. (2) Eine sichere elektronische Signatur entfaltet nicht die Rechtswirkungen der Schriftlichkeit im Sinne des § 886 ABGB bei 1. Rechtsgeschäften des Familien- und Erbrechts, die an die Schriftform oder ein strengeres Formerfordernis gebunden sind, 2. anderen Willenserklärungen oder Rechtsgeschäften, die zu ihrer Wirksamkeit an die Form einer öffentlichen Beglaubigung, einer gerichtlichen oder notariellen Beurkundung oder eines Notariatsakts gebunden sind, 3. Willenserklärungen, Rechtsgeschäften oder Eingaben, die zu ihrer Eintragung in das Grundbuch, das Firmenbuch oder ein anderes öffentliches Register einer öffentlichen Beglaubigung, einer gerichtlichen oder notariellen Beurkundung oder eines Notariatsakts bedürfen, und 4. einer Bürgschaftserklärung (§ 1346 Abs. 2 ABGB), die von Personen außerhalb ihrer gewerblichen, geschäftlichen oder beruflichen Tätigkeit abgegeben wird. (3) Die Bestimmung des § 294 ZPO über die Vermutung der Echtheit des Inhalts einer unterschriebenen Privaturkunde ist auf elektronische Dokumente, die mit einer sicheren elektronischen Signatur versehen sind, anzuwenden. (4) Die Rechtswirkungen der Abs. 1 und 3 treten nicht ein, wenn nachgewiesen wird, daß die Sicherheitsanforderungen dieses Bundesgesetzes und der auf seiner Grundlage ergangenen Verordnungen nicht eingehalten oder die zur Einhaltung dieser Sicherheitsanforderungen getroffenen Vorkehrungen kompromittiert wurden. Das Signaturgesetz vermutet jedoch nicht, dass tatsächlich jene natürliche Person, der die entsprechenden Schlüssel zugeordnet sind (Signator) auch diejenige war, die diese Daten auch bei Übermittlung der elektronischen Erklärung verwendet hat. Diese „Lücke“ im elektronischen Kommunikationsbereich kann dadurch geschlossen werden, dass bewährte Rechtsschutzinstrumente (Beglaubigung, Beurkundung, Formvorschriften) beibehalten werden und somit nicht traditionelle Verfahren ersetzt, sondern lediglich deren Abläufe dem elektronischen Zeitalter angepasst werden.
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